İşlerinizin tamamlanmasının sadece birkaç saat süreceğini bilmenize rağmen son dakikaya kadar ertelediğiniz oldu mu? Buna en iyi tabirle erteleme ama aynı zamanda eylem halindeki Parkinson Yasası denir. Ya görevi daha yavaş tamamlamak için zaman yönetiminizi geliştirirsiniz ya da işi erteler ve teslim tarihinden hemen önce tamamlarsınız.
Ne yazık ki, teslim tarihleri her zaman üretkenliğimizi artırmaz ancak Parkinson Yasası’nı anlamak ve üstesinden gelmenin yollarını bulmak bunu sağlayabilir. Bu kılavuzda, Parkinson Yasası’nın nasıl çalıştığını açıklayacağız ve işinizi daha kısa sürede bitirmeniz için bazı ipuçları vereceğiz.
Parkinson Yasası Nedir?
Parkinson Yasası, çalışmanızın tamamlanması için ayrılan süreyi dolduracak şekilde genişleyeceği fikridir. Bu yasa, son teslim tarihleri arasında hokkabazlık yaparken veya projeleri yönetirken devreye girebilir. Başka bir deyişle, görevin gelişimi stresli ve göz korkutucu hale geldiğinden, onu tamamlamak için daha fazla zaman verildiğinde işleri tamamlamak daha zor hale gelir.
Yasa, terim olarak ilk defa Cyril Northcote Parkinson tarafından 1955’te “The Economist” için yazdığı mizahi bir makalede öne sürüldü. Bir gündeki tek görevi bir kartpostal göndermek olan bir kadının hikâyesini paylaşıyor – meşgul bir insanın yaklaşık üç dakikasını alacağı bir görev. Ancak kadın kartı bulmak için bir saat, gözlüklerini aramak için yarım saat daha, kartı yazmak için 90 dakika, posta kutusuna yürürken şemsiye alıp almayacağına karar vermek için 20 dakika harcıyor.
Daha güncel olan bir örneğe bakalım. Yapılan bir hatayı düzeltmek için ekibinizin 1 haftası var diyelim. Gerçekçi olmak gerekirse, bu görev aslında sadece birkaç saat sürmelidir.
Ancak, önünüzde fazlasıyla zamanınız olduğunu bildiğiniz için, projenin kapsamı genişler. Bu hataya bakarken, birkaç ilgili sorunu da kontrol etmeye karar veriyorsunuz. Bu saptırmalar sonuçta yararlı olduğunu kanıtlasa da, sizi hata düzeltmesini ele alma hedefinize ulaşmaya daha fazla yaklaştırmazlar.
Nihayetinde, gerçekten basit bir girişim olması gereken şey, aslında iki haftanın tamamlanmasını gerektiren bir şey haline gelir. Parkinson Yasası iş başındadır.
Parkinson Yasaları ve Örnekleri
Bu yasanın ilk kuralı, toplam iş miktarına verilen süre ne ise o zaman içerisinde olacağı belirtilir. Örnek vermek gerekirse, öğrencilere verilen ödevin teslim tarihi hangi gün ise ödev, verilen tarihin sonunda bitecektir.
İkincisi ise insan faaliyetinin küresel olarak adlandırabileceğimiz yönleriyle alakalıdır. Örneğin, kişinin maaşı zam yapılarak 10.000 lira oldu ise harcaması da bu artış ile doğru orantılı olarak artacaktır. Yani, kişinin geliri artar ise gideri de dolaylı yoldan artacaktır.
Üçüncü yasa ise kişinin ilerlemesi ve hayatında daha iyi bir konuma gelmesi söz konusu olduğunda ardından bir düşüş olma ihtimali beklenmelidir.
Parkinson, her şeyin kötü tarafına odaklanmaz aksine bu yasaların kişiyi daha yükseğe erişebilmesi için aşılması gereken çabaya odaklanır.
Temel üç yasaya ek olarak, Parkinson başka yasalarla da tanınır.
Diğer Parkinson Yasası Örnekleri
Gecikme Yasası: Başarısızlığın en büyük göstergesi ertelemedir.
Bin Kanunu: Kadrosu binden fazla kişiye ulaşan herhangi bir kuruluş kendi kendine yeterlidir.
Telefon Kanunu: Bir telefon görüşmesinin ne kadar etkili olduğu, ne kadar zaman harcandığıyla ters orantılıdır.
Bayan Parkinson Yasası: Cyril Parkinson’un karısı da bir yasa çıkardı. Ev işleri sayesinde yaratılan sıcaklığın insanı büyütme ve bunaltma eğiliminde olduğunu söylemektedir ve bu sıcaklık ancak ondan daha soğukkanlı birine aktarılabilir.
Bu yasa, bürokratik organizasyonlar için yapılmış olsa da; modern şirketlere, özellikle az çok karmaşık hiyerarşilere sahip olanlara uygulanabilir. Parkinson Yasası’nın ilginç etkisini göz önünde bulundurarak, kişisel üretkenliğinizi de artırabilirsiniz.
Parkinson Yasası’nın Üstesinden Gelmek
Yasanın üstesinden gelmek ve zamanınızı daha iyi kullanmak için belirli stratejiler kullanabilirsiniz. İşinizin zamanınızı dolduracak şekilde genişlemesine izin vermeyi bıraktığınızda, görevlerinizi daha hızlı bitirebilir ve kalan zamanınızı rahatlamak veya diğer görevlere geçmek için kullanabilirsiniz.
