Eğitim ihtiyaç analizi, İK profesyonelleri için önemli bir araçtır. Bu analiz kısaca çalışanlarınızın becerilerini, bilgilerini ve yeteneklerini geliştirmek için öğrenme ve geliştirmenin hangi alanlarına odaklanmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olur. Edindiğiniz verilerle şirketinizin büyümesine ve gelişmesine yardımcı olabilir, özellikle bu pandemi döneminde işinize yarayacak başarılı dijital eğitimler geliştirebilmek için sağlam bir temel oluşturabilirsiniz.
Bu makalemizde eğitim ihtiyaç analizinin nasıl yapılacağı ve şirketlerin başarılı olması için eğitim ihtiyaç analizinin neden gerekli olduğu tartışılacaktır. Ayrıca kuruluşunuzun gerçek ihtiyaçlarını karşılayan bir programı uygulamanıza yardımcı olmak için tipik bir eğitim ihtiyaç analizi sürecinde yer alan çeşitli adımları da ayrıntılı olarak ele alacağız.
Eğitim İhtiyaç Analizi Nedir?
Eğitim ihtiyaç analizi bir işletmenin, ekibinin işini en verimli şekilde tamamlaması, ilerlemesi ve büyümesi için belirli bir süre içinde tamamlanması gereken tüm eğitimleri belirlemek için kullandığı bir süreçtir. Eğitim programınızı oluşturmaya başlamadan önce bir eğitim ihtiyaçları analizi yapmak, daha etkili eğitim materyalleri geliştirmek ve üretim sürenizi en iyi şekilde kullanmak için çok önemli bir adımdır.
Eğitim ihtiyaç analizi sırasında topladığınız bilgiler, şirketinizin kuşbakışı bir görünümünü elde etmenize ve genel performansı iyileştirmek için hangi öğrenme ve gelişim alanlarına odaklanmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olur. Başka bir deyişle bu süreç, bir şirket olarak hedeflerinizle ilgili olarak çalışanlarınızın şu anda eksik olduğu bilgi, beceri ve yetenekleri belirlemenizi sağlar. Daha sonra bu bilgileri, çalışanlar için etkili bir gelişim planı tasarlamak için kullanabilirsiniz.
İşletmenizin süreçten en iyi şekilde yararlanmasını sağlamak için eğitim ihtiyaç analizinde yer alan 3 temel adım vardır:
Beceri Setlerine Karar Verin: İlk aşama, tüm ekip üyelerinizin işlerini düzgün bir şekilde yapabilmeleri için sahip olmasını istediğiniz beceri setlerini belirlemektir. Bu, işletmenizdeki her iş rolüne ayrı ayrı bakmak ve bunu da etkileyecek farklı departmanlar veya kıdem seviyeleri gibi şeyleri göz önünde bulundurmak anlamına gelir.
Personelin Becerilerini Değerlendirin: İkinci aşama, tüm ekip üyelerinizi incelemek ve bu sürecin ilk aşamasında ortaya koyduğunuz becerilerle ilişkili olarak mevcut beceri düzeylerini değerlendirmektir. Bu, beklentilerinizi kimin karşıladığını ve beklenen beceri düzeyini karşılamak için kimin daha fazla eğitim alması gerektiğini görmenizi sağlayacaktır.
Beceri Boşluğunu Vurgulayın: Artık ekibinizin nerede olmasını istediğinizi ve şu anda bulundukları seviyeyi bildiğinize göre, ikisi arasında ortaya çıkan farkı kolayca tespit edebileceksiniz. Artık boşluğun ne olduğunu bildiğinize göre, bu boşluğu kapatmak ve ekibinizin olmasını beklediğiniz seviyede olmasını sağlamak için eğitimi kullanmalısınız.
Neden Analiz Yapılmalıdır?
Mevcut ve gelecekteki eğitim ihtiyaçlarınızı analiz etmek için bir süreç uygulamanın bazı nedenlerini inceleyelim:
Boşlukları belirlemenize yardımcı olur: Bir eğitim ihtiyaç analizi, şirketinizde beceri, bilgi ve yetenek eksikliğinden kaynaklanan herhangi bir organizasyon sorunu olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Ayrıca hem eğitime hem de analize odaklanmak, bu sorunları bir sorun haline gelmeden ve işiniz üzerinde olumsuz bir etki yaratmadan önce belirlemenize yardımcı olabilir.
Planlama yapmanızı kolaylaştırır: Bir eğitim ihtiyaç analizi yapmak, çalışan eğitim programlarınızı yıl boyunca önceden planlamanıza yardımcı olabilir, böylece bunları ticari faaliyetler ve bütçelerle uyumlu hale getirebilirsiniz.
