Üretkenlik uzmanlarından defalarca duyduğumuz bir söz vardı: “Zaman yönetiminin ‘2 dakika kuralını’ kullanarak ertelemeyi bırakın.” Fakat bu “2 dakika kuralı” birçoğumuz tarafından genellikle doğru şekilde kullanılmaz. Milyonlarca insan, dikkatlerini nasıl kaçırdığını ve üretkenliklerini nasıl engellediğini anlamadan ertelemeyi durdurmak için bu popüler ipucunu kullanmaktadır.
2 dakika kuralı genellikle, bir görev 2 dakika veya daha kısa sürede tamamlanabiliyorsa devam edin ve aklınıza geldiğinde onu yapın şeklinde yanlış yorumlanır. Kuralın bu şekilde yorumladığımızda iki temel öğeyi atlarız: Görevi yalnızca işlem süresi boyunca ve yalnızca eldeki görevle ilgiliyse tamamlamak için 2 dakika ayırın. 2 dakika kuralını yanlış zamanda uygularsanız, üretkenliğinizi düşürme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
2 dakika kuralına, nasıl ortaya çıktığına ve ertelemeyi bırakmanıza yardımcı olması için ne zaman doğru bir şekilde uygulanabileceğine daha yakından bakalım.
2 Dakika Kuralı Nedir?
2 dakika kuralı, ertelemeyi ortadan kaldırmayı ve insanların küçük görevleri tamamlamasına yardımcı olmayı amaçlar. Bir eylemi 2 dakika veya daha kısa sürede yapabiliyorsanız o anda yapın ve geciktirmeyin.
Örneğin, günde iki dakikanızı yatak odanızın zemininden kıyafetlerinizi toplarsanız, cumartesi gününüzün 30 dakikasını almaz.
İşleri Bitirmek kitabının en çok satan kitap olmasının bir nedeni var. İnsanların yapmaları gereken işleri çok daha büyük bir şeye dönüşmesine izin vermek yerine bunların üstesinden gelmeleri için ilham vermeye yardımcı olur. Ertelemeyi bırakmaya istekliyseniz, bu güçlendirici ve yararlıdır.
Kuralın Amacı
2 dakika kuralının yararları arasında yapılacaklar listenizdeki şeyleri silmenize yardımcı olması vardır. Sadece harekete geçersek görevi hızlı bir şekilde bitirebileceğimizi kabul ederek, görevi yapmayı planlamayı, görevi yapmaktan korkmayı ve görev hakkında uzun uzun düşünmeyi bırakırız. Bunu beynimizi “harekete geçme eğilimi” konusunda eğitmek olarak düşünebiliriz.
İster fiziksel şeyler ister dijital şeyler olsun, etrafımızdaki “malzemelerin” birikmesini önleyebildiğimizde bilgi konusunda harekete geçeriz. Bu eylem eğilimi, ertelemeyi durdurmaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olan dağınıklığı ortadan kaldırmaya yardımcı olur.
2 Dakika Kuralı Neden Etkilidir?
Uygulaması kolaydır
2 dakika kuralı herhangi bir özel araç, elektronik tablo veya iş akışı gerektirmez. Hatta görevi yapılacaklar listenize eklemeniz bile gerekmez. Tek yapmanız gereken bir an önce işi yapmaya başlamaktır.
Esnektir
Burada “2 dakika kuralı” kelimesini tam anlamıyla okumak zorunda değilsiniz. Allen’ın kitabında vurguladığı ana tema şudur: Bir görevi daha sonra yapmayı hatırlama çabası, onu gerçekten yapmaktan daha fazla çaba gerektiriyorsa, şimdi yapın ve bitirin! Bir e-postayı sonrası için işaretlerseniz, ancak onu aklınızdan tam olarak çıkaramazsanız, onunla hemen ilgilenmek daha iyi olabilir. Görevleri askıda veya eksik bıraktığımızda, Zeigarnik Etkisi’nin kurbanı oluruz, işler bizi rahatsız eder ve sonunda tamamlayıncaya kadar dikkatimizi tüketir.
