En etkili iletişim yöntemlerinden olan olumlu iletişim, iş yerinde etkili liderliğin yapı taşlarından sayılır. Çevremizle etkili iletişim kurmak istiyorsak olumlu iletişimi tercih etmeliyiz.
Olumlu İletişim Nedir?
Olumlu iletişim, kendinizi açık ve dürüst bir şekilde ifade edebileceğiniz anlamına gelir. Pasif, agresif ve olumlu iletişim tarzları arasında olumlu, genellikle en etkili olanıdır. Bu, değerlerinizi, düşüncelerinizi, fikirlerinizi, tutumlarınızı ve duygularınızı iletme şeklinizde özgün olmaktır. Aynı zamanda sizinle aynı fikirde olmayan diğer kişilere saygı duyabilmek anlamına gelir. Ancak etkili bir şekilde iletişim kurmak, istediğinizi elde etmek ile üstünüzdeki, altınızdaki ve yanınızdakilere saygılı olmak arasındaki dengeyi sağlamaktır.
Olumlu iletişimin bazı özellikleri şunlardır:
- Kişi kendi kişisel ihtiyaçlarıyla ve başkalarının ihtiyaçları ile ilgilenir.
- Kişi kendini diğer insanlara yapıcı bir şekilde ifade eder.
- Kişi yaşanan bir anlaşmazlığa saygıyla yanıt verir.
- Kişi gerektiğinde yardım ister.
- Kişi ne zaman hayır diyeceğini bilir.
- Kişi kendi davranış ve eylemlerinin sorumluluğunu alır.
Olumsuz İletişim Nedir?
Olumsuz iletişim, olumlu iletişime benzer, ancak çoğu zaman empati ve saygıyı göz ardı eder. Olumsuz iletişimciler, her sorunun merkezine kendilerini yerleştirirler ve öncelikle kendi ihtiyaçlarıyla ilgilenirler. Başka bir bakış açısı olmadan yalnızca kendi ihtiyaçları hakkında düşünürler ve genellikle insanlar eylemlerine iyi tepki vermediğinde hayal kırıklığı ve öfkeyle iletişim kurarlar.
Olumsuz iletişimin bazı özellikleri şunlardır:
- Kişi yalnızca kendi ihtiyaçlarıyla ilgilenir.
- Kişi kolayca öfkelenir ve kızarır.
- Kişi başkalarını dinlemek yerine başkaları adına karar verir.
- Kişi çıkarları için zorbalık yapabilir
- Kişi bir anlaşmazlıkla karşılaştığında veya istediğini elde edemediğinde tartışır
- Kişi aynı fikirde olmayanları açıkça eleştirir veya utandırır
Olumlu ve Olumsuz İletişim Arasındaki Farklar
Az önce bahsettiğimiz gibi olumlu iletişimde kişi, ilgili herkese saygı duyar. Öte yandan olumsuz iletişim kuran bir kişi bunu yapmaz. Olumlu iletişim üretkendir, olumsuz iletişim ise etkisizdir ve çoğu zaman işleri daha da kötüleştirir.
Olumlu iletişim tamamen kendiniz için harekete geçmekle ilgilidir, ancak olumsuz iletişim genellikle tehdit etmeyi, saldırmayı veya başkalarını görmezden gelmeyi içerir. Olumlu iletişim kuran bireyler kendileri için; inançları, değerleri, ihtiyaçları için çaba gösterirler. Bunu da saygılı, tehditkar olmayan, şiddet içermeyen bir şekilde yaparlar. Burada herkesin menfaati esastır. Öte yandan olumsuz iletişim kuran kişiler genellikle başkalarına zarar verirler ve onların iyiliğini gözetmezler.
Kişinin öfkelenmesi, sabrını kaybetmesi ve saldırgan davranması genellikle kolaydır. Ancak olumlu iletişim kurmak herkes için daha iyidir. Bu nedenle kendinizi yüzleşmeyi gerektirebilecek bir durumda bulduğunuzda, kendinizi saldırganlıktan uzaklaştırın. Kendinize sorun: Amacım ne? Bu yüzleşmeden ne elde etmek istiyorum? Bunu nasıl başarabilirim? Bu sorulara vereceğiniz yanıtlar, sizi olumsuz iletişim yerine olumlu iletişim kurmaya ve durumdan mümkün olan en iyi şekilde yararlanmaya yönlendirecektir.
