İletişim sürecini etkileyen unsurlar vardır. Bu unsurlar kişi ve kurumlar arasında iletişim engelleri oluşturmaktadır. Olumlu iletişim kurmak iletişim engellerinin ortadan kalkmasını sağlayacaktır.
İletişim Engelleri Nelerdir?
İletişim engelleri gönderilen mesajın içeriğinde yer alan bilgilerin alıcı tarafından doğru şekilde alınmasını engelleyen faktörler olarak tanımlanır. İletişim engellerinin genel olarak birleştiği nokta bu faktörlere bağlı olarak kurulan iletişimin aslında verilmek istenen iletiyi doğru kişiye, doğru zamanda ya da doğru şekilde iletilemiyor olmasına neden olmalarıdır.
Etkin ve sağlıklı bir iletişim sürecinin kurulmasını engelleyen çok çeşitli faktörler bulunmaktadır. Bu faktörler psikolojik, fiziksel, dil ve tutum olarak sınıflandırılabilir.
Psikolojik Engeller
İletişim sürecine katılan bireylerin psikolojik durumları, mesajın nasıl alındığını belirleyecektir. İnsan duygusal bir varlıktır; bu yüzden olaylar karşısındaki duygusal tepkilerini sınırlayabilmesi, rasyonel davranabilmesi için önemli bir faktör olabilir. İletişim sürecinin iki temel ögesi olan gönderici ve alıcının kişilikleri, birbirlerine karşı tutumları, inançları, güvenleri, sembolleri çözümleyecek kapasitede olup olmamaları, mesajları istenenin dışında değerlemelerine neden olacaktır.
Fiziksel Engeller
İletişim kanalları ve bu kanalları etkileyen çevresel koşullar, fiziksel engeller olarak adlandırılmaktadır. Fiziksel engeller genellikle iletişimin gerçekleştiği çevreden kaynaklanır. Dolayısıyla iletişimin kurulduğu ortamın çevresel koşulları, sağlıklı iletişim kurabilmek için önem taşımaktadır.
Dikkat dağıtıcılar, teknolojik problemler ya da gürültü gibi fiziksel detaylar iletişim engellerine neden olabilir. Yüz yüze iletişimin mümkün olmadığı konuşmalarda beden dilinin kullanılamadığı zamanlarda iletilen mesajlarda algılama bozukluğu veya eksikliği oluşabilir. İletişimin sürekli olarak başkaları tarafından kesilmesi, arada kapıların ve duvarların olması, ortamın fazla sıcak ya da soğuk olması gibi birçok faktör fiziksel engeller arasında yer almaktadır.
Dil Engelleri
Dil ve dilsel yetenek, iletişim engeli oluşturabilir. Aynı dilde iletişim kurarken bile ileteceğimiz mesajda kullanılan terimler, alıcı tarafından anlaşılması kolay değilse bir engel görevi görebilir. Bununla birlikte iletişimde anlaşılması zor veya uygunsuz kelimelerin kullanılması, alıcıların mesajı doğru anlamasını engelleyebilir. Dolayısıyla dilin karmaşık bir biçimde kullanılması iletişim engeline yol açar. Bu yüzden kaynak mesajı kodlarken önemli hususların altını çizmeli veya ses tonu ve jestleri ile vurgulamalıdır. Gereksiz veya anlamı çok iyi kavranmamış kelimelerden kaçınmalıdır. Bir kaç bilgiyi uzun ve tek bir cümle ile ifade etmektense, her bilgi ya da haber için kısa fakat ayrı cümleler kurmakta fayda vardır.
Bununla birlikte kelimeleri bilinen anlamlarının dışında kullanmak da iletişim engeli olabilir. Örneğin kaynak “…..burada hava çok ısındı… ” derken gerginliğin yükseldiğini ifade ederken alıcı bunu “gerçekten hava sıcaklığı” arttı diye algılayabilir.
Tutumsal Engeller
Tutumsal engeller, insanların etkili iletişim kurmasını engelleyen algılardır. İnsanlar, inanç, tutum, görgü, gelenek ve alışkanlıklarına ters düşen mesajları reddederler. Bazen de mesajı kabul eder fakat yine kendi inanç, görgü ve alışkanlıklarına uygun biçimde değişiklikler yaparlar. İletişimin önündeki bu tutumsal engeller, kişilik çatışmalarından, konuya karşı ilgisizlikten veya motivasyon eksikliğinden kaynaklanabilir. Aktif mesaj alıcıları, etkili iletişime yardımcı olmak amacıyla kendi tutumsal engellerini aşmak için mücadele etmelidir. Ayrıca gönderici alıcıya karşı olumlu bir tutuma sahipse istediği mesajı iletmesi daha kolay olacaktır. Bu bağlamda bir tutum ne kadar güçlüyse onu değiştirmek o kadar zor olacaktır.
