Hem iş yaşantımızda hem de özel hayatımızda zamanın verimli ve etkili kullanılması bireylerin yaşam kalitesini belirleyen en önemli unsurlardan biridir. Eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’ın zaman yönetimi konusunda camiaya kazandırdığı Eisenhower Matrisi hakkında bilgi sahibi olmak için makalemizi okumaya devam edin.
Dwight D. Eisenhower 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yapmış bir isim olarak tanınıyor. Zaman yönetimi kendisi için oldukça önemliydi. İşleri yoluna koymak adına Eisenhower Matrisi denilen tekniği geliştirdi. Tekniğin temeli Eisenhower şöyle açıklıyor: “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.”
Şimdi detaylıca inceleyelim.
Eisenhower Matrisi Nedir?
Eisenhower Matrisi, işlerin aciliyet durumlarına göre sıralanmasını sağlayan bir tekniktir. Eisenhower tekniğiyle yapılması kritik işleri ya da erteleyebileceğin işleri görebilirsin. Bunun detayları 4 çeyrekten oluşur: Hemen yap, ne zaman yapılacağına karar ver, başkasına devret ve sonra yap. Bu bölümleri aşağıda detaylıca inceleyeceğiz.
Eisenhower Matrisi, sizin için önemli olduğunu düşündüğünüz işler üzerinde çalışmanızı sağlayan sağlam bir araçtır. Sizi neyin acil ve önemli olduğunu düşünmeye zorlar ve üretken bir düşünme modunda kalmanıza yardımcı olur.
Eisenhower Matrisi doğru olana odaklanarak, zaman kaybettiren faaliyetleri ortadan kaldırmanıza ve bir ömür boyu üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.
Eisenhower Matrisi Neleri İçerir?
Eisenhower Matrisi’ne göre gün içinde yapılacak işleri dört ayrı gruba ayırır.
- Acil ve Önemli
- Acil ve Önemli Değil
- Acil Değil ve Önemli
- Acil Değil ve Önemli Değil
1. Önemli ve Acil
Bu kategoriye giren görevleriniz birinci önceliklidir ve bir an önce bitirilmesi gerekir. Bu görevlerin genellikle 1 veya 2 gün içinde bitirilmesi gerekir. Planlamanızda bu görevleri ilk sıraya almalısınız ve zamanınızın önemli bir kısmını bu işlere ayırmalısınız. Hatta diğer kategorilere giren diğer işlerinizi bırakıp, bu kategorideki işleri yapmaya öncelik vermelisiniz.
Eisenhower Matrisi’ndeki Acil ve Önemli görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Müşterilerin acil bir problemle size gelmesi
- Ayrılan biri yerine projeyi devralmak
- Son dakika atanan yakın teslim tarihli işler
- 1-2 gün içinde hazırlanması gereken bir rapor
2. Önemli ve Acil Değil
Eisenhower Matrisi’ni oluştururken en özenli davranmanız gereken kategori bu kategoridir. Gelecekte olacak uzun vadeli planlarınızın dâhil olduğu sadece kendi isteklerinizden oluşan kategoridir. Bu kategoride de yapacağınız iş önemlidir ama daha yapacak zamanınız olduğu için işi planlayıp bu plana bağlı kalmanız yeterlidir.
Bu kategorideki işleriniz için yeterli zaman ayırdığınızdan emin olun. Ayrıca, beklenmedik durumlarla karşılaşma ihtimaliniz olabileceği için kendinize fazladan bir zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu şekilde, takviminize bağlı kalarak iş stresinden uzak kalma ihtimalinizi arttırabilirsiniz.
Eisenhower Matrisi’ndeki Önemli ve Acil değil görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Uzun vadeli görevleriniz için planlama yapma
- Networking oluşturma ve kişisel ilişkilerinizi düzenleme
- Spora başlama
3. Önemsiz ve Acil
Bu kategori önemli olmamasına rağmen hemen olması beklenen işler için geçerlidir. İş arkadaşınızın veya bir başka yakınınızın sizden rica ettiği işler için geçerlidir diyebiliriz. Yapmanız gerekir ama hayati değildir. Elinizden geliyorsa yapabilir ya da başkalarına devredebilirsiniz. Genellikle incelemeniz gereken e-postalar veya anlık gelen telefonlar da bu başlığa dâhil edilebilir.
