Öneri sistemi, işletmelerin şirket kültürünü geliştirmek, maliyetleri düşürmek, işyeri verimliliğini artırmak ve çalışma koşullarını iyileştirmek için kullanılan liderlik gelişim programlarından birisidir. Öneri sistemi aynı zamanda “Bireysel Öneri sistemi” ve “Çalışan Öneri sistemi” olarak da adlandırılır.
Ayrıca öneri sistemi çalışandan yönetime iletişimi mümkün kılarak hem çalışanlara hem de işverenlere fayda sağlar. İşin özünde, çalışanlar ve yönetim arasında iki yönlü bir iletişim kanalı sağlar. Bu süreçte yönetim, çalışanların önerilerini ve bazı durumlarda bunlara ilişkin yorumları kabul eder veya reddeder. Öneri sistemi, çalışanlara şirket politikalarını ve işletim prosedürlerini belirlemede söz hakkı ve rol verir.
Öneri Sistemi Nedir?
Bir çalışan öneri programı, çalışanları yeni ürünler için yararlı fikirler sunmaya, iş yerindeki potansiyel iyileştirmeleri belirlemeye veya karşılaşabilecekleri herhangi bir soruna veya zorluğa dikkat çekmeye teşvik eden herhangi bir sistem veya süreçtir.
Eskiden işletmeler çalışanların işlerini geliştirmeye yönelik fikirlerini aktarmaya teşvik etmek için öneri kutuları veya halka açık duyuru panoları gibi basit araçlar kullanırlardı. Fakat artık çalışanları değerli önerilerde bulunmaya teşvik etmenin anonim öneri formları, özel çevrimiçi süreçler ve hatta sosyal medya aracılığıyla katılım gibi daha da iyi yolları var.
Dünyanın dört bir yanındaki sektörlerde işletmeler, aşağıdaki teknikleri kullanarak çalışan öneri programları oluşturmaktadır:
İyileştirme gelen kutuları: Bir e-posta portalına sahip olduktan sonra çalışanlara fikirlerini ve endişelerini anonim olarak veya kendi adlarını vererek gönderme şansı verilir.
İnovasyon yarışmaları: Şirketler, fikirlerin paylaşımını teşvik etmek için halkın takdiri ve en iyi fikirlerin ödüllendirildiği düzenli inovasyon yarışmalarına ev sahipliği yapabilir.
İnsan kaynakları: Birçok şirket, çalışanların önerilerini yıllık performans değerlendirmeleri gibi süreçlere dâhil ederek insanları şirket performansını nasıl artıracaklarına dair sahip olabilecekleri fikirleri paylaşmaya teşvik eder.
Aylık lider tabloları: Rekabet her zaman çalışanları motive edici bir güçtür ve aylık fikir lider tabloları, insanları düşündürmenin ve en iyi fikirlerine katkıda bulunmanın harika bir yoludur.
Nakit ödüller (veya hediye kartları): Ödüller sunmak, insanları işyeri iyileştirmeleri için harika fikirlerle katkıda bulunmaya teşvik etmek için başka bir harika tekniktir. Bunların çok büyük olması gerekmez – mütevazı bir ödül bile insanların konuşmasını ve düşünmesini sağlamak için yeterlidir.
Personel toplantıları: Pek çok işletme, personel toplantılarında çalışanlarına fikirlerini sorma fırsatını kullanır ve bu da halka açık tartışma fırsatı yaratır.
Şirketlerde Öneri Sistemlerinin Kullanımı
Öneri Sistemleri günümüzde işletmeler için giderek popüler hale gelmiştir. Özellikle çalışan sayısı fazla olan işletmeler için çalışanlarının istek ve talepleri ile ilgili tüm süreçler Öneri Sistemleri üzerinden kolaylıkla takip edilmekte ve sonuca ulaşılmaktadır.