Harika bir erteleme engelleyicidir
2 dakika kuralının amacı, erteleme ve tembelliğin üstesinden gelerek bir an önce harekete geçmektir. Bu, küçük kazançları elde etmekle ve ne kadar küçük olursa olsun, üretken bir şey elde ettiğinizde daha motive hissedeceğinize inanmakla ilgilidir.
2 dakika kuralı, küçük zaman aralıklarından yararlanmamıza ve enerjimizin düşük olduğu bu dönemleri iyi değerlendirmemize olanak tanır.
2 Dakika Kuralının Faydaları
İşleri halletmenin sayısız yolu vardır. Daha kısa sürede daha fazlasını yapmak için yöntem ve mekanizmalarda eksiklik yoktur. Ancak 2 dakika kuralı, tam teşekküllü bir sistemin birçok avantajına sahip bir yöntemdir.
Başlamadan önce ertelemeyi önler
Her şeyden önce yapılması gereken işten kaçınarak erteleme tuzağından kurtulun. Bir listeye bir görev eklemek ve onu tamamlamak için şimdiki zamanda hareket etmelisiniz.
Küçük kazançlarla momentum yaratır
Çoğu zaman kafamızı kurcalayan sadece iki dakikalık bir görev değildir, yarım düzine veya daha fazla görevlerdir: vergi beyannamesi yazdırın, internet faturasını ödeyin, teşekkür mesajı gönderin, sayaçları silin, bir makale başlığı seçin, e-postayı düzeltin. Yalnızca birini tamamlamak için 2 dakika kuralını uyguladığınızda, bu genellikle sizi bir sonraki göreve doğru iten bir başarı duygusu yaratır.
Bu, e-postalarla dolu bir gelen kutusuna hızla yanıt vermek veya ev ofisinizi toplamak için bir angaryadan diğerine geçmek anlamına gelebilir. Eylem, daha fazla eylemi doğurur ve 2 dakika kuralı, çok daha fazlasına tekabül eden küçük görevler zincirini kontrol altına almak için ihtiyacımız olan katalizör olabilir.
Eyleme yönelik bir önyargı oluşturur
2 dakika kuralına uymak, listenizde kaybolmalarına izin vermek yerine görevlere kafa kafaya saldırma alışkanlığı oluşturur. Görevler arasında hızlı ve verimli bir şekilde ilerlemek, kimliğinize yerleşebilir ve bu bir gurur noktası haline gelebilir. Doğal olarak, yine de zaman zaman görevlerinizi erteleyeceksiniz. Bununla birlikte, bu erteleme dönemleri, eylemin tatmini arttıkça daha az ve daha uzak hale gelecektir.
Esnektir
2 dakika kuralının güzelliği özgüllüğü olsa da, bu kuralda sonsuz bir esneklik yoktur, ihtiyacınız olursa esneklik vardır. Allen, insanların ayrılan zamanı uygun gördükleri şekilde genişletebileceklerini veya kısaltabileceklerini öne sürüyor.
Kuralın Sınırları
Önemli olana odaklanmanıza yardımcı olmaz
Bu stratejilerin farklı adları olabilir, örneğin Kurbağayı Ye ve MIT (En Önemli Görev). Fakat hepsinin ortak noktası, göreve bir an önce başlamaktır.
Diğer üretkenlik ilkeleri de bu fikri içerir, örneğin 80 20 kuralı. Bu teori, tüm iş birimlerinin aynı miktarda katkıda bulunmadığını ve çabalarımızın yalnızca %20’siyle en fazla ilerlemeyi sağladığımızı ileri sürer.
Eğer bu doğruysa, çabalarımızı kesinlikle en önemli görevlere, yani sonuçlarımızın çoğunu yönlendiren işlere odaklamaya çalışmalıyız. Tam tersine, iki dakikalık işler nadiren daha büyük hedeflerimize ulaşmamıza yardımcı olan işlerdir. Dikkatimiz sınırlı bir kaynak olduğundan, önemli görevlerimizi her zaman ilk sıraya koymak daha mantıklı olacaktır.
