Günümüz iş hayatında etkili iletişim, ekiplerin başarısı için oldukça kritiktir. İster bireysel olsun ister ekip çalışması olsun iletişim kurmak insan faktörünün bulunduğu her iş grubunda temel gereksinim sayılmaktadır. Liderler ve kurumsal şirketlerin son dönemde etkin iletişim eğitimi için ayırdıkları bütçe de gün geçtikçe artış göstermektedir. Ekip içi iletişim ne kadar başarılı olursa, bu durum takımın büyümesi için o kadar faydalı olacaktır.
Ekip İçi İletişimde Yapılan Hatalar
Mükemmel iç iletişim uygulamalarını hayata geçirme yolunda yapılabilecek bir dizi yaygın hata vardır.
1. Geleneksel iletişim hiyerarşileri
Bilginin üst yönetimden ön saflardaki personele aktığı geleneksel iletişim modeli birçok sorun yaratır. Yavaş bilgi dağıtımı, kayıp bilgi ve yanlış yerleştirilmiş veriler yaygın sorunlardır.
2. Amaç ve hedeflerin eksikliği
Gerçekten açık görünebilir, ancak ekip içi iletişim kurmadan önce net amaç ve hedeflere sahip olmamak etkili olmayan sonuçlar yaratacaktır. Ne elde etmek istediğinizi bilmiyorsanız onu başaramazsınız.
3. Aşırı bilgi yüklemesi
Personeli sürekli bilgi bombardımanına tutmak ters etki yapabilir. Çok fazla içerik varsa onu özümsemek şöyle dursun okumaya bile zamanları olmayacaktır. Karmaşık bilgilerin analiz edilmesi ve ardından harekete geçilmesi çok uzun sürebilir. Ayrıca ekip içi iletişim kanallarınızı dikkatli bir şekilde seçmeli ve gerçekten görmesi gereken çalışanlara göndermelisiniz.
4. Jargon kullanma
Çok fazla jargon içeren içerik, en iyi ve en kötü ihtimalle anlaşılmaz olabilir. İletişimleriniz açık ve özlü bir şekilde yazılmalı ve mümkün olduğunca kolay anlaşılır olmalıdır. Örneğin; insanlara işte hatalardan nasıl kaçınacaklarını anlatmak istiyorsanız ne söylediğinizi anlamazlarsa başarı şansınız çok az olacaktır.
5. Geri bildirim istememek
Etkili iletişim iki yönlü bir yoldur. Yalnızca doğru mesajı göndermeniz değil aynı zamanda izleyiciler tarafından alınıp alınmadığını da bilmeniz gerekir. İnsanların anlayıp anlamadığını bilmiyorsanız ekip içi iletişim kampanyanızın etkinliğini nasıl ölçebilirsiniz?
6. Mesajınızı tekrarlamamak
Bazen mesajı iletmek için hikayenizi tekrar tekrar anlatmanız gerekir. İletişimde tekrar en iyi uygulamadır ve bu, bilgiyi devam ettirmek ve etkileşimi en üst düzeye çıkarmak için hikayenizi farklı şekillerde anlatmak için birden fazla kanal kullanmanız gerekebileceği anlamına gelir.
7. Proaktif olmamak
Önemli haberleri veya girişimleri duyururken ön ayak olmanız gerekir: eğer personeliniz iletişim ekibinden haber almadan önce bilgiyi başka kaynaklardan duyuyorsa o zaman çok geç kalmışsınız demektir. Taklit ederek mesajlaşmanızın kontrolünü kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve kaçınılmaz yanlış bilgileri ele alırken proaktif olmak yerine reaktif olmanız gerekir.
8. Görünmez olmak
Yaygın bir ekip içi iletişim hatası hiç iletişim kurmamaktır! Bazı kuruluşlar, çalışanları ile herhangi bir bilgiyi paylaşmakta yetersizdir. Diğer zamanlarda, kuruluşlar insanlara acil sorunlar, değişiklikler veya diğer önemli haberler hakkında bilgi vermekte başarısız olurlar. Kuruluştan resmi bir haber olmadığında insanlar genellikle sessizliği başka sorunlara yol açabilecek varsayımlarla doldururlar. Ve daha sonra dezenformasyonla uğraşmak zorunda kalırsınız.
