Kaizen, küçük de olsa olumlu değişiklikler ile önemli iyileştirmeler elde edebileceği fikrine dayanan sürdürülebilir iyileştirme döngüsü yaratmaya yönelik bir yaklaşımdır. Temelde, iş birliği ve bağlılığa dayanır. Dönüşümü sağlamak için radikal veya tepeden inme emirleri uygulayan yaklaşımların aksine bir yaklaşımdır ve liderlik gelişim uygulamalarının temelini oluşturur.
Kaizen felsefesi, hataları azaltmak, israfı ortadan kaldırmak, üretkenliği artırmak, çalışanların amaçlarını ve hesap verebilirliğini teşvik etmek ve yeniliği teşvik etmek için geliştirilmiştir.
Sayısız yorumu olan ve geniş bir kavram olarak nitelendirebileceğimiz Kaizen felsefesi, sağlık dahil olmak üzere diğer birçok sektörde benimsenmiştir. Herhangi bir iş alanında ve hatta bireysel düzeyde uygulanabilir. Kaizen, bir ürün veya hizmet üretmek için gereken bilgi veya malzeme akışını belgeleyen, analiz eden ve iyileştiren Toplam Kalite Yönetimi gibi bir dizi yaklaşım ve araç kullanır. Metodolojiden bağımsız olarak Kaizen, organizasyon genelinde CEO’dan en alt seviyedeki birime kadar herkesten fikir alınmasına ve tüm çalışanlarla iş birliğine dayanır. Bundan dolayı kalite iyileştirmelerine odaklanmak için her seviye tarafından kullanılabilir.
Kaizen, “iyi değişim” veya “iyileştirme” olarak tercüme edilen iki Japonca kelimenin birleşimidir ancak yalın metodoloji ve ilkelerle ilişkilendirilmesiyle “sürekli iyileştirme” anlamına gelmektedir.
Kaizen Felsefesi Nedir?
Sürekli iyileştirme olarak adlandırılan Kaizen Felsefesi, hayatımızın her anında karşımıza çıkmaktadır. Bu felsefe; herkesi, her olayı, her anı kapsayan ve sürekli daha iyiye ulaşmayı hedefleyen bir iyileştirme tekniğidir.
Kaizen sürece öncelik verir. Günlük yaşantımızda birçok problemle, birçok karmaşık olayla veya işlerle karşılaşmaktayız. Karşılaştığımız bu gibi durumlarda her şeyi tartışmaya açmak ve iyileştirme için yollar aramak gelişimizi için oldukça önemlidir. Örneğin; bir çalışma masası sadece dayanıklılık özelliğine göre tasarlanmış olsun. Bu masa tasarlanırken ne gibi özellikler eklenebilir, nasıl yapılsa daha iyi, kullanışlı olur, müşteri daha fazla nasıl etkilenebilir gibi soruları tasarım aşamasında cevaplamaya, geliştirmeye çalışmak asıl hedef olmalıdır.
Yani gelişim sürekli ve sınırsızdır dolayısıyla Kaizen; bir felsefeyi, yaşam biçimini temsil etmektedir.
Kaizen’in kökenleri İkinci Dünya Savaşı sonrası Japon otomotiv üreticisi Toyota’nın kalite birimleri tarafından atılmıştır. O dönemlerde kalite birimlerinde çalışan işçi grupları, Toyota’daki kusurları önlemeye odaklanmıştır. Kısmen, ülkeyi ziyaret eden Amerikan yönetim ve üretkenlik danışmanlarına, özellikle kalite kontrolünün daha doğrudan hat çalışanlarının eline verilmesi gerektiğini savunan W. Edwards Deming’e yanıt olarak geliştirildiği düşünülür. Kaizen’in Batı dünyası tarafından da uygulamaya alındığı dönemde Masaaki Imai tarafından 1986’da yazılan “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” kitabı iş dünyası tarafından oldukça popüler hale getirildi ve zamanla Kaizen uygulamaları Kaizen felsefesi olarak anılmaya başlanmıştır.
Toyota, tartışmasız Kaizen kullanımın yaratıcısı olarak en bilindik ismi. Diğer şirketler arasında da bu yaklaşımı başarıyla kullanan şirketlere örnek verecek olursak;
Lockheed Martin: Havacılık ve uzay şirketi, Kaizen’in bilinen en iyi savunucularından birisidir. Yöntemi, üretim maliyetlerini, envanteri ve teslimat süresini başarılı bir şekilde azaltmak için kullanmıştır.
