Şirket Asistanı

30/06/2020

Beklenen görevler:

  • Ekibin aylık eğitim/koçluk/etkinlik takviminin girişlerini yapmak, bilgi akışını takip etmek.
  • Eğitim, toplantı, etkinlik gibi organizasyonlara yönelik koordinasyon ve hazırlık işlemlerinde ekibe destek vermek.
  • Müşteriye yönelik eğitim veya etkinliklerde tüm ön hazırlık yazışmalarını yürüterek materyalleri hazırlamak, envanterlerin katılımcılar tarafından tamamlanmasını sağlamak ve ön koçluk görüşmeleri için takvim oluşturarak takibini sağlamak.
  • Envanterlerin oluşturulduğu portal da talep edilen projeleri oluşturmak ve takibini sağlamak.
  • Ekip ile eğitmenler arasındaki koordinasyonun sağlanması ve ekibin süreçler konusunda bilgilendirmesi için gerekli iletişimi yapmak.
  • Eğitim, konuşma ve etkinliklerin önemli olanlarında bulunarak ekibe destek vermek.
  • Firmaya telefon/e-mail/ hizmet formu kanalı ile ulaşan tüm talepleri ilgili kişilere aktarmak ve tümünün düzenli kaydını tutmak.
  • Düzenli olarak ana müşteri iletişim listelerinin güncellenmesini koordine etmek.
  • Şirketin tüm kargo sürecinin yönetilmesi, postalarının takibini yapmak. Gerektiğinde ilgili kişilere evrakları kargo ile ulaştırmak.
  • Yurtiçi ve yurtdışı otel rezervasyonların yapılması ve gerektiğinde ödemesini gerçekleştirmek. Yurtiçi ve yurtdışı uçak rezervasyonları ile check-in işlemlerini yapmak.
  • Vize işlemlerin yürütülmesi ve takibini yapmak.
  • Gerektiğinde toplantı için otel araştırması yapmak, fiyat teklifi almak ve rezervasyonlarını gerçekleştirmek.
  • Eğitimde kullanılan malzemeler ile şirket sarf ihtiyaçlarını derlemek, mevcut stoku takip etmek ve ihtiyaç durumunda siparişini vermek.
  • Satış ekibine müşteri ile iletişimler konusunda destek vermek.
  • Eğitimler, koçluklar ve diğer etkinlikler sonrası belirlenen içeriklerin web sitesine girişlerinin yapılmasını koordine etmek.
  • Eğitmenlerden gelen talepleri ekip içerisinde ilgili kişilere yönlendirerek takibini yapmak.
  • Ekip toplantılarına yönelik tüm organizasyonu, bilgilendirmesini, takvim girişlerini yapmak ve takip etmek.
  • Ekipten gelen masraf bilgilerinin kaydını tutmak, fatura/fişleri kişilerden muhasebeye ulaştırmak.
  • Aylık ekip üyelerine yapılacak masraf ödemelerini takip ederek yönetime bilgi vermek.
  • Aylık düzenli yapılan finans – muhasebe raporlarında yönetime destek olmak.
  • Ay kapanış tarihine uyarak fatura ve ilgili evrakları muhasebe birimine ulaştırmak.
  • Faturaların hazırlanması için talep edilen evrakları müşterideki ilgili kişilere iletmek ve cari hesap açılışı için fatura bilgilerini muhasebe ile paylaşmak.
  • Web sitelerinin belirli aralıklarla ziyaret ederek veri girişlerini kontrol etmek.
  • Online eğitimler/koçluklar için gerekli linklerin açılışını gerçekleştirmek ve ekip ile paylaşmak.
  • Sosyal medya için gerektiğinde içerik taleplerini ilgili kişilerden alarak ajans ile paylaşmak.
  • E-ticaret sitesi üzerinden gelen ürün taleplerinin kaydını tutmak; faturalarını kestirmek ve gerektiğinde kargo ile ürünü müşteriye ulaştırmak.
  • E-ticaret sitesinden satışı yapılan ürünlerin stoklarını tutmak, talep edildiğinde tedarikçiye sipariş vererek üretimini yaptırmak.
  • Sınıf için eğitimlerde kullanılan tüm baskılı malzemeleri matbaa ile koordine ederek hazırlatmak. Eğitim gününde eğitim alanında olmasını sağlamak.
  • Online eğitim materyallerini dropbox üzerinden oluşturmak ve linklerini katılımcılarla paylaşmak.

 

Aranan Özellikler:

  • İstanbul’da ikamet etmek
  • Microsoft Office uygulamalarını iyi seviyede kullanmak
  • Outlook uygulamalarını iyi kullanmak
  • İletişim yetkinliği yüksek olmak
  • Öğrenmeye ve takım çalışmasına açık olmak
  • 25-40 yaş arasında olmak
  • Operasyonel işleri takip etmek konusunda deneyimli olması tercih edilmektedir.