9. Dürüst olmamak
Çalışanlara söylemek istemediğiniz bazı kötü haberleriniz olabilir ancak bu konuda yalan söylemek ya da örtbas etmek, çözeceğinden daha fazla soruna yol açacaktır. Açık, şeffaf ve hesap verebilir olmak önemlidir. Gerçeğe karşı şeffaf olmamak, yapabileceğiniz en büyük iletişim hatalarından biridir: Çalışanlarınızın güvenini kaybedersiniz ve asla geri kazanamayabilirsiniz.
10. Mesajınızda tutarlılık eksikliği
Farklı insanlarla iletişim kurduğunuzda ve/veya birden çok kanal kullandığınızda, çalışanlarınıza birleşik, tutarlı bir mesaj göndermeniz çok önemlidir. Bu, ne yazık ki çok yaygın olarak kullanılan bir iletişim biçimidir. Farklı insanlar farklı şeyler söylüyorsa veya farklı yerlerde çelişkili bilgiler varsa bu durum kafa karışıklığına neden olacak ve iş yerinde hatalara yol açabilecektir.
İş Yaşamında Etkili İletişim
İş dünyasında ekip içi iletişim yöntemlerinin önemini anlamak, bir şirketin başarısı için çok önemlidir. İletişim ister sözlü ister yazılı olsun, bilgiyi nasıl paylaştığımız sürecidir. Daha iyi ekip içi iletişim kurmayı öğrenmek, iş performansını iyileştirebilir ve kariyerinizi ilerletebilir. Bu yazıda iş dünyasında iletişimin neden önemli olduğunu ve iş iletişim becerilerinizi nasıl geliştirebileceğinizi tartışıyoruz.
İş iletişimi birkaç farklı biçimde gelir ve konuşmayla sınırlı değildir. Şirketler, çok çeşitli insanlarla ve diğer işletmelerle çalışarak onları çeşitli ortamlarda iletişim kurmaya teşvik eder. Etkili olması için iletişim yöntemi ne olursa olsun mesajın tonuna ve netliğine özen gösterilir.
Dört standart iş iletişimi yöntemi vardır:
- Sözlü iletişim, bir fikri iletmek veya bir fikri söylemek için sesinizin kullanılmasıdır. Örnekler arasında sanal toplantılar, telefon görüşmeleri ve yüz yüze görüşmeler sayılabilir.
- Görsel iletişim, bir fikri netleştirmek için görüntülerin veya grafiklerin kullanılmasıdır. Örnekler çizelgeleri, haritaları, bilgi grafiklerini ve videoları içerir.
- Sözsüz iletişim, davranış yoluyla gönderdiğimiz ve aldığımız mesajdır. Örnekler arasında beden dili, jestler ve yüz ifadeleri sayılabilir.
- Yazılı iletişim, basılı veya dijital medya aracılığıyla sunduğumuz iletişimdir. Örnekler e-postaları, mektupları, notları, raporları ve diğer belgeleri içerir.
Ekip İçi Etkili İletişim Süreci
Öncelikle şunu hatırlayalım ki; ekip içi iletişim, işteş bir eylemden doğar. Yalnızca iletmek, talimat veya emir vermek, görev tanımlamak ya da rapor sunmaktan ibaret değildir. Bundan 30-40 yıl önce şirketler, geleneksel organizasyon yapıları ile çalışmanın, iş yapış biçimindeki problemlerin çözülmesi açısından yetersiz kaldığını fark ettiler. 1970-1980’li yıllarda, Japonya’daki Toyota, Volvo gibi şirketlerin öncülüğünde büyük firmalar, kendi içlerinde takım çalışması tekniklerini uygulamaya başladılar. Firma içerisinde alt, üst, yetki, otorite, çalışma kuralları bakımından yepyeni bir yapılanmayı gerektiren takım çalışması, yıllar içerisinde hukuk sektörü dahil olmak üzere birçok sektörde bilfiil uygulanmaya başladı. Daha sonra dijitalleşme çağı geldi ve takım çalışması bu çağda yepyeni bir anlam kazandı.
Ekip İçi İletişim Nasıl Geliştirilir?