Ford Motor Şirketi: Yalın üretime kendini adamış Alan Mulally, 2006’da Ford’un CEO’su olduğunda otomobil üreticisi iflasın eşiğindeydi. Mulally, tarihin en ünlü kurumsal dönüşümlerinden birini gerçekleştirmek için Kaizen’i kullanmıştır.
Pixar Animasyon Stüdyoları : Pixar, kalite kontrol kontrollerini ve yinelemeli süreçleri kullanarak yüksek maliyetli pahalı arıza risklerini azaltmak için bu felsefeyi benimsemiştir.
Kaizen Felsefesi Neleri Kapsar?
Kaizen’in problemlere yaklaşımı “HOŞGELDİNİZ PROBLEMLER” şeklindedir. Çünkü problem olmayan yerde gelişme de olamaz. Kaizen felsefesi olarak adlandırdığımız bu yaklaşım aşağıdaki alanları kapsamaktadır:
- Toplam kalite kontrolü
- Öneri sistemi
- Toplam verimli bakım
- Müşteri yönelimi
- Kalite çemberleri
- Otomasyon
- Kalite iyileştirme
- Sıfır hata
- İşçi yönetim işbirliği
- Verimlilik iyileştirme
- Yeni ürün geliştirilmesi
- Kanban
- Tam anında üretim
- Küçük grup faaliyetleri
Genel olarak bakıldığında bu alanlarda Kaizen’i çok fazla görmek mümkündür çünkü kalite, verimlilik, müşteri ilişkileri, yeni ürün gelişimi, öneri sistemi vb. sürekli geliştirmeyle oluşan kavramlardır. Bu kavramları Kaizen’den ayrı düşünmek mümkün değildir.
Kaizen Felsefesi Prensipleri
Kaizen felsefesi, her şeyin iyileştirilebileceği ve hiçbir şeyin kalıcı olmayacağı inancına dayanır. Aynı zamanda insana saygı ilkesini benimsemiştir. Buradan yola çıkarak Kaizen, sorunları ve fırsatları belirlemeyi, çözümler yaratmayı ve bunları uygulamaya koymayı, ardından yetersiz şekilde ele alınan sorun ve sorunlar için süreç boyunca tekrar başa dönmeyi amaçlayan bir süreçtir diyebiliriz. Sürekli iyileştirme için yedi adımdan oluşan bir döngü uygulanabilir ve bu süreci yürütmek için aşağıdaki yöntemlerden fayda sağlanır:
- Problemi kabul edin.
- Çok yatırım gerektirmeyen projeleri seçin.
- Önce “bizim” problemlerimize bakın, ”onlarınkine” değil.
- Tek ölçü ekonomik çıkar olmamalıdır.
- Önceliği saptayın. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vs. ilkelerine dayalı olarak yürütün.
- Planla, uygula, kontrol et, önlem al (PUKÖ) döngüsünü izleyin.
- Doğru çözüm araçlarını kullanın.
Sürekli İyileştirmede Kaizen Döngüsü
Kaizen felsefesi, sürekliği sağlanabilen iyileştirmeye dayalı bir ortam yaratmak için yedi aşamalı bir döngüde uygulanabilir. Bu yöntem aşağıdaki adımları içerir:
- Çalışanların sürece dahil edilmesi: Soruları cevaplama ve sorunların belirlenmesi için çalışanların yardımlarını isteyerek sürece katılımını isteyin. Bu durum, değişim için büyük fark yaratır. Genellikle daha kalabalık bir çalışan grubundan bilgi toplamak ve iletmekle görevli belirli kişiler vardır ve sistem bu şekilde organize edilir.
- Sorunların bulunması: Tüm çalışanlardan gelen ortak geri bildirimleri kullanarak, var olan ve potansiyel sorunları, beraberinde buradan sağlanabilecek fırsatların bir listesini çıkarın.
- Çözüm oluşturulması: Çalışanları, fikirlerini paylaşmaları konusunda teşvik edin ve yaratıcı çözümler sunmasına yardımcı olun. Sunulan fikirlerden harika bir çözüm veya birden fazla çözüm önerisi çıkacaktır.
- Çözümün test edilmesi: Herkesin katılımıyla gerçekleşen toplantılarda seçilen çözümü / çözümleri uygulayın. Çözümü test etmek için pilot uygulamalar oluşturun, değerlendirmeniz kısa süreli denemeler gerçekleştirin.
- Sonuçların analiz edilmesi: Çeşitli aralıklarla, alt kademe üst kademe arasında bağlantıyı kimin sağlayacağına, katılımın en iyi nasıl gerçekleşeceğine dair süreci yönetecek planlar oluşturun. Denediğiniz, test ettiğiniz değişiklikleri ölçün ve ne kadar başarılı olduğunu belirleyin.