1. Motivasyonunuzu net bir şekilde belirtin
Patronunuzun sizden dev bir dosya yığınını alfabetik sıraya dizmenizi istediğini hayal edin. Dosyaların ne olduğu, önemli olup olmadıkları veya neden alfabetik sıralanmaları gerektiği hakkında hiçbir fikriniz yok. Bu dosyaları hemen ele almak için ne kadar motive olabilirsiniz? Pek motive olamazsınız değil mi? Bunun nedeni, görevle ilgili net bir önemin veya etkinin olmaması ve araştırmaların, çalışmalarının büyük resme nasıl uyduğunu anlayan ekiplerin daha etkili olduğunu göstermesidir.
Grup projenizin başlangıcında, Parkinson Yasası’nın üstesinden gelmek için ekibinize aşağıdaki maddeler açıkça belirtilmelidir:
- Bu projenin değeri ve vizyonu nedir?
- Bu proje ekibiniz ve kuruluşunuz için neden mantıklı ve gereklidir?
Bu maddeler etrafında uyum sağlamak, ekip üyelerine çalışmalarının etkisini görme gücü verir, bu da ekibin motivasyonunu ve kendilerine atanan görevler ve kilometre taşları üzerinde sahiplik duygularını ateşler.
2. Rolleri ve sorumlulukları netleştirin
Bu yasanın üstesinden gelmek için, ekibinizdeki kişilerin hangi rollere uygun olduğunu belirlemeniz önemlidir.
Grup çalışması için verimli bir çerçeve olan DACI çerçevesini kullanabilirsiniz.
“DACI” şu anlama gelir:
- D = Sürücü kişi. Paydaşları bir araya getirmekten, gerekli tüm bilgileri toplamaktan ve kararlaştırılan tarihe kadar bir karar almaktan sorumlu kişiye denir.
- A = Onaylayan kişi,
- C = Katkıda bulunanlar. Kararı etkileyebilecek bilgi veya uzmanlığa sahip olanlar,
- I = Bilgi veren,
Ekip üyelerine rollerinin nasıl uyduğunu göstermek için DACI kullanmak, kendilerine verilen sorumluluklar adına faydalı ve verimli olacaktır. Aynı zamanda ekip arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklar konusunda geri bildirim sağlar ve kişilerin beklentilerini düzene koymak için yardımcı olur.
Son sözü söyleyeceğini belirler ve projelerin genişlemesine ve uzamasına neden olan düzenlemeler ve öneriler hakkında ileri geri birçok şeyi ortadan kaldırır.
3. Neyin kapsam içinde olduğunu veya olmadığını anlayın
Proje başlangıcında, ekibiniz ile projenin kapsamı içinde olacak şeyler konusunda kesin olarak anlaşmanız gerekir. Bu sayede ekibinizin Parkinson Yasası’nı engellemesi için donanımlı hale getirmiş olursunuz.
Proje boyunca yeni bir istek veya öneri geldiğinde bunun kapsam dışı olduğunu hatırlatarak daha verimli bir çalışma programı elde etmiş olursunuz.
4. Zaman çizelgenizi ayarlayın
Bu yasanın üstesinden gelmek adına zaman çizelgesi ayarlamak, proje başlangıcının son adımı olarak karşımıza çıkar.
Son teslim tarihlerinizi aylar yerine gün olarak belirleyin. Bir çalışma, bu aciliyet faktörünü artırabilecek küçük bir zihinsel değişim olduğunu gösterdi.
Zaman çizelgenizin ana hatlarını belirlerken, proje içinde meydana gelen kilometre taşlarını ve son teslim tarihlerini belirlemelisiniz. Bu, daha büyük projeyi daha yönetilebilir hale getirir ve işe başlamak için daha yüksek bir aciliyet duygusu aşılar. Projenin bitiş tarihi hızla yaklaşmasa bile, ilk görev için son tarih kesinlikle öyledir. Ayrıca bu, ekibin projede anlamlı bir ivme kazandığını hissetmesini sağlar ve bu oldukça motive edicidir.
5. İşinizi stratejik olarak planlayın
İşinizi önceden stratejik olarak planladığınızda, erteleme olasılığınız azalır ve verimli bir şekilde çalışma olasılığınız artar. Bir plan oluşturmak, zamanınızı yönetmenize, görevlerin ne kadar süreceğini değerlendirmenize ve buna göre planlama yapmanıza yardımcı olabilir.
Planınızda şunları açıkça belirtmelisiniz:
- Akıllı hedefleriniz,
- Görev ve eylem listeniz,
- Tamamlanma için zaman çizelgesi,
- İhtiyacınız olacak kaynaklar,
- İlerlemeyi kontrol edeceğiniz belirli tarihler.
Şirketinizdeki kısa ve uzun vadeli hedefleriniz için daha geniş bir stratejik plan da oluşturabilirsiniz. Bu sizi işte daha üretken olmaya motive edebilir.
6. Pomodoro Tekniği’ni deneyin
Pomodoro, üretkenliğinizi artırmak amacı ile sık sık beş dakika aralarla odaklanmış 25 dakikalık çalışma oturumlarını içerir.
Bu teknik ile zamanınızı nasıl yöneteceğinize dair şöyle söylemektedir:
- Önem sırasına göre iş listesi hazırlayın,
- 25 Dakika boyunca işiniz üzerine çalışın,
- Beş dakika ara verin,
- Dört pomodorodan sonra 15-30 dakika arasında bir mola verin.
