Değişimin kaçınılmaz bir gerçeklik olduğunu hepimiz biliriz. Özellikle bir organizasyon bağlamında düşünürsek değişim, var olan durumu kesintiye uğratabilir ve çatışmaya yol açabilir. Ama buna rağmen değişime ihtiyaç var. Ve değişimi başarılı bir şekilde uygulamak için uygun bir çerçeveye güvenmeniz gerekir. İşte burada Kotter değişim modeli devreye giriyor. Kotter Değişim Modeli, belirli kurallar çerçevesinde değişim sürecinden geçen 100 farklı kurumun araştırmasıyla oluşturulmuştur. John Kotter, Değişime Liderlik Etme adlı kitabında geliştirdiği Kotter değişim modelini tanıtmıştır.
John Kotter ve ekibi tarafından yürütülen araştırma, kurumlarda denenen değişim girişimlerinin beklenen etkiye yol açmadığı ve genellikle başarıya ulaşılamadığını kanıtlamıştır. Bu araştırmaya göre bu kurumlarda olabilecek değişim oranının sadece %30 olabileceği saptamıştır. Bu nedenle Kotter tarafından, değişim isteyen kurumlar içinekip bütün aşamaları adım adım anlatan Kotter Değişim Modeli geliştirilmiştir.
Geliştirilen bu Kotter değişim modeli, bir organizasyonda değişimin sistematik ve etkili bir şekilde nasıl uygulanacağını ana hatlarıyla belirtir.
Kotter Değişim Modeli Nedir?
Kotter değişim modeli, liderlerin organizasyonel değişimi başarılı bir şekilde uygulamalarına yardımcı olmak için tasarlanmış bir süreçtir. Yani bu model kurumlarda kalıcı bir değişiklik sağlayabilmek için oluşturulmuştur.
Kotter değişim modeli çok popüler çünkü alanında uzman olmasalar bile değişim yöneticileri için takip etmesi kolay bir yol haritası sunuyor.
Değişimi uygulamak her zaman kolay değildir. Engeller size farklı şekillerde ulaşabilir; ekip çalışmasında zorlanma veya liderlik becerisi eksikliği, iş yerlerindeki katı kurallar, sosyal fobisi olan çalışanlar vb. olası değişiklikler, projenin gidişatını olumsuz etkileyebilir.
Bu projedeki aşamalardan her biri, bir değişim projesini hayata geçirmek için yapılması gereken her şeyi adım adım özetlemektedir.
Kotter değişim modeli, bir değişikliğin gerçekleşmesi için aciliyet yaratmaya odaklanır. Değişimi başlatma, yönetme ve sürdürme süreçlerini sekiz adımda size gösterir.
Günümüzde Kotter değişim modeli, değişim sürecinden geçen birçok kuruluş tarafından kullanılmaktadır. Yeni iş araçlarına geçiş yapmak, yer değiştirmek veya süreçleri ve prosedürleri yeniden yapılandırmak olsun, bu çerçeve çabalarınızda son derece başarılı olmanıza yardımcı olabilir.
Kotter Değişim Modeli’nin Adımları
1. Adım: Aciliyet Duygusu
Kotter değişim modelinde ilk adım, değişim ihtiyacı konusunda bir aciliyet duygusu yaratmaktır. Kalıcı bir dönüşüm elde etmek için, ilgili herkes değişimin aciliyet duygusunu hissetmeli ve örgütsel büyüme için değişimin gerekli olduğuna inanmalıdır. Katılan herkes, değişim ihtiyacını veya değişimin kurumsal büyüme için kritik olduğunu hissetmelidir. Onların desteği olmadan, değişim girişiminin ivmesini korumak zorlaşacak ve bu nedenle yapılan herhangi bir değişiklik çok uzun sürmeyecektir.
Bu adımın amacı, çalışanları gelecek değişime hazırlamak ve katılımlarını teşvik etmektir. Bu adımın başarılı olması için değişim projesinin organizasyon yönetiminin yaklaşık %75’inin desteğine sahip olması gerekir.
Herkesin mevcut sorunun farkında olduğu ve bu sorunun üstesinden gelmek için motive olduğu bir ortam yaratmak için yapmanız gerekenler:
- Kuruluşu etkileyen mevcut tehditleri ve fırsatları belirleyin. Burada ekiple bir SWOT analizi kullanabilirsiniz. Buna dayanarak, neler olabileceğini gösteren gelecek senaryoları geliştirebilirsiniz.