Olumlu İletişimin Yararları
- Başkalarına değer verildiğini ve saygı duyulduğunu hissettirir.
- Takım oyuncuları oluşturur.
- Ortak çözümlere kapı açar.
- Stresli durumları en aza indirir.
- İlişkileri geliştirir.
- Benlik saygısını, kendine güveni ve benlik saygısını artıran kişisel ve profesyonel sınırları belirlemeyi sağlar.
- Düşüncelerin, duyguların, fikirlerin ve kararların açıkça tartışıldığı, yanlış anlaşılmalara çok az yer bırakan bir iletişim tarzı geliştirir.
- Sağlıklı bir iletişim tarzının sürdürüldüğü bir ekip oluşturulmasına katkı sağlar.
- Sözleri ve eylemleri için insanları utandırmak veya suçlamak gibi toksik davranışlardan uzaklaştırır.
Liderlikte Olumlu İletişimin Önemi
Kendinden emin ve olumlu bir iletişim sergilemek, çalışanlarınıza iyi örnek sergilemek için çok önemlidir. Özellikle liderlik konumundaysanız, yapıcı ve kapsayıcı bir ekip kültürü yaratır. Bu, özellikle takım zorluklarıyla karşı karşıya kalındığında ortaya çıkar.
İddialı bir lider olmanın sırrı, kim olduğunuzu hatırlamak ve çalışma arkadaşlarınıza da aslında ekibin bir parçası olduğunuzu hatırlatmaktır. Hepiniz birbirinizin başarısına yatırım yaptınız ve birinin kazanması, herkesin kazanması demektir. Olumlu bir ekip ortamı geliştirin ve liderlik rolünüzde ilerlerken saygı kazanın.
İş Yerinde Olumlu İletişimi Geliştirmek için İpuçları
İşyerinde etkili ve olumlu iletişim kurmak için yapılması gereken şeyleri tüm ince detaylarıyla öğrenirken bu iş gözünüze zor görünebilir. Ancak, herkesi memnun edemeyeceğinizi hatırlamak önemlidir. Genel olarak, iletişim ve dinleme becerilerinizi geliştirmeye yardımcı olmak için atabileceğiniz bazı adımlar vardır.
1. Net Beklentiler ve Sınırlar Belirleyin
Olumlu iletişim kurmayı tercih eden kişiler, bazı davranışların kabul edilemez olduğunu ifade etmek için birinin bir kuralı veya sınırı ihlal etmesini beklemezler. Bunun yerine, beklentileri ve ihtiyaçları önceden ileterek ilişki kurmak için bir temel oluştururlar. Çok satan yazar Henry Cloud’un Sınırlar’da yazdığı gibi , “Sınırlar bizi tanımlar. Neyin ben olduğunu ve neyin ben olmadığını tanımlarlar. Bir sınır bana nerede bittiğimi ve bir başkasının nerede başladığını gösterir ve beni bir sahiplenme duygusuna götürür.”
Sınırlar koymak, çatışma olasılıklarını en aza indirirken, bunların oluşmasını tamamen engellemez. Çalışanların kurallara uymadığı veya bu yönergelere uymadığı zamanlar olacaktır. Ancak bu iletişim tarzıyla lider, çalışanları ihlal ettiği durumlardan sorumlu tutar. İhlal edilen kuralları hemen ele alarak, daha ciddi hale gelmeden sorunların önüne geçer.
Sınırları belirlerken ve korurken şunları yapın:
- Biriyle görüşmeden önce net beklentilerinizin bir listesini oluşturun.
- Bunların nasıl iyileştirileceğine dair öneriler için mentorlardan veya eşit düzey çalışma arkadaşlarınızdan geri bildirim alın.
- Ekip üyelerine, gerektiğinde başvurabilmeleri için bu kuralların veya ihtiyaçların basılı kopyalarının sağlandığından emin olun.
- Bu yönergelerin neden var olduğu hakkında konuşun. Bunların ekibe, işletmeye ve müşterilere nasıl fayda sağladığı hakkında bilgi verin.