Fizyolojik Engeller
İletişim engelleri sınıfında bulunan bir diğer engel, kişinin bedensel olarak hazır bulunuşluğunun olmaması olarak açıklayabileceğimiz fizyolojik engellerdir. Örneğin hastalık, kötü görme veya işitme güçlüğü gibi bireylerin neden olduğu kişisel rahatsızlıklarından kaynaklanabilir.
İletişim Engellerinin Nedenleri
İletişim engellerinin nedenleri birçok farklı faktörden kaynaklanabilir. Bu engelleri aşmak için adım atmadan önce neyin sebep olduğunu bilmek gerekir çünkü sorunu derinden çözmenizi kolaylaştırır. Engellerin farkında olmak, eyleme geçmek için gereken dürtüyü bulmanıza yardımcı olacaktır.
İletişim engellerinin başında dil ve kültür farklılıkları yer alır. Farklı diller iletişim açısından problemdir çünkü kişilerin birbirini anlaması ve iletişimi sürdürmesi zordur. Bazı bölgelerde aynı dil konuşulsa bile farklı lehçeler ve jargonlar söz konusudur.
Dolayısıyla aynı dili konuşmak bile bazen birini anlamak için yeterli olmaz. Kültür ise farklı norm ve değerleri içinde barındırır. Bir kültür için anlamlı olan bir durum, diğer kültür için tamamen anlamsız olabilir. Dolayısıyla kültür farklılığında birçok farklı dinamikten etkilenen iletişim problemleri ortaya çıkar. Bu sorunlara jest ve mimiklerde de dahildir. Örneğin Türkler için bir yemeğin lezzetli olduğunu göstermek amacıyla yapılan jest, İtalyanlar tarafından argo bir anlama gelebilir.
Bu engellerin bir diğer sebebi ise fiziksel koşullardır. Dış uyaranlar iletişimi büyük oranda etkileme gücüne sahiptir. Örneğin gürültü, fiziksel mesafe, karanlık hatta bazen kullanılan teknolojiler bu kategoride yer alır ve iletişimin kesintiye uğramasına sebep olur.
Duygusal ve psikolojik faktörler de iletişimde engellerine sebep olur. Birileri ile iletişim içerisindeyken yaşanan duygu, girilen mod ve psikolojik durum oldukça önemlidir. Stresli ya da öfkeliyken iletişim kurmak normale oranla daha zordur, bunun aksine mutluyken pozitif iletişim kurmak daha olasıdır. Zihin birçok düşünce ile meşgulken birini dinlemek zor olabilir ve bu durum jest ve mimiklere de yansıyabilir. Buna bağlı olarak da iletişim problemleri yaşanması söz konusu olabilir.
İletişimde yaşanan problemlerin bir kısmı da tutumlardan kaynaklanır. Motivasyon eksikliği ve kişilik çatışmaları gibi durumlarda ortaya çıkar. Örneğin bir kişi kendi fikrini paylaşırken karşı tarafın vereceği tepkiden çekindiği için yeterince açık olmayabilir. Tutumsal engellere sebep olan faktör ise yeterince şeffaf olmayan ilişkiler ve algılama biçimleri de olabilir.
Dış dünyanın nasıl algılandığı iletişimi engellerinin en büyük nedenlerinden biridir. Her birey kendine ait bir bakış açısına ve düşünme şekline sahiptir. Karşı tarafın söylediği bir sözü ya da yaptığı bir davranışı yanlış yorumlamak ve algılamak büyük iletişim problemlerine sebep olabilir. Örneğin toplantıda ortaya söylenen bir eleştiriyi çalışanlardan biri üstüne alıp bunu kırıcı bulurken diğeri üstüne almayıp tutumu normal olarak değerlendirebilir.
İletişim Engellerinin Etkisi
İletişim engelleri hem kurumları hem de bireyleri birçok yönden olumsuz yönde etkiler. Bu etkiler kişiden kişiye değişmekle birlikte kişiler üzerinde psikolojik problemlere kadar geniş yelpazede bir etkisi vardır. İletişimde yaşanan problemlerin kişiler üzerindeki etkisi aşağıdaki gibi özetlenebilir.