Yaratıcı olmanızı sağlar: Eğitim ihtiyaç analizi süreci, kutunun dışında düşünmenize ve daha önce düşünmemiş olabileceğiniz eğitim alanlarını vurgulamanıza yardımcı olabilir.
Doğru insanları hedeflemenize yardımcı olur: Eğitim ihtiyaç analizi ayrıca her eğitim oturumu için doğru kişileri seçmenize yardımcı olabilir, kişiselleştirilmiş programlar ve çalışanları meşgul eden ve öğrenmeye motive eden iş yeri mentorlukları tasarlamanıza yardımcı olabilir.
Kurumlar İçin Önemi
1. Bilgi Boşluklarını Sorun Olmadan Önce Belirleyebilirsiniz
Eğitim ihtiyaç analizi yapmanın en önemli sebeplerinden biri, çalışanlarınızın bilgi eksikliklerini sorun haline gelmeden önce tespit etmenize yardımcı olabilmesidir. Bu nedenle bir sorun ortaya çıktığında beceri eksikliğinin farkına varmaktansa, bir sorun yaşanmadan önce onu fark etmek ve onunla kafa kafaya mücadele etmek daha iyidir.
Eğitim ihtiyaç analizi, bir sorun olduğunu fark etmeden önce bir şeylerin ters gitmesini beklemek yerine proaktif bir yaklaşım benimsemenize olanak tanır.
2. Eğitiminizi Yıl İçin Planlamanıza Yardımcı Olur
Eğitim ihtiyaç analizinin bir başka büyük yararı da, gelecek yıl için eğitiminizi planlamanızı çok daha kolay hale getirmesidir. İşletmenizde var olan beceri boşluklarını ve ardından belirli alanlarda ek eğitime ihtiyaç duyan tüm personeli belirledikten sonra, tüm bu beceri boşluklarını kapatacak bir eğitim planı hazırlamak daha kolaydır.
Kuruluşunuz için en çok işe yarayacak eğitim türünü veya eğitimi kimin tamamlaması gerektiğini tahmin etmeye çalışmak yerine, eğitim ihtiyaç analizi yaparak bu görevi çok daha kolay hale getirebilirsiniz. Bu eğitimin size fayda sağlayacağından emin olabilirsiniz.
3. Dikkat Etmediğiniz Eğitimleri Keşfetmenizi Sağlar
Bir arka plan araştırması yapmadan önce oturup büyük bir kuruluş için bir eğitim programı planlamak zor olabilir. Ekibinizin tamamlaması gereken eğitim türünü bildiğinizi düşünebilirsiniz, ancak eğitim ihtiyaç analizi aslında ekibinizin eğitime ihtiyaç duyduğu ve daha önce hiç düşünmediğiniz birçok alanı vurgulayabilir.
Bu nedenle eğitim ihtiyaç analizi çok faydalıdır çünkü daha önce dikkate almamış olabileceğiniz eğitim ihtiyaçlarını ortaya çıkarabilir ve personelinizin en iyi performansı göstermesini sağlamak için farklı alanlarda eğitim vermeye başlamanız gerektiğini gösterebilir.
Eğitim ihtiyaç analizi kullanılmadan, işinizi ciddi şekilde engelleyebilecek belirli bir eğitim alanını bugüne kadar fark etmemiş olabilirsiniz.
4. Eğitiminizin Doğru Alanlara Odaklanmasını Sağlar
Yukarıda belirttiğimiz gibi, eğitim programınıza eğitim eklemek için somut nedenlerin olması önemlidir, çünkü ekibinizin öğrenmesi için neyin önemli olup olmadığını öylece kabul edemezsiniz. Bir eğitim ihtiyaç analizini tamamlamak, tam olarak neye odaklanmanız gerektiğini görmenizi sağlar, ancak aynı zamanda ekibinizin şu an için gerçekten daha fazla eğitime ihtiyaç duymadığı alanları da vurgular.
Belirli bir alanda bilgi eksikliği yoksa o alanda daha fazla eğitim almak zaman ve para kaybı olabilir.
5. Kimin Hangi Eğitime Katılacağına Karar Vermeye Yardımcı Olur
Eğitim planlamasındaki bir diğer önemli adım, doğru kişilerin doğru eğitim oturumlarında olmasını sağlamaktır. Yürüttüğünüz her eğitim oturumuna kuruluşunuzdaki herkesin katılmasını sağlamanın bir anlamı yoktur. Personelin kendilerine hiçbir faydası olmayan eğitimlere sık sık katılması da işletmeniz için büyük bir zaman ve para kaybıdır.