- İnsanların bir liderin beklentilerine uymamasının başkaları üzerindeki olumsuz etkisini açıklayın.
- İnsanları sınırları aştıklarında utandırmayın veya suçlamayın, ancak insanları sözlerine karşı sorumlu tutma konusunda ciddi olun.
- Kurallara geri dönün ve çalışanlar uymayı kabul ettikleri şartları ihlal etmeye devam ederse sonraki adımları tartışın.
2. Beden Dilinizin ve Ses Tonunuzun Farkında Olun
İnsanlar hem sözlü hem de sözlü olmayan iletişim kurarlar, yani birinin söylediği şey tam olarak anlatmak istediği şey olmayabilir. American Management Association bu durumu şu şekilde açıklamıştır: “Sözsüz iletişim, çalışma ortamını etkilediği için işyerinde önemlidir. Sözsüz olarak ilettiğiniz şeyler, nasıl hissettiğinizi açığa çıkarabilir. Sözsüz iletişim becerileriniz zayıfsa, olumsuzlukları iletiyor ve iş arkadaşlarınızı rahatsız ediyor olabilirsiniz.” Bu nedenle beden dili ve ses tonu, iletişimin akılda tutulması gereken iki önemli yönüdür.
Beden dili, bir kişinin vücut ve yüz ifadelerini kullanarak mesajları nasıl ilettiğidir. Ses tonu ise birinin ruh halini, tutumunu veya duygularını ortaya çıkaran bir şey söyleme şeklidir. Ses tonu iletişimde en önemli rolü oynar. Konuşurken ne yüksek, ne de alçak olmayan, dinleyicinin duyabileceği ve anlayabileceği, normal tonda bir ses kullanmalıyız. Seçeceğiniz ses tonu; ne uyuklatacak kadar alçak, ne de kulak tırmalayacak kadar yüksek olmalıdır. Konuşma arkadaşımızın sesini, tamamen bastırmayan veya havada bırakmayan bir ses tonu, en ideal olanıdır. Yüksek, heyecanlı, hırslı, asabi ses tonlarından kaçınmak gerekir. Ses tonu beden diliyle uyum içinde olmalıdır.
Beden dilini ve tonunu daha iyi anlamak için:
- Her görüşmeye tıpkı maça hazırlanan bir sporcu gibi antrenman yaparak, gerekirse ayna karşısında rol yaparak hazırlanın ve bu konuşma hissine alışın.
- Sizi olumsuz etkileyen şeylerin neler olduğunu öğrenerek öz farkındalık kazanın.
- Dikkat, nefes egzersizleri veya 30 dakikalık bir egzersiz molası gibi başa çıkma teknikleri uygulayın.
- Konuşmadan önce uygun ses tonunu düşünün. Bir konuşma sırasında birkaç farklı ton kullanabilirsiniz. Daima hangisinin en iyi sonucu vereceğini düşünün.
- Yüz ifadeniz, fiziksel varlığınız ve enerjiniz gibi sözel olmayan ipuçlarını değerlendirmek için hızlı bir beden ve zihin taraması yapın.
3. Söyleyeceklerinizi Prova Edin
Liderler bir konuşmaya başlamadan önce ne söylenmesi gerektiğini, nasıl söyleneceğini ve hangi itirazların ortaya çıkabileceğini düşünerek, kendilerini olumlu sonuçlarla verimli toplantılar yapmaya hazırlar. Bu, konuşma noktalarının ana hatlarını çizmek, bir kararla ilgili soruları yanıtlamak veya bir eylem planını yürütmek şeklinde olabilir.
Bir konuşmayı prova ederken:
- En etkili yaklaşımı düşünün. Bir hikâye ile mi başlamalı, bir soruyla mı başlamalı yoksa güçlü ve cesur bir ses tonuyla mı konuşmalı? Beden dilinizi ve tonunuzu düşünmek için iyi bir zaman.
- Tartışmayı çeşitli senaryolarla farklı şekillerde yapmaya çalışın. Buluştuğunuz ekip veya kişi için hangi seçenek en iyi sonucu verir?
- İnsanların sahip olabileceği soruların bir listesini yazın ve konuşma sırasında bunlara yanıt verin.