Öneri sistemi kullanımında firmalar genellikle konu kısıtlaması yapmazlar. Öneri sistemi ile çalışanlar ortak alanlarda düzenleme talep edebilir, yeni iş ve proje fikirleri üretebilir, şirket içinde karşılaştıkları bir sorunu bildirebilirler. Çalışan önerileri, verimliliği artırmaya, israfı ortadan kaldırmaya, güvenliği artırmaya ve bir şirketin ürün ve hizmetlerinin kalitesini iyileştirmeye yardımcı olabilir. Şirketler, çalışanlarının önerileri ile maliyet tasarrufu sağlar ve çalışanlarının moral ve motivasyonunu yükseltir.
Öneri Sistemleri Nasıl Verimli Kullanılır?
Öneri mekanizmasının işlevsel olarak çalışabilmesi için öneri sistemlerinde bir veya birden fazla başvuru sorumlusunun bulunması gerekmektedir. Büyük firmalarda öneri kategorileri oluşturulmalı ve her kategori için en az bir sorumlu atanmalıdır. Bu kişiye “öneri değerlendirici” de diyebiliriz. Öneri değerlendiriciler, o öneri kategorisinde uzmanlığa sahip olmalı ve gerekli işlemleri yapabilecek kişi olmalıdır. Böylece her öneri değerlendirici tarafından incelenir ve süreç doğru bir şekilde ilerler.
Öneri sisteminin şirkete fayda sağlaması için çalışanlar tarafından benimsenmesi ve kullanılması gerekmektedir. Bir firma ilk defa bu sistemi kullanacaksa bu sistemin nasıl kullanılması gerektiği konusunda çalışanlarına bilgi verilmelidir. Bazı işletmeler, bireysel öneri sisteminin kullanımını teşvik etmek için ödüller sağlar. İşe fayda sağlayacak önerilerde bulunan çalışanlar ödüllendirilerek öneri sisteminden çift yönlü fayda sağlanabilmektedir.
Öneri Sistemi Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
1. Önerilere Cevap Verme Süresi
İşletmeler, çalışanlarının bu sistemi kullanmaya devam etmesini sağlamalıdır. Çünkü cevaplanmayan veya geç cevaplanan öneriler çalışanlara bu sistemin çok verimli olmadığı ve etkin kullanılmadığı mesajını vermekte ve bu nedenle çalışanlar bu sistemi kullanmaktan uzak durmaktadır. Bunu önlemek için teklif değerlendiricileri tüm tekliflere mümkün olan en kısa sürede yanıt vermelidir. Elbette bazı öneriler hemen mümkün olmayabilir. Bu gibi durumlarda teklif değerlendiricisi süreç hakkında sık sık bilgi vermelidir.
2. Ödüllendirme ve İyi Önerileri Duyurma
Birisi bir öneride bulunduğunda, aslında birçok kişinin aklındakini söylemiş oluyor. İşletmeler, çalışanlarıyla birlikte şirket kültürünü değiştirmeye istekli olduklarını herkesin bilmesi için katkıda bulunanlara teşekkür etmelidir. Ayrıca işletmeler bu sisteme bütçe ayırarak her ay en iyi öneriyi ödüllendirebilmektedir.
3. Önerinin Uygulanması
Tüm önerilerin uygulanması tabii ki mümkün olmayabilir. Ancak teklifte bulunan kişiye bu teklifin neden uygulanmayacağı açıklanmalıdır.
Diğer bir konu ise kabul edilen önerilerin uygulama süresidir. Yukarıda da belirttiğimiz gibi gelen bir öneri sadece bir çalışanın talebi değildir. Bu önerinin gerçekleştirilmesi çoğu çalışanın yararına olacaktır. Bu nedenle firmalar önerilerin gerçekleşme sürecini en iyi şekilde planlamalı ve bir an önce hayata geçirmelidir.
Öneri Sisteminin Faydaları
Artan çalışan bağlılığı
Dinlenilmeyi istemek insanların doğal bir ihtiyacıdır. Yönetimin çalışanların söyleyecekleriyle ilgilendiğini bilmek, bağlılığı ve motivasyonu artırmanın basit ve etkili bir yoludur ve insanların çalışma ortamları üzerinde daha fazla kontrole sahip olduklarını hissetmelerini sağlar.