- Çalışanlarla neler olduğu ve şu anda değişimin neden gerekli olduğu hakkında açıkça tartışabilirsiniz.
- Sorunlar, tehditler ve olası çözümler hakkında konuşmak için bir forum oluşturabilirsiniz.
- Paydaşlarınızdan ve sektör uzmanlarından tutumunuzu desteklemeleri için destek isteyebilirsiniz.
2. Adım: Yol Gösterme
Bu adım, değişim çabalarına liderlik sağlamak ve paydaşları etkilemek için doğru becerilere, niteliklere, itibara, bağlantılara ve yeterli güce sahip yetkin bir ekibi bir araya getirmeye adanmıştır.
İnsanları değişimin gerekli olduğuna ikna etmek değişimin öncü hareketidir. Kurum içerisindeki ekip liderlerinden ya da üst mevkideki kişilerden destek almak gereklidir. Değişimin gerçekleşeceği ekip içerisinden yol gösterecek bir lider belirlenmeli ve etkili insanlardan oluşan bir ekibin kurulmalıdır. Değişim koalisyonu Kotter değişim modeli içerisinde önemli bir yere sahiptir. Değişim ihtiyacı etrafında oluşturulan bu koalisyon değişime ivme kazandıracaktır.
Ekibin büyüklüğü, önerilen değişikliğin niteliğine bağlı olarak değişecektir. Ancak etkili bir takımda aşağıdaki taraftarlar bulunmalıdır,
- Sponsor: Bu genellikle değişim girişiminden sorumlu olacak üst düzey bir yöneticidir. Sorumlulukları arasında yönetici düzeyinde destek sağlamak ve değişim girişimini yürütmek için gerekli kaynaklar yer alır.
- Kıdemli rehberlik ekibi: Buradaki üyeler sponsor tarafından seçilir. Karar vermek ve proje için ilgili kaynakları ve desteği toplamak için alanda yeterli yetkiye sahip kişilerden (liderlerden) oluşur. Ekip, vizyon ve stratejilerin geliştirilmesinden, kaynakların sağlanmasından, engellerin kaldırılmasından, süreç boyunca organizasyona rehberlik edilmesinden, çatışmaların çözülmesinden ve paydaşlarla iletişimden sorumlu olacaktır.
- Kayıtlı rehber ekip: Bu, organizasyondaki değişimde payı olan seçmenleri temsil eden son derece güvenilir ve saygın kişileri içerir. Rolleri vizyonu iletmek ve organizasyona süreç boyunca rehberlik etmektir.
- Takımları değiştir: Bunlar, görevlerin zamanında başarıyla tamamlanmasını sağlamakla sorumlu olan yönetici ve süpervizör gruplarıdır. Ayrıca değişim programının tasarımında ve dağıtımında da rol oynayacaklar.
3. Adım: Strateji
Bu adımın amacı, şirketin girişimi için net bir vizyon oluşturmak ve ekibin bunu başarmasına yardımcı olacak etkili stratejiler planlamaktır. Değişiklik uygulandığında organizasyonun geleceğinin nasıl göründüğüne dair bir resim oluşturmaya yardımcı olur. Sonunda başarının nasıl görüneceğine dair ulaşılabilir bir resim sunarak ekip üyelerini çabalarında teşvik eder.
Bir şirketin vizyonu, ekibinin eylemlerini motive eden ve yönlendiren şeydir. Başarının ölçülmesine yardımcı olmak için ulaşılabilir ve şirketin paydaşlarına da hitap edecek gerçekçi hedefler sağlamalıdır.
- Açık ve çekici bir vizyon oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.
- Organizasyonun merkezinde yer alan değerler ve değişim girişimi ile uyumlu hale getirin.
- Vizyon oluştururken çalışanlarınızın önerilerini dikkate alın.
- Kolaylıkla iletilebildiğini ve herkes tarafından tam olarak anlaşılabildiğini doğrulayın.
- Tahminler, pazar araştırması ve şirket eğilimleri gibi verileri birleştirin.
- Beş dakikadan kısa sürede açıklamanın yeterince kolay olduğundan emin olun.
Tüm konuşulanları genel bir strateji içerisinde ele almak, değişime yönelik atılan adımların daha sağlam olmasını sağlar. Net bir vizyon, herkesin değişimi daha iyi anlamasına sebep olur. Bu şekilde yapılması gerekenler de daha net anlaşılır ve içselleştirilir.
