Değişim Yönetimi

Organizasyonlar sürekli bir değişim halindedirler. Bu değişimler, ister günlük operasyon ile ilgili küçük değişimler, ister daha büyük ve birimlerin değişimiyle ilgili yeniden yapılanma süreçleri, ve hatta isterse şirket birleşmesi seviyesindeki büyük çaplı değişimler olabilir. Yine de bu değişimlerin hepsi uzun vadeli kurumsal başarı için gerekli ve önemlidir. Ancak, bu değişimlerin önemi ve gerekliliği kadar, değişime olan adaptasyon süreci de önemlidir. Değişime adapte olamayan birey veya şirketlerin, günümüz iş yaşamındaki çetin rekabet ortamında varlıklarını sürdürebilmeleri imkansız olmaktaddır. Örgütsel yapıdaki bireyler değişimlere ayak uyduramadıklarında, kurum içerisinde problemler çıkabilmekte ve süreç aksayabilmektedir. Bu aşamada liderlere oldukça büyük görevler düşmektedir. Değişimin yönetilmesi için yöneticiler liderlik bilgilerini ve duygusal zekalarını kullanarak ekibi değişime adapte etmelidir. Personeller istemeden de olsa değişime ayak uydurmayı reddettiğinde, lider ve organizasyon tarafından doğru ve sistematik bir şekilde desteklenerek adaptasyon sürecini sorunsuz bir şekilde atlatma imkanı bulur.

Değişim yönetimi nedir sorusunun cevabını verdikten sonra, değişim yönetiminin ayrıntılarına girebiliriz. Değişim sürecini yönetecek liderler, uygun motivasyona ve rehberlik etme yeteneğine sahip yöneticiler arasından seçilmelidir. Bu yönetici veya yöneticilerin; yenilikçi, vizyoner bakış açısına sahip, analitik düşünebilen, duygusal zeka yetkinliklerini ustaca kullanabilen kapsayıcı ve bütünleyici bir karaktere sahip olması önemli bir yer tutar. Bunun sebebi, değişim yönetiminin rehberi olarak lidere bu süreçte yüklenen sorumluluklardır. Bu sorumluluklar şu şekilde belirtilebilir:

• Planlama: Değişim süreci boyunca, çalışanların iş temposunun ve günlük hayatlarının nasıl etkileneceğini öngörmek; bunlara dair notlar alıp planlamalar yapmak
• Hedef koyma: Çalışanların değişim süreci boyunca kazanacağı nitelikleri tanımlamak ve sınırlandırmak
• Uygulama: Çalışanların değişime daha kolay şekilde adapte olabilmesi için düzenlenebilecek eğitim ve etkinlikleri ayarlayarak bir uygulama takvimi oluşturmak

Değişim yönetimini planlama veya uygulama sürecinde, liderlerin dikkat etmesi gereken birtakım noktalar bulunmaktadır. Bu noktalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Çalışanlarınızın duygularını anlamak bu süreçte çok önemlidir. Onlara biraz sabır ve anlayış gösterin.
• Kaygı ve korku duyguları değişimi bloklar bu duyguları anlamak ve bu duyguları heyecana ve cesarete dönüştürmek için süreci yönetin.
• Değişim sürecinde verilecek mesajları oluşturulurken dikkatli olun. Eğer takımda süreci yönetecek birden fazla lider varsa, hepsinin mesajı aynı şekilde anladığından emin olunmalıdır.
• Takım üyeleriyle iletişim halinde olun. Böylece, süreç boyunca alınan kararlarda kendilerini değersiz olarak hissetmesine engel olursunuz.
• Bilgi veya haberleri takımınızdan gizlemeyin, allayıp pullamayın ya da iletimini geciktirmeyin.
• İnsanların nabzını yoklamak için sık sık ofisten dışarı çıkıp onların yanına gidin. Onlara süreç hakkındaki görüşlerini ve varsa önerilerini sormayı ihmal etmeyin.
• İyi bir dinleyici olun. Zamanınızın %30’undan fazlasını konuşarak geçiriyorsanız, dinlemiyorsunuz demektir. Takımınızdaki bireylerin fikirlerini dinlemek için zaman ayırın.
• Şirketin sürece dair vizyonunu açık ve net bir şekilde anlatmaya dikkat edin. Takımınızdaki herkesin kendi rolünü ve sürece kattığı değeri anlamasını sağlayın.

Değişim yönetimi nedir sorusunun cevabını bilen liderler, yapacakları değişimin öneminin de farkında olurlar. Organizasyonlardaki değişim, onları ilerletmeye ve geliştirmeye yönelik olduğu için önemlidir. Bu gelişmeler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Şirketin Değerini Artırmak: Daha yüksek hedeflere ulaşmak için kurumlar değişim yönetimi sürecini başlatabilirler. Bu hedefler nakit akışını iyileştirmek, dış kaynaklarla ticari ilişkilere girmek, personelin performansını artırma yoluna gitmek ve şirkete değer katmayan unsurları elemek gibi unsurlardan oluşur.
• Tasarruf Çözümleri Geliştirmek: Şirketin elde ettiği kâr kadar, yaptığı tasarruflar da önemlidir. Gelir gider oranını ayarlamak için değişime gidilebilir ve bu konuda değişim yönetimine gerek duyulur.
• Personel Niteliğini Artırmak: Organizasyonda yer alan çalışanların yetkinliğini geliştirmek için önemlidir.
• Süreç Değişimine Girmek: Kurumun çevresel faktörlerden etkilenmesi durumunda değişim yönetimine başvurulabilmektedir.

Değişim sürecindeki problem, değişimi planlayıp uygulamaktan çok şirketteki bireylerin bu değişime gösterdikleri dirençten kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, değişim yönetimindeki en önemli unsur bireyleri bu değişime adapte etmektir. Adaptasyon sürecinde karşılaşılan birtakım zorluklara:

• Değişimin getireceği yeniliklerden korkmak,
• Mükemmeliyetçilikten dolayı başarısız olma korkusu yaşamak,
• Rakiplerin gerisinde kalma endişesi yaşamak,
• Kontrolün kaybedilmesinden korkmak,
• Yardım bulamamak,
• Tek başına kalma endişesi yaşamak,
• Zaman yönetimi yapamamak veya yeterli zaman bulamamak, ve
• Değişimi anlayamamak veya benimseyememek örnek verilebilir.

Değişim yönetimi nedir bilen ve değişimi yönetecek yetkinliklere sahip olan liderler, bu tür zorlukları öngörerek önceden önlemler almalı ve yedek planlar hazırlamalıdır.

• Görsel materyal ve video destekli sunum, anlatım, soru-cevap, uygulama, paylaşım, küçük ve büyük grup çalışmaları, örnekleme, vaka çalışması, eğitim öncesi ve sonrası destekleyici okuma, izleme ve paylaşımı.
• Eğitimlerimizi sınıf içi ve online platform olarak ayrı dinamiklerle tasarlıyor ve sunuyoruz.
• Online platformda her bir seansı 75 dakika olarak hesaplıyoruz. Seanslar arasında “ara” vermeyi önemsiyoruz.
• Sınıf içerisinde fiziksel olarak sunduğumuz eğitim materyallerini online olarak kuruma özel şifreli klasör ile katılımcılarımızla paylaşıyoruz.
• Firma tarafından talep edildiğinde online eğitimlerde de baskılı olarak malzemeleri sunabiliyoruz.
• Eğitim sürecimiz, talep edildiği takdirde kurumunuzun ihtiyaç ve yetkinliklerine göre tasarlayabiliyor ve operasyon süreçlerinize göre kurgulayabiliyoruz.