- Yapılan denemeler olumlu bir sonuç yarattıysa, çözümü kuruluş genelinde benimseyin ve uygulamaya alın.
- Tespit edilen yeni sorunlar için liste oluşturun ve sürdürülebilir biçimde döngüyü tekrarlayın.
Kaizen felsefesi döngüsüne dört adımla yaklaşan PUKÖ yani Plan(planla), Do(yap uygula),Control(kontrol et), Act(önlem al) gibi ek yaklaşımlar da mevcuttur. Bunlar, Shewhart döngüsü veya Deming döngüsü olarak da bilinir.
Kaizen 5S Nedir?
5S perspektifi, Kaizen felsefesi sisteminin kritik bir parçasıdır ve fiziksel olarak işleyen ideal bir iş yeri ortamı oluşturur. Kaizen 5S; karlılığı, verimliliği, hizmeti ve güvenliği artırmak için görsel düzen, organizasyon, temizlik, standardizasyon ve disiplin ilkelerine bağlılıktır. Bunları şu şekilde açıklayabiliriz:
Seiri: Japoncada düzen anlamına gelir. İşletmede çalışma ortamının düzenli olmasıdır. Gerekli eşyaları gereksiz olanlardan ayırmak ve ortadan kaldırmak daha düzenli ihtiyaç olunacak malzemelere kolay ulaşım sağlarken dikkat dağıtacak unsurları da çalışma ortamından uzaklaştırarak verimliliği arttırır.
Seiton : Bir sıraya sokmak olarak çevirebiliriz. Kaizen felsefesi sürece önem verir. Bu sebeple kullanılacak malzemeleri, öğeleri, belli bir sırayla göre düzenlemek iş için en anlamlı olacak akışta ilerlemeyi sağlar.
Seiso: Temizlik anlamına gelir. Çalışma alanını temiz ve düzenli tutulması prensibine dayanır.
Seiketsu: Standardizasyon, standartlaştırılmış temizlik anlamına gelir. İşyeri temizliğinde sistematik bir düzen uygulanarak her zaman aynı başarılı sonuca ulaşmak ve amaçlanır.
Shitsuke: Sürdürülebilir disiplin demektir. Harcanan çabanın devam ettirilebilir olması üzerine geliştirilmiş bir bakış açısıdır.
Kaizen Felsefesi Avantajları
Bu felsefe, bazı durumlar dışında şirketler ve organizasyonlar için oldukça faydalı bir yaklaşımdır. Örneğin ;
- Kaizen’in kademeli iyileştirmeye odaklanması; değişim direncine sebep olabilecek ve geri tepebilecek çabaların, sabit alışkanlıkların terk edilmesi zorunlu olduğu durumların aksine değişime karşı daha nazik bir yaklaşımda bulunarak daha pozitif bir ortam
- Kaizen felsefesi, hataların ve israfın azaltılması için süreçlerin incelenmesini teşvik eder.Bu sayede daha az hata ile gözetim ve denetim ihtiyaçları en aza indirilir.
- Kaizen insana öncelik verir, bireylere bir değer ve amaca yönelik hareket etmeyi teşvik eder. Bu da çalışanların motivasyonun yükselmesine katkı sağlar.
- Çalışanlar departmanlarının dışına çıkıp, büyük resme odaklandıklarında ve çalışmalarının etkilerini görebildiklerinde, düşünme sınırları genişler ve ekip çalışması artar.
- Çalışanlar müşteri gereksinimlerinin daha fazla farkına vardıkça müşteri odağı ve akabinde müşteri memnuniyeti artar.
- Hem kısa hem de uzun vadede iyileştirmelerin teşvik edilmesini sağlayacak sistemlerin geliştirilmesine olanak tanır.
Kaizen Felsefesi Dezavantajları
Kaizen felsefesi her ne kadar avantajlı görünse de bazı durumlar için dezavantaj yaratabilmektedir. Örneğin;
- Bölgeselleşme ve kapalı iletişim kültürlerine sahip şirketlerde, kaizen için uygun bir ortam yaratmak için öncelikle kültürel değişikliklere odaklanmak gerekebilir.
- Kısa vadeli Kaizen etkinlikleri, kısa ömürlü olabilmektedir. Bu nedenle sürdürülmeyen beklenti yaratarak hayal kırıklığına sebebiyet verebilir.
Kaizen pratikte uygulaması kolay gibi gözükse de sürecin iyi yönetilmesi son derece önemlidir. Siz de Kaizen felsefesini daha iyi anlamak ve yetkinliğinizi arttırmak için etkin liderlik eğitimi alabilir, bu alanda seminerlere katılarak kendinizi geliştirebilirsiniz.