4. Adım: İletişim
Kotter değişim modelinde stratejinin oluşturulması sonrası yapılacaklar değişimin başarısını da belirleyecektir. Kotter değişim modeli doğrultusunda sık ve güçlü bir iletişim, ekibin çalışma motivasyonu için oldukça önemlidir. İletişimin sürekliliği oluşabilecek endişelerin de çözüme kavuşmasına yardımcı olacaktır.
Amaç, çalışanlarınızın kalbini ve zihnini kazanmak, değişimi desteklemek için fedakârlık yapmaya teşvik etmek, değişimin başarılabilir olduğuna ve ödüllerin hem işletme hem de kendileri için faydalı olduğuna onları ikna etmektir.
Bunu etkili bir şekilde yapmak için yapmanız gerekenler:
- Günlük karar verme, problem çözme veya rutin faaliyetlere dahil ederek vizyon ve taktikleri iletmek için her fırsatı kullanın.
- Üst yönetimin diğer üyelerden beklediği davranışı sergilemesi, uzun vadeli başarınız için kesinlikle çok önemlidir.
- Çalışanları geri bildirim sağlamaya ve korkularını, sorunlarını, öfkelerini ve endişelerini özgürce ve dürüstçe ele almaya teşvik edin.
- Yanlış anlaşılmayı ve belirsizliği en aza indirmek için mesajı iletirken basit bir dil kullanın.
- Mesajı iletmek için tüm kurumsal iletişim kanallarını kullanın.
5. Adım: Engelleri Kaldırma
Değişim sürecine direnen ya da değişime katkı sağlamak istemeyen kişiler kurum içerisinde olabilir. Ayrıca değişim sürecini sekteye uğratacak durumlar da yaşanabilir. Engellerin sürekli kontrol edilmesi, ihtiyaçların belirlenmesi değişimin başarıya ulaşması için gereklidir. Bunun için ekip ile uyumlu kişilerin değişime dâhil olması önemli bir adım olacaktır.
Bu adımda, yol gösterici koalisyon ve üst yönetim, kuruluşun değişim vizyonunu gerçekleştirme yolunu engelleyen bu tür engelleri kaldırmaya odaklanmalıdır.
Değişimin uygulanmasını engelleyen kuruluş içindeki engelleri açıkça anlayın. Farklı uzmanlıklara sahip çalışanlardan oluşan yol gösterici koalisyon bu adımda yardımcı olabilir. Ayrıca çalışanlar ve paydaşlarla açık bir şekilde iletişim kurmak da engellerin belirlenmesine yardımcı olabilir.
Yeni değişim vizyonunun tüm organizasyonel süreçlere, yapılara, politikalara ve ödül sistemlerine yansıtıldığından emin olun.
Değişimi uygulamak için aktif olarak çalışan çalışanları tanıyın ve ödüllendirin.
Çalışanlara ellerinden gelenin en iyisini yapmaları ve engellerin üstesinden başarıyla gelmeleri için ihtiyaç duydukları eğitimi, koçluğu ve mentorluğu verin.
6. Adım: Kısa Vadeli Kazanç
Kotter değişim modeli, değişim süreçlerini başarıya ulaştırmak için tasarlanmıştır. Sürecin başlarında küçük başarılar ekip motivasyonuna katkı sağlayabilir. Kısa vadeli hedefler ile küçük başarılar elde edilebilir. Hedeflerin başarılı sonuçları ekip içerisinde motivasyon sağlayacağından uzun vadeli hedefleri de mümkün kılacaktır.
Tam bir gerçek dönüşüm elde etmek zaman alabilir. Kutlanacak herhangi bir zafer olmadan bu kadar uzun süre devam etmek, çalışanların cesaretini kırabilir. İvmeyi sürdürmek ve çalışanları inisiyatifi desteklemeye devam etmeye teşvik etmek için, değişim sürecinin başlarında başarmak ve kutlamak için kısa vadeli hedeflere sahip olmak önemlidir.
Böyle hızlı bir kazanım, organizasyon genelinde görünür, net ve değişim girişimi ile ilgili olmalıdır.
- Uygulanabilir kısa vadeli kazançları belirleyin; örneğin bu, maliyetleri düşürmeye, süreçleri iyileştirmeye, karı artırmaya vb. yardımcı olabilecek çabaları içerebilir. Erken bir hedefin başarısız olması ekibin cesaretini kırabileceğinden, seçtiğiniz hedefin artılarını ve eksilerini iyice düşünmek önemlidir.