Ekip içi iletişim becerilerini geliştirmek biraz pratik ve düşünceli olmayı gerektirir. Daha iyi bir iletişimci olmak için aşağıdaki tekniklerden birini veya birkaçını deneyin:
1. Dinleme alıştırması yapın
Aktif dinleme teknikleri uygulayın ve söylenenlere tam olarak odaklanmak için iç sesinizi dinelemeye ara verin. Duyduklarınızı tekrarlayın, ancak anladığınızı göstermek için farklı şekilde ifade edin. Konuşmacıların konuşurken meşgul olduğunuzu bilmelerini sağlamak için olumlu beden dili, yüz ifadeleri ve jestler gibi sözlü olmayan ekip içi iletişim teknikleri kullanmayı düşünün.
2. Yüzler ve isimler için hafızanızı geliştirin
Başka bir kişinin adını hatırlayabilmek, işyerindeki iş arkadaşları, amirler ve müşterilerle daha iyi bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir. İsimleri yüzlerle eşleştirmek için zaman ayırın ve hafızanızı güçlendirmenin yollarını bulun. Memleketi veya en sevdiği yemek gibi her kişi hakkında bir gerçeği keşfedin. Zihinsel ya da fiziksel olarak not alın.
3. Bir eğitime katılın
Bu konuda uzman bir kurumdan ekip içi iletişim eğitimi almayı düşünün. Çevrimiçi sınıflar ayrıca kendi öğrenme programınızı belirlemenize izin verebilir ve çeşitli iletişim tarzlarında farklı eğitimler sunabilir. Bir iş arkadaşınızı katılmaya davet edin ve birbirinizle becerilerinizi geliştirin.
Ayrıca yöneticilerinizden bir iletişim eğitimi düzenlemesini veya bu becerilere de odaklanan bir ekip oluşturma alıştırması planlamasını isteyebilirsiniz. Bu adım, iş yerinizde iş birliğini ve çatışma çözümünü geliştirmek için ekip içi iletişim becerilerinizi ve iş arkadaşınızın becerilerini geliştirmeye olan bağlılığınızı gösterebilir.
4. Motivasyon seminerlerine katılın
Motivasyonel konuşmacılar nasıl iletişim kuracaklarını bilirler. Bir seminere katılın ve konuşmacının kullandığı olumlu dil hakkında notlar alın. Beden dillerini, göz temasını, eşlik eden görselleri ve mesajın tutarlılığını ve/veya tekrarını not edin. Ardından bu teknikleri uygulayın. Bir aynanın önünde durun ve kendi motivasyon konuşmanızı yapın. Bir sonraki toplantınızda bir müşteriyle konuşurken veya bir sunum yaparken de bu teknikleri kullanmaya çalışabilirsiniz. Bu sayede ekip içi iletişim becerilerinizi de geliştirmiş olursunuz.
5. Teknolojiyi kullanın
Günümüz teknolojisi, iletişimi daha hızlı ve daha etkili hale getiriyor. Hız ve verimlilikle iletişim kurmanıza olanak tanıyan bir şirket interneti veya paylaşılan platformlar kullanmayı düşünün. Çalışanları birbirlerinin ilerlemesinden haberdar edebilecek ve bir proje boyunca rehberlik sağlayabilecek iş birliği programlarını entegre edin.
Ayrıca sizin ve ekibinizin herhangi bir biçimde etkili bir şekilde ekip içi iletişim kurabilmenizi sağlamak için anlık ileti, e-posta ve özel iş birliği yazılımı aracılığıyla dijital iletişim için en iyi uygulamalar konusunda eğitim almayı düşünün.
Ekip İçi İletişimi Doğru Yönetmek İçin İpuçları
Etkili ekip içi iletişimin öneminden de bahsettiğimize göre şimdi size, iş hayatında etkili ve sağlıklı iletişim kurmak için gereken ipuçlarını vereceğiz.
- Saygıyı elden bırakmayın.
- Farklı iletişim stilleri ve beyin tarzlarıyla iletişim yöntemleri geliştirin.
- Beden dilinize dikkat edin.
- Öfkenizi yönlendirmek için daima çabalayın. Öfkeli anlarınızda hemen iletişim kurmamak, meşguliyetinizi başka bir şeye yöneltmek faydalı olacaktır.
- Samimi olun, ama her zaman karşı tarafa ve kendinize alan tanıyın.
- Kendinizi bu konuda profesyonel olarak geliştirmek için etkin iletişim eğitimi alın.