- Çatışmalar ve Anlaşmazlıklar: İletişim engelleri yanlış anlamaları da beraberinde getirdiğinden dolayı çatışmalara sebep olur. Dil ve kültür farklılıkları, jest ve mimikler, tutumsal ve algısal problemler bu anlaşmazlıkları pekiştirebilir.
- İzolasyon ve Yalnızlık: Yanlış anlaşılmalar ve iletişim eksikliği bireylerin yalnızlaşmasına ve kendilerini diğerlerinden izole etmesine sebep olabilir. İzolasyon ve yalnızlık uzun vadede daha büyük psikolojik problemleri de beraberinde getirebilir.
- Stres: İletişimde yaşanan problemlerden doğan problemler ve yanlış anlaşılmalar kişiler üzerinde yoğun strese sebep olabilir. Stres sebebiyle performans ve verimlilik düşebilir ve ilişkiler daha da zedelenebilir.
- Fiziksel Semptomlar: Stres ve yalnızlık gibi durumlar bireyleri sadece psikolojik olarak değil, aynı zamanda fiziksel olarak da etkileyebilir. İletişim engelleri sonucu ortaya çıkan kronik stres ve yalnızlık fiziksel ağrılara, tükenmişlik sendromuna, mide bulantısı ve halsizlik gibi problemlere sebep olabilir.
- Uyum Problemleri: Bu engeller sebebi ile gerek ekip içi iletişimde gerekse sosyal ilişkilerde uyum problemleri yaşanabilir. Uyum problemleri sosyal izolasyona da sebep olabilir.
- Güven Problemleri: Kişilerarası ilişkilerde iletişimde yaşanan aksaklıklardan dolayı ortaya çıkan problemler bireylerin birbirine güvenmesini zorlaştırabilir. Özellikle birlikte çalışan ekipler yanlış anlaşılma ve eksik bilgiden dolayı güven problemleri yaşayabilir.
İş Yerinde İletişim Engellerini Aşmanın Yolları
İş dünyasında iletişim engelleri yıllardır var olan bir problemdir ve özellikle günümüzün teknoloji odaklı dünyasında bu engellerin üstesinden gelmek her kuruluş için bir öncelik olmalıdır. Etkili bir lider ve başarılı bir şirket olmak için iyi iletişim kurabilmek, kuruluşunuzun uzun vadeli başarısında büyük rol oynar.
1. Kuşak farklılıklarını tanıyın:
Kuruluşunuz genelinde (büyüklüğüne bağlı olarak) yalnızca kültürel farklılıklar ve dil engelleri olmayacak, aynı zamanda istihdam ettiğiniz çeşitli nesillerden çalışanlarınız da olacaktır. İletişim söz konusu olduğunda her birinin farklı tercihleri ve beklentileri olacaktır, bu da şirketinizin aralarından seçim yapabileceği seçeneklere sahip olması gerektiği anlamına gelir. Her neslin ihtiyaçlarını anlamak, iletişimi uygun şekilde uyarlamanız ve engelleri önlemeniz için size güç verecektir.
2. Çalışanlarınızdan geri bildirim alın
Kuruluşunuzda kuşaklar ve kültürel farklılıklar olduğundan, bilgiyi etkili bir şekilde nasıl dağıtacağınızı bulmaya başlamanın bir yolu, çalışanlardan geri bildirim toplamaktır. Herkes anketlerinizi yanıtlamasa veya düşüncelerini paylaşmasa bile, iyi bir örneklem büyüklüğü elde ederseniz neleri daha iyi yapmanız gerektiğini veya neleri aynı şekilde sürdürmeniz gerektiğini kolayca analiz edebilirsiniz. Bununla birlikte şirketinizin başarılı olduğunu düşündüğünüz fakat aslında şirket içi sürtüşmelere neden olan noktaları fark etmek ya da tam aksine kötü gittiğini düşündüğünüz şeylerin aslında çalışanlarınıza iyi geldiğini görmek aydınlatıcı olabilir.
3. İletişimde tutarlılık sağlayın
Şirketinizde günlük olarak paylaşılan ve tartışılan çok sayıda mesaj, iletişim ve bilgi olsa da iletişim engellerini ortadan kaldırmaya yardımcı olan şey tutarlılıktır. Tutarlı iletişim, netleştirilmiş hedefler ve yaratılmış güveni sürdürebilir kılmanın olmazsa olmazıdır. Alıcıya gönderilen mesaj kuruluşun amaçları, programları ve politikaları ile bütünlük içinde olmalıdır.