Eisenhower Matrisi’ndeki Önemsiz ve Acil görevlere ilişkin birkaç örnek:
- E-postalara yanıt verme
- İş süreçleri için gereken rutin aramalar
- Bazı toplantılar
4. Önemsiz ve Acil Değil
Yaptığınız çalışmalara değer katmayan, herhangi bir katkısı olmayan işler bu kategoridedir. Bu işleri neden listenize dâhil ettiğinizi kendinize sorun ve mümkünse bu işleri yapacaklar listenizden kaldırın. Ayrıca siz istemediğiniz halde ve size bir katkısı olmadığı halde bazı arkadaşlarınız sizden bir şeyler yapmanızı bekleyebilir. Bu kişilere uygun bir dille ‘’hayır’’ diyebilir ve onlara neden hayır dediğiniz ile ilgili kısa bir açıklama yapabilirsiniz. İnsanlar koyduğunuz sınırlarınız konusunda net olduğunuzu fark ederlerse ileride sizden böyle işler için teklifte bulunmaktan kaçınacaklardır.
Eisenhower Matrisi’ndeki Önemsiz ve Acil olmayan görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Sosyal medyada zaman geçirme
- Gereksiz mailleri kontrol etme
- Gereksiz aramalar
Eisenhower Matrisi’nin Çeyrekleri
1. Hemen Yap
Hemen yap, Eisenhower Matrisi’nin ilk çeyreğini oluşturur ve önemli faaliyetleri içerir. Peki hangi görevlerin bu çeyrekte yer aldığını nasıl anlayabiliriz?
İşe önceliklerinizi analiz ederek başlamalı ve hemen yap ölçütlerine girip girmediğini kontrol etmelisiniz. Eğer görev 1 günde tamamlanabiliyorsa bu görevi acil olarak adlandırabiliriz.
Önceliklendirme yaparken faydalanabileceğiniz bir yaklaşım daha vardır. Bu da Mark Twain’in ‘’eat frog’’ ilkesidir. Bu yaklaşım en acil aktivitelerinizi uyanır uyanmaz yapmanızı önerir.
Bununla ilgili bir örnek verecek olursak, diyelim ki bir içerik stratejisi hazırlayıp, raporu yöneticine göndermeniz gerekiyor. Bugün cumartesi ve son teslim tarihi pazartesi. Bu iş kesinlikle acildir.
2. Ne Zaman Yapılacağına Karar Ver
Eisenhower Matrisi’nin ikinci çeyreği “Karar ver” bölümüdür. Bu kategorideki işler önemlidir fakat acil değildir. Genelde son teslim tarihi olmayan, uzun vadeli görevlerdir. Bu görevler için meditasyon yapma, ders çalışma, aileyle zaman geçirme veya kısa egzersizler yapmak örnek gösterilebilir.
“Karar ver” kategorisindeki görevlerini ileriki bir zamana planlayabilirsin. Örneğin; sağlığın için spor yapmalısın ama bunu zamanlara bölerek yapabilirsin. Bu kategorideki etkinlikler “Yap” veya “Acil” olarak listelenmeden yapılmalıdır.
3. Başkasına Devret
Eisenhower Matrisi’nin üçüncü çeyreği delege etmek, yani görevi başkasına devretmektir. Bu kategorideki görevler senin için önemi olmayan ama başkaları için acil sınıfına giren görevlerdir. Bu noktada ekip çalışmasını devreye sokmalısınız. Buradaki görevler aslında sizin de yapabileceğiniz görevlerdir fakat sizin yerinize başkasını görevlendirmek bu kategoride daha mantıklıdır. Görevlerinizi devrettiğinizde diğer ilk iki kategorideki işlerinize daha fazla zaman ayırabileceksiniz.
Fakat bu noktada yetki verdiğiniz ve delege ettiğiniz görevleri takip etmelisiniz. Görev hakkında bilgiyi mail üzerinden veya telefon üzerinden bilgi alabilirsiniz. Eğer takip etmek için bir sistem kurmazsanız işleri başkasına devretmeniz sizin için zaman kaybı olabilir.
4. Sonra Yap
Çeyreklerin sonuncusu olan sonra yap bölümünde verimliliği en çok öldüren görevler yer alır. Bunlar sizin hayatınızda etkisi olmayan görevlerdir ve sizin için daha iyi olan bu görevleri listenizden silmektir. Sürekli telefonu kontrol etmek, sosyal medyada fazla vakit geçirmek veya bilgisayar oyunları oynamak bu kategoride sayılabilir.
Hayatta başarılı olduğunu düşündüğümüz insanlar kendileri için zaman kaybı olabilecek görevleri listelerinden kaldırmayı seçerler. Ya da bir görev için uygun başka bir kişiyi görevlendirmeyi de bilirler.
Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?
Eğer bu tekniği ilke defa kullanacaksanız, Eisenhower Matrisi’nin kullanımı size biraz zor gelebilir ama aşağıdaki birkaç basit adımı takip ederek bu tekniği kullanmayı kolayca öğrenebilirsiniz.