- Tartışmada esnek olmak için boşluk bırakın. Sizi ne zaman duraklatabilecekleri ve size soru sorabilecekleri anları belirleyin.
4. Ben Dilini Kullanın
Bir kişi sen dili kullandığında, konuşmalar hızla kötüye gidebilir veya rahatsız edici hale gelebilir. Bununla birlikte biri ben dilini kullandığında; duygularına, beklentilerine ve sınırlarına daha iyi odaklanabilir. Unutmayın olumlu iletişimin amacı, ihtiyaçları ve bunların nasıl karşılanabileceğini açıkça ifade etmektir. Olumlu iletişimde bunu gerçekleştirebilmenin yollarından biri, kişiyi davranışlarının, sözlerinin veya eylemlerinin kendilerini veya şirketi nasıl etkilediği konusunda bilgilendirmektir. Olumlu iletişim kuran kişiler ayrıca durumlara çözüm arayan bir şekilde yaklaşırlar. Bu, insanların bir çözüm önerisi getirmeden konuşmayı sonlandırmalarını önler.
Aşağıdaki iki ifade arasındaki farka dikkat edin:
Olumsuz
“Toplantılara her zaman hazırlıksızsınız. Hiçbir şeyden sorumlu olamayacağınızı gösteriyor. Korkunç bir takım liderisiniz.”
Olumlu
“Ekip toplantılarımız sırasında sorumlu olacağını söylediğin sorumlulukları üstlenmek zorunda olduğumu hissetmek sinir bozucu. Bu sorunun devam etmemesini sağlamak istiyorum çünkü bu, bu çeyrekte satış hedeflerimizi etkileyen proje bitiş tarihini geciktiriyor. Bir dahaki sefere hazırlıklı olmanızı sağlamak için ne yapabiliriz?”
Yukarıda gösterildiği gibi olumlu iletişim kuranlar işbirlikçi bir yaklaşım kullanırlar ve davranışlarının kuruşlar üzerinde nasıl etkileri olduğunun farkındadırlar.
5. Karşınızdakinin Bakış Açısını Anlamak İçin Sorular Sorun
Beklentilerin neden karşılanmadığına veya sınırların neden ihlal edildiğine dair varsayımlarda bulunmamak önemlidir. Suçlama, olumlu iletişimin amacı değildir. Bu nedenle istenmeyen durumların neyden kaynakladığını görmek için daha fazla bilgi almaya çalışın. Bir kişinin kişisel bir acil durumla ilgilenmesi veya ek desteğe ihtiyacı olması olasıdır. Böyle durumlarda meraklı olmak ve tüm gerçekleri öğrenmek, liderlerin daha fazla anlayış, bakış açısı ve empati kazanmalarına yardımcı olur. Şirketin ve şirket çalışanlarının yeteneklerini sergilemesini engelleyen sorunların yöneticiler tarafından keşfedilmesi, bu sorunları aktif olarak çözmeye ve yöneticilerin ekip üyeleriyle birlikte çalışmasına olanak sağlar.
İş yerinizde olumlu iletişimi geliştirmek için alabileceğiniz aksiyonlardan bir diğeri ise yaptığınız herhangi bir görüşmede memnuniyetsizliği veya onaylamamayı ifade eden bir yorumla karşılaştıysanız, bu yorum hakkında karşınızdakine sorular sorun. Örneğin, bir çalışan, “Takım hedeflerine asla ulaşamadığında neden her zaman öne çıkan ben oluyorum?” diyorsa; bir lider, “Hedef alınıyormuş gibi hissetmeni sağlayan nedir?” diyebilir veya “Kişisel olarak hangi sorumluluklardan sorumlu olduğunuzu düşünüyorsunuz?” diyerek karşısındakinin bakış açısını öğrenebilir.
Bunlara ek olarak, sorunlara neden olan şeyle ilgilenmeye ve daha derine inmeye istekli olursanız problemin kökenin tespit edebilmeniz ve çözebilmeniz kolaylaşır. Bir kişi sizinle açıkça iletişim kurmuyorsa, iletişim kurmaya direnç gösteriyorsa bu davranışın ne anlama geldiğini daha fazla sorgulayabilir ve çözüm için gerekli adımları atabilirsiniz.