4. İki yönlü bilgi paylaşımını teşvik edin
Şirket liderleri ve yöneticiler oldukça sık haber ve bilgi dağıtırlar. Dolayısıyla iletişim şirket çapında bir ihtiyaçtır ve bilgi, yukarıdan aşağıya ve alt seviyelerden yukarıya doğru akmalıdır.
Yalnızca yöneticiler ve yetkililer şirket içi çalışanlara ulaşıp onların ihtiyaçlarını karşılamamalı, aynı zamanda çalışanlar da kendi aralarında bilgi paylaşımları yapabilmelidir. Genel olarak, iletişime değer verildiği ve teşvik edildiği herkes tarafından anlaşılmalıdır.
5. İş arkadaşlarınızı anlamaya çalışın
İşyerindeki iletişim engellerinin çoğu karşı tarafı anlamadığımız için ortaya çıkıyor. İş arkadaşlarınızın bakış açılarını veya onların iş yerinde yaptığı işleri anlayamamak düzgün bir şekilde iletişim kurmamıza engel olur.
Başka bir departmandan birinin bir şey hakkında konuştuğunu duyup da o kişinin ne hakkında konuştuğunu anlamadığınız hiç oldu mu? Bunun olmasını önlemek için, tüm ekip üyelerinizin diğer ekiplerin ve iş arkadaşlarınızın ne yaptığı hakkında bir fikre sahip olduğundan emin olun. Böylece ekip üyeleriniz diğer ekiplerin iş yüklerini, görevlerini ve şirketinizdeki büyük plana nasıl uyduklarını daha iyi anlayacaklardır. Bunu, bir şirketteki tüm pozisyonlarınıza genel bir bakış içeren bir el kitabı oluşturarak veya yeni bir çalışan işe başlarken görevlerini kendisine tanıtarak yapabilirsiniz.
6. İletişim kanallarınızı çeşitlendirin
Ekibinizle yeterince iyi iletişim kuramadığınızı düşünüyorsanız, bu bir iletişim engeli sorunu olmayabilir. Belki de ekip üyeleriniz tercih ettiğiniz iletişim yöntemine alışık değildir.
Yakın zamana kadar e-posta, dünya çapında birçok şirkette iletişim kurmanın tercih edilen yoluydu. Faydalarının çoğuna rağmen zararları da vardı. Bu yüzden yeni araçlar yaratıldı: Video mesajlaşma uygulamaları, sesli arama uygulamaları, ekran paylaşım uygulamaları vb. gibi ekip sohbet uygulamaları.
Ekibiniz için var olan iletişim aracı işe yaramazsa başka bir şeyi kullanmayı deneyebilirsiniz. Örneğin, e-posta, hemen ilgilenilmesi gereken veya hızlı sorular soran görevlerle ilgili mesajlar için oldukça yavaş olabilir. Bunun yerine ekip sohbeti uygulamanızı kullanmak işinizi kolaylaştıracaktır.
7. Aktif dinlemeyi teşvik edin
Aktif dinleme, etkili iletişim becerilerinden biri olan dinlemeyi “etkin” kılan önemli iletişim elemanları arasında yer alır. Dinleme türlerinden biri olan aktif dinleme; dinleyicinin konuşmacıyla etkileşime girerek dinleme faaliyetini yerine getirmesi olarak tanımlanabilir. Aktif dinleme, dinleyicinin konuşmacıya geri yansıtma yapmasına ve böylelikle doğrulama, düzeltme ve açıklama yapmasına fırsat verir. Böylece bireyler arası samimi ve sıcak ilişkiler kurulmasına yardımcı olur.
8. Açık ve doğrudan iletişimi seçin
Etkili iletişimi teşvik eden işyeri kültürlerinin bu hedefe sahip olmayanlardan daha kolay yükselmesi şaşırtıcı olmamalıdır. Açık, dürüst ve doğrudan iletişimi kültürünüzün bir parçası haline getirin. Çalışanlarınızı nasıl aktif bir şekilde dinleyecekleri ve ihtiyaçlarını takım arkadaşlarına nasıl iletecekleri konusunda eğitin. Siz de iş yerinizde şu anda var olan iletişim engellerini düşünün ve bunları yıkın.