1. Kendi önceliklerinizi sıralayın.
Bir gün içerisinde gerçekleştirmeniz gereken tüm görevlerinizi sıralarını önemsemeden rastgele bir kenara yazın. Sonra bunları aciliyet ve önem sırasına göre sınıflandırın. Bu sizi ileride ne olacağı konusunda net bir şekilde yönlendirecek ve zamanınızı nasıl yönettiğinizi büyük ölçüde etkileyecektir. Buradaki püf nokta, günün farklı saatlerini her iki taahhüt türü için ayırmak ve bunun sizin için nasıl çalıştığını görmek olabilir.
Hızlı aksiyon almanızı gerektiren herhangi bir aktiviteyi belirledikten sonra o gün o görevi yerine getirmediğiniz zaman ortaya çıkabilecek ciddi sonuçları da bir görev olarak düşünün.
2. Önceliklerinizi değeri tanımlayın.
Bir sonraki adım belirlediğiniz önceliklerin önemini ve hangisinin işinizi veya şirketinizi en çok etkilediğini belirlemektir. Derinlemesine incelemeden hangi işin diğerlerinden daha önemli olduğunu tahmin edebilirsiniz.
Ayrıca görevinizin diğer çalışanları ve şirket müşterilerini nasıl etkilediğini gözlemlediğinizde de işinize vermeniz gereken değeri tahmin edebilirsiniz. Kısaca, bir görevin insan ve şirket üzerindeki etkisi ne kadar fazlaysa vermeniz gereken öncelik de o kadar fazladır.
3. En zor görevi tamamlayarak aradan çıkartın.
Bir işi ertelemek tembellik değildir, aslında o işi yapmaktan kaçınmaktır. Yapmak istemediğiniz görevlerden kaçınmak bir gerçektir.
Bu noktada yöntem gayet basit. Öncelikle sizi korkutan ve sizin için çok zor olduğunu düşündüğünüz işlerinizi bitirin. Bu sayede, erteleme sonucu sürece üzerinizde oluşan baskı ortadan kalkacaktır.
4. Sizin için önemli olanı belirleyin.
Bir yaşam döngüsünün içinde olduğunuz sürece, her zaman hedeflerinize zıt olabilecek farklı seçeneklerle karşılaşabilirsiniz. Örneğin; aşırı seyahat gerektiren bir iş teklifi aldıysanız, bu tercih kişisel ilişkilerinizden uzaklaşmanıza sebep olacaktır. Eğer planlarınızı önceliklendirme bilincinde olan biri değilseniz, aileniz önceliğiniz olsa bile bu işi kabul edebilirsiniz.
Bu yüzden, sizin için neyin önemli olduğunu önceden belirlemek ve kazanç veya zevk için bu önemli şeylerden taviz vermemeye çalışmak daha anlamlı olacaktır.
5. Hiçbir işinizin olmadığı zamanlar belirleyin.
YouTube CEO’su Susan Wojcicki kendine, maillerini 18:00-23:00 arasında kontrol etmemek gibi bir kural koymuştur. CNN Business raporuna göre, Wojcicki Google’a yeni başladığında doğum izni talep eden ilk kadın ve Youtube’un CEO’su olmasına rağmen ailesiyle birlikte vakit geçirmeye, akşamları birlikte yemek yemeye önem veren bir kadındır.
Yani işimiz dışındaki ilişkilerimize ve ilgi alanlarımıza da zaman ayırmak tabii ki mümkündür. Bunun için kendinize görevsiz bir zaman ayırmanız gerekiyor. Bu yaklaşım, bir sonraki görev için size enerji kazandıracaktır. Ayrıca, normal çalışma alanında olmadığınız için iç gözlem yapabilmek adına da bir fırsatınız olacaktır.
6. Durmanız gereken yeri belirleyin.
Bazen listenizdeki her görevi gün sonunda bitirmiş olacaksınız. İş yüküne öncelik verip tahminleri değerlendirdikten sonra kalan görevleri öncelik listenizden kaldırın ve sadece en acil ve önemli görevlerinize odaklanın.
Önceliklendirme yapmak işinizde başarılı olmak için tek başına yeterli değildir. Ailenize ve kişisel hayatınızdaki önemli ilişkilerinize zaman ayırdığınıza emin olun. Bir işe başlamak ve zaman bulmak bazen zor olabilir ama bu matrisi kullandıkça daha verimli olduğunu ve zamanınızı sizin için önemli şeylere bölebildiğinizi zamanla fark edeceksiniz.
