Geri bildirim hayatın tam içerisinde yer alan bir konudur. Çoğu zaman aldığımız geri bildirimlerin farkında bile olmadığımızdan, geri bildirimin önemi pek fazla bilinmemektedir. İş hayatında da çalışanlara geri bildirim vermek onların iş yaşamını doğrudan etkiler. Geri Bildirim Eğitimi almak çalışanlara doğru ve pozitif geri bildirim vermeyi olanaklı kılmaktadır. Bu yazımızda geri bildirim nedir ve etkili geri bildirimin nasıl yararlar sağlar sorularını sizler için açıkladık.
Geri Bildirim Nedir?
Geri bildirim hayatın olmazsa olmazlarındandır. En basitinden araç kullanırken hızımızın kaç olduğunu öğrenmek bir geri bildirim almaktır. Peki geri bildirim nedir? Geri bildirim, alıcı ve gönderici arasındaki geriye dönük bilgi akışıdır. Geri bildirimin oluşmadığı durumlarda tek yönlü bir bilgi akışı olur ve iletişim oluşmaz. Bu yüzden, gerçek ve etkili iletişimin gerçekleşmesi için iki tarafın da iletişime dahil olması gereklidir. Etkili geri bildirimin birtakım özellikleri bulunmaktadır, bu özellikler şu şekilde verilebilir:
- Kesin, açık ve nettir. Kendine özgüdür.
- Genele yönelik değildir.
- Bireyleri ve kişiliği değil, davranışları temel alır.
- Uygun zamanda yapılır.
- Etkili iletişim etkili geri bildirimin esaslarındandır.
- Bireyleri eleştirmekten ziyade, onlara yardımcı olmayı amaçlar.
Yapıcı geri bildirim bireyleri geliştirme ve daha verimli hale getiren davranışları içerir. Dolayısıyla, yapıcı geri bildirim eleştiri değil, destek amacı taşımaktadır. Hangi işin nasıl yapıldığıyla ilgilidir ve detaylıdır.
Geri Bildirim Nasıl Yapılır?
Etkili ve pozitif geri bildirim nasıl yapılır sorusu, geri bildirim nedir sorusundan sonra gelen önemli bir konudur. Geri bildirim sürecinin nasıl işlediğine dair birtakım aşamalar yer almaktadır:
- Buzları kırarak başlayın. Geri bildirim stres verici bir etkinlik olabilir. Bu nedenle, sıcak bir karşılama sunmak, içecek bir şeyler teklif etmek ve “small talk” denilen ufak hal hatır konuşmaları gerginliği azaltmanıza yardımcı olur.
- Özet geçin. Belirsizlik stres yaratır. Bu nedenle, çalışanın orada olma amacını ve izleyeceğiniz sırayı kısaca açıklayın.
- Genel fikrini alın. Çalışanınızın kendini değerlendirmesine olanak tanıyın. Böylece yapacağınız geri bildirime yumuşak bir geçiş sağlamış olursunuz.
- Her bir kriterden sırasıyla geçin. Çalışanın olumlu ve olumsuz yönlerini değerlendirmesini sağlayın. Ona analiz edici, düşündürücü ve alternatif üretmesini sağlayacak sorular sorun.
- Kendi değerlendirmenizi yapın. Sıra geldi sizin değerlendirmenize. Kendi değerlendirmenizi yaparken kanıtlar sunun, çalışanın itirazlarını olumlu bir tutumla karşılayın ve geri bildiriminizden sonra çözüm önerileri sunun.
- Mutabık kalın. Elde edilen sonucu değerlendirirken çalışanla mutabık olunduğunu gösteren cümlelere veya kalıplara yer verin. Örneğin, “Bundan sonra böyle yapıyoruz,” gibi çoğul kişi kipleri kullanın.
- Gelişim planı hazırlayın. Çalışanın gelişimi için birlikte stratejiler geliştirin ve destekleyici rol üstlenin.
- Teşekkür edin. Görüşmeyi sona erdirirken teşekkür edin, varsa görüş ve önerilerini almayı ihmal etmeyin.