Çok fazla küçük görev arasında geçiş yapmak üretkenliğinizi azaltabilir
İki dakika kuralının bir bağlam değiştirme biçimi olduğu varsayılabilir. Önemli bir şey üzerinde çalışmak için oturduğunuzda bu işe başlamadan hemen önce, topu yuvarlamak için iki dakikalık birkaç görevi işaretlemeyi seçerseniz ve bir şeyi başarmış gibi hissederseniz, değerli enerjinizi ve odaklanmanızı tüketiyorsunuz demektir. Görünüşte küçük görevler de hızlı bir şekilde karmaşık olanlara dönüşebilir.
Birdenbire, odaklanma seansınız, bir dizi gerekli olmayan iki dakikalık görevi tamamlamanıza neden oldu. Bu örnekte, sonuçta çok az değer sağlayan veya hiç değer vermeyen görevlere öncelik vermek yalnızca üretken enerjiyi boşa harcamakla kalmaz, aynı zamanda çok daha önemli işleri geri iter.
2 Dakika Kuralı Ne Zaman Kullanılabilir?
Hızlı ve kolay yapılacak işleri listenizden temizleme sağlayabilirsiniz.
İki dakika kuralı, iş gününüz boyunca ortaya çıkan geçici görevlere uygulandığında daha fazla etkilidir. Birden çamaşırhanede yapacaklar listeniz “reklam metnini gözden geçir” ve “serbest çalışan e-postasını yanıtla” gibi şeyleri içerecek şekilde genişleyebilir. Bunlar, gerçekte yapmanız bir veya iki dakikadan fazla sürmemesi gereken türden işlerdir. Fakat bu işleri uzun sürecek işler kategorisine koyarsanız başka şeylere odaklanmanız gerektiği zaman bu işler zihninizde birikir ve size ağırlık yapmaya başlarlar. Tüm bu hızlı yapabileceğiniz görevleri ertelemek yerine, onları hemen ele alırsanız daha düzenli olmuş olursunuz.
Nasıl Kullanabilirsiniz?
2 dakika kuralını şu şekilde uygulayabilirsiniz:
1. Yaptığınız iki dakikalık görevin aslında önceliklerinizden biri olduğundan emin olun
Sizin için önemli olduğundan emin iseniz yapın. Başkalarının öncelikleri için zamanınızı harcamayın.
2. İşin gerçekten sadece iki dakika sürdüğünden emin olun
İşinizin planladığınızdan daha uzun süreceğinden şüpheniz varsa, yapmamalısınız. Başka bir zaman dilimini bu iş için planlayın.
3. Düşük değerli küçük görevleri programınızdaki ölü zamanlar için ayırın
Hızlı yapılabilecek önemsiz görevler için toplantı araları, ulaşımda harcanan zaman, sipariş edilen şeyleri beklerken i gibi zaman dilimleri idealdir.
2 Dakika Kuralı İş Ortamında Nasıl Kullanılabilir?
İş yerinde, rolünüzün sorumluluklarının üstesinden gelmeniz gerekir. İki dakika kuralı, fedakârlık yapmanıza ve ihtiyaç duyduklarında veya boş zamanınız olduğunda başkalarına yardım eli uzatmanıza yardımcı olabilir. İş yeri kaygısını önlemek için de faydalı olabilir.
Bu kuraldan en iyi şekilde yararlanmak ve verimliliğinizi artırmak için onu nasıl kullanacağınıza dair bazı ipuçları:
- Toplantıları, görüşmeleri veya soruları anlık olarak takip edin.
- İnsanları tekrar aramak zorunda kalmak yerine onlara sesli mesaj gönderin.
- Bilgisayar dosyalarınız da dâhil olmak üzere çalışma alanınızı düzenli olarak toplayın.
- Defter tutma ve dosyalama işlerinizi takip edin.
- Çalışma alanınızı hazırlayın ve bir sonraki iş günü için ihtiyacınız olan kaynakları toplayın.