Bu şekilde çalışan öneri programları, yönetimin değerli ve dönüştürücü fikirlere erişmesi için bir kanaldan daha fazlasıdır. Aynı zamanda işyeri moralini ve üretkenliği artırmak için önemli bir tekniktir.
Verimli sistemler
Sistem ve süreçlerinizin pratikte nasıl çalıştığına dair en derin uygulamalı deneyime sahip kişiler olduğunuz için çalışanlarınız doğal olarak yeni iyileştirmelerin ve verimliliklerin nasıl bulunacağına dair harika fikirlere sahip olacaktır.
Örneğin, üretim hattınızın verimliliğini artırmak isteyen bir otomobil üreticisi olduğunuzu hayal edelim. Bu durumda ilk temasa geçeceğiniz kişi kim olur? Amirlerinizin ve yöneticilerinizin bazı harika fikirleri olabilir, ancak en değerli bilgiye sahip olanlar montaj hattında çalışanlardır. Onların görüşlerini almak, verimliliğinizi artırmanın ve ürünleri çok daha hızlı bir şekilde kapıdan çıkarmanın harika bir yoludur.
Sürekli gelişme
Her pazar lideri, süreçlerdeki iyileştirmelerin yalnızca bir defaya mahsus olmadığını bilir. İş dünyasında mükemmellik, sürekli iyileştirme meselesidir ve her seviyedeki çalışanın, işleri daha iyi yapmanın yollarını araması gerekir.
Çalışan öneri programları, sürekli iyileştirmenin temel bir parçasıdır. İnsanların değerli fikir ve önerilerini paylaşmaları için bir yol oluşturmak, bu zihniyeti işinizin her katmanına yerleştirmenize yardımcı olur.
Maliyet tasarrufu ve artan gelir
En iyi çalışan fikirleri yalnızca verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda maliyetten tasarruf etmenizi de sağlar. İş süreçlerindeki en mütevazı iyileştirmeler bile bir işletmenin rekabet gücünde büyük fark yaratabilir.
Gerçek dünyadan örneklerin uzun listesinin gösterdiği gibi, basit bir çalışan fikri bile bir bütün olarak işletme için büyük faydalar sağlayabilir, maliyetleri düşürmeye ve geliri artırmaya yardımcı olabilir. Bunun harika bir örneği, tek bir çalışanın banyo borularını kireçten arındırma önerisinin şirketin her yıl yakıt maliyetlerinden 750.000 dolardan fazla tasarruf etmesine yardımcı olduğu British Airways’dir.
Yönetim ve personel arasında daha fazla bağlantı
Yönetimdeyseniz, sahada çalışmanın nasıl bir şey olduğunu unutmak kolay olabilir. Bir öneri programına sahip olmak, çalışan deneyimini doğrudan yöneticilere iletmeye yardımcı olur ve onlara çalışma koşulları hakkında daha doğru bir fikir verir.
Bu iletişim, yönetim ve personel arasında daha yüksek düzeyde bir anlayış ve bağlantı oluşturmaya yardımcı olur ve daha fazla moral sağlayarak daha yüksek üretkenliğe katkıda bulunur. Ayrıca yöneticilerin herhangi bir sorundan güzel ve erken haberdar olmasını sağlar, bu da çözümlerin hızlı bir şekilde bulunabileceği anlamına gelir.
Daha yüksek müşteri memnuniyeti seviyeleri
Son olarak, çalışan öneri programları yalnızca yönetim ve personel için yararlı olmakla kalmaz aynı zamanda müşteri için daha olumlu bir deneyime de katkıda bulunur.
Bunun nedeni, çalışan girişinin bir sonucu olarak sistemlerin ve süreçlerin daha sorunsuz hale gelmesi ve daha hızlı ve daha hızlı yanıt veren müşteri hizmetlerine yol açmasıdır. Örneğin, bir kafe işletiyorsanız ve baristalarınızdan biri insanlara daha hızlı hizmet vermenin bir yolunu önerirse, müşterileriniz de bundan faydalanacaktır.