Geri Bildirim Almak Performansı Nasıl Etkiler?
Geri bildirim nedir ve nasıl yapılır sorularından sonra, geri bildirim performansı nasıl etkiler sorusunu sorabiliriz. Pozitif geri bildirim, iş ortamındaki iletişimin olmazsa olmazlarındandır. Etkili geri bildirim etkili iletişimin de anahtarıdır, dolayısıyla şeffaflığı da beraberinde getirir. Çalışanlar iş yerindeki bilgileri ve davranışların sonuçlarını öğrendiğinde etkili iletişim sağlanacaktır. Geri bildirimin olmadığı veya çalışanlardan bir şey saklandığı ortamlarda süreç yavaşlayacak ve performans olumsuz yönde etkilenecektir.
Ödül vb. şeklinde verilen geri bildirimler çalışanın motivasyonunu olumlu şekilde etkilemektedir. Aynı zamanda, etkili ve pozitif geri bildirimlerde bulunmak, çalışanların iş yerine bağlılığını artıracak ve sorumluluklarını daha fazla sahiplenmelerini sağlayacaktır. Bunun nedeni, çalışanın kendini o iş yerinde değerli görmesinden ve şirkete fayda sağladığını düşünmesinden kaynaklanmaktadır. Sadece bir teşekkür bile pozitif geri bildirim sayılmakta ve çalışanın motivasyonunu yükseltmektedir. Özellikle herkesin içerisinde yapılan pozitif geri bildirim, bir daha aynı geri bildirimi alabilmek için çalışanları teşvik etmektedir.
Etkili Bir Geri Bildirim İçin Bilmeniz Gerekenler
“Etkili bir geri bildirim nedir”in tanımını yaptıktan sonra, etkili ve pozitif geri bildirimin sağlanması için bilinmesi gereken bazı noktalara dikkat edilmelidir. Bu noktalar şu şekilde sıralanabilir:
- Geri bildirim somut verilere dayanmalıdır. Çalışana verilen geri bildirimin neye yönelik olduğu açıkça belirtilmeli ve davranışa yönelik oluşacak soru işaretleri engellenmelidir.
- Sıcağı sıcağına verilmelidir. İster olumlu ister olumsuz bir geri bildirim olsun, olayın hemen arkasından verilmelidir. Böylece, davranışın pekiştirilmesi veya azalması daha çok mümkün olmaktadır.
- Çalışanın fikri alınmalıdır. Pozitif geri bildirimde, yönetici kendi fikrini beyan etmeden önce çalışanın durum hakkındaki fikrini almalıdır. Gerekirse kendini açıklaması için fırsat vermelidir.
- Geri bildirimde sinirlenilmemelidir. Pozitif geri bildirim için olabildiğince sabırlı olmak ve öfkelenmemek esastır.
- İşin önemi hakkında bilgi verilmelidir. Yönetici, çalışanına işin öneminden bahsetmeli ve yapılan davranışın işi nasıl etkilediğini açıklamalıdır. Bu durum hem olumlu hem de olumsuz geri bildirimde geçerlidir.
- Uygun bir dil kullanılmalıdır. Eğer olumsuz bir durum varsa, bu durum çalışana uygun bir dille anlatılmalıdır. Üslup geri bildirimde en önemli noktalardan biridir.
- Çalışanın yanında olunduğu belli edilmelidir. Geri bildirimin, çalışana kendini geliştirmesi için destek amacı taşıdığı anlatılmalıdır.
- Duygusal zekayı geliştirmek için adımlar atılmalıdır. Duygu ve düşünceyi en iyi sonuçlar üretmek adına iletişimde olduğumuz kişiyi önemseyerek aktarmak başarı için kritik önemdedir. Duygusal Zeka bunun için kilit taşıdır. Duygusal zeka temelli geri bildirim alma ve verme tekniklerini öğrenerek iş hayatında iletişimin etkinliğini güçlendirmek için etkili geri bildirim eğitimi alabilirsiniz.