- Değişim projesini kısa vadeli hedeflerle daha küçük parçalara ayırın.
- Diğer çalışanları da teşvik etmek için bu hızlı kazanımlardan sorumlu olanları takdir edin ve ödüllendirin.
7. Adım: Kazanımı Güçlendirme
Kotter, başarının çok erken ilan edilmesi nedeniyle birçok değişim projesinin başarısız olduğunu savunuyor. Kotter değişim modeli içerisinde hızlı kazanımlar, uzun vadeli değişimi sağlamak için yapılması gerekenlerin yalnızca başlangıcı olarak kabul ediliyor.
Her başarı, neyin doğru gittiğini geliştirmek ve nelerin geliştirilebileceğini belirlemek için bir fırsat sağlar. Bu nedenle her başarı sonrası doğru olan ve iyileştirilmesi gereken özelliklerin analiz edilmesi önemlidir. Fikirlerin taze olması başarı için gereklidir.
Hızlı kazanımların avantajlarını en üst düzeye çıkarın ve şirket genelinde daha büyük ölçekli değişim üzerinde çalışmaya devam edin. Gereksiz prosedürleri ve karşılıklı bağımlılıkları belirleyin ve ortadan kaldırın. Vizyonu paylaşmaya ve fayda sağlamaya devam edin.
8. Adım: Kalıcı Değişim
Bu adımda değişim liderleri, değişimin kalıcı olabileceği yeni bir kültürü beslemeye çalışırlar. Bu, her şeyin yeni yön ile uyumlu olmasını sağlamak için değişen organizasyonel normları ve değerleri, süreçleri, ödül sistemlerini ve diğer altyapı unsurlarını içerir.
Herhangi bir değişikliği kalıcı kılmak için değişimin kurumun bir parçası haline gelmesi sağlanmalıdır. Kurum kültürü genellikle ne yapılacağını belirler. Kurum kültürüne ait değerler tüm günlük işler ve değişim içerisinde gösterilmelidir. Kurum liderlerinin değişimi desteklemeye devam etmesi de önemlidir. Her fırsatta değişim hakkında konuşmak, çalışanları değişime olan katkılarından dolayı takdir etmek kalıcılığı sağlayacaktır.
Kurumlar John Kotter’in 8 Adımını Nasıl Uygulayabilir?
Kotter değişim modelini şirketinizin değişim çabasına birkaç farklı şekilde uygulayabilirsiniz.
Bir Uzmana Danışın
Değişim hiç kolay bir şey değildir ama buna rağmen bunu mükemmelleştiren bazı şirketler vardır.
John Kotter değişim modeline aşina olan danışmanlarla çalışabilirsiniz. Bu danışmanlar tüm zor işleri sizin için yapabilir veya kendi şirketlerini yönetirken doğrudan onlardan yüz yüze danışmanlık alabilirsiniz.
John Kotter Değişim Modeli, kuruluşların yapmaları gereken değişikliklerle başa çıkmalarına yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmıştır.
Çalıştaylara/Eğitimlere Katılın
John Kotter dönüşüm modeli konusunda kendi ekibinizin size rehberlik etmesini tercih ederseniz, kilit çalışanları Kotter Danışmanlık tarafından verilen seminerlere gönderebilirsiniz. Şirket, Kotter değişim modeline, araştırmalarına ve kitaplarına dayalı bir ve iki günlük seminerler vermektedir.
Kotter değişim modelini kullanarak, ekibinize şimdi ve gelecekte kuruluşunuzda değişiklik girişimlerini yönetmek ve yönetmek için ihtiyaç duydukları becerileri öğrenmelerini ve keskinleştirmelerini önerebileceksiniz. Bunun yanı sıra değişim yönetimi eğitimlerinden yararlanabilirsiniz.
Kendiniz Yapın
Her şeyi kendi başınıza yapmayı tercih ediyorsanız, John P. Kotter değişim modeli ile bağlantılı e-kitaplar, makaleler ve diğer kaynakları çevrimiçi olarak bulabilirsiniz.
Bu bilgiyi, değişim programınızı yönlendirmek için John Kotter değişim modeli felsefesini kullanmak üzere kendi iç yönetim stratejilerinizi oluşturmak için kullanabilirsiniz ve kim bilir, önceki yöntemlerle yapabileceğinizden daha fazlasını bile başarabilirsiniz.