Bir eğitim ihtiyaç analizi, her eğitim oturumu için doğru kişileri hedeflemenizi sağlayarak herkesin kişiselleştirilmiş bir eğitim planını takip etmesini ve mümkün olan en yüksek faydayı elde etmesini sağlar.
6. Eğitim İhtiyaçlarınızı Önceliklendirmenize Yardımcı Olur
Bu süreçte yapılacak antrenmanlar düşünülürse hangi antrenman seansının daha önemli olduğuna karar vermek zor olabilir. Bununla birlikte eğitim ihtiyaç analizi, en kısa sürede tamamlanması gereken eğitimi ve hangi eğitimin daha sonraya bırakılabileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.
Her ekip üyesinin sahip olması gereken becerileri düşündüğünüzde, önem sırasına göre bir öncelik vermek isteyebilirsiniz. Örneğin, müşterilerle yüz yüze olan bir ekibiniz varsa, birinci sınıf müşteri ilişkileri becerilerine sahip olduklarından emin olmak listenin başında gelebilir.
Bu çalışanlardan bazılarının yüz yüze becerilerinde bir boşluk fark ederseniz, bu onların iş rollerinin önemli bir yönü olduğundan ve bu alanda eğitim eksikliği olduğundan, önce bunu ele almak istemeniz mantıklıdır.
Diğer tüm eğitimlere daha sonra öncelik verilebilir ancak müşteriyle yüz yüze olan ekiplerinizin en iyi performansı gösterdiğinden emin olmak için müşteri ilişkileri eğitiminin mümkün olan en kısa sürede ayırtılması ve katılması önemlidir.
Nasıl Oluşturulur?
Kurumsal Hedeflerinizi Tanımlayın
Bir eğitim ihtiyaçları analizine başlamadan önce yapmanız gereken ilk şey kurumsal hedeflerinizi tanımlamaktır. Bu süreçten ne elde etmeyi umuyorsunuz? Açıkçası finansal performans, gelir, kâr ve hisse fiyatı gibi ölçülebilir sonuçlara odaklanmalısınız. Ancak, müşteri memnuniyeti ve kurum kültürü gibi daha yumuşak sonuçları da göz önünde bulundurmalısınız.
Başlamak için kendinize aşağıdaki soruları sorabilirsiniz:
- Kuruluşunuz genel hedefler açısından neyi başarmayı hedefliyor?
- Kurumsal hedeflerinizden hangisi çalışan davranışında en büyük değişikliği gerektiriyor?
- Departmanlarınızdan herhangi biri, hedef ilerleme açısından diğerlerinin önemli ölçüde gerisinde kalıyor mu?
Spesifik Sorunları Tanımlayın
Hedef belirledikten sonraki adım, kurumsal hedeflerinizi şirketinizdeki belirli sorunlarla eşleştirmektir. Bu, gözlem ve değerlendirmeyi içerir. Bunu yapmanın en iyi yolu departman yöneticilerinizi sürece dâhil etmektir.
Yöneticilerinizin öğrenme ve geliştirme açısından endişe duydukları alanları belirlemelerine yardımcı olmak için çalışanlarla görüşmeler yapmalarını ve çalışan anketleri yapmalarını sağlayın. Bir eğitim ihtiyaçları değerlendirme anketi harika bir araç olabilir. Çalışanlarınızın hangi alanlarda daha fazla eğitime, desteğe ve kaynağa ihtiyaç duyduklarını anlamanıza yardımcı olabilir.
Son olarak, şirket kültürünüze bir göz atın. Kurumsal hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen istenmeyen davranışları güçlendirebilecek herhangi bir kültürel ipucu var mı? Olumsuz bir etkiye sahip başka neler olabilir?
Gerekli Bilgi ve Becerileri Tanımlayın
Sürecin bir sonraki adımı, olmak istediğiniz yere ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz belirli becerileri tanımlamaktır. Burada ne kadar spesifik olursanız, eğitim programlarınız o kadar etkili olur. Ve doğru eğitimle, görmek istediğiniz davranışı besleyecek ve gelecekteki hedeflerinize ulaşabileceksiniz.
Herkesin aynı eğitime ihtiyacı olmayacağını unutmayın. Finans departmanınızın, satış ekibinizden çok farklı becerilere, bilgilere ve yeteneklere ihtiyacı olacağı açıktır. Şirketinizdeki her birey için veya en azından departman düzeyinde özel ihtiyaçları belirlediğinizden emin olun.
Eğitim Zaman Çizelgelerini ve Önceliklerini Belirleyin
Sonraki aşama, eğitim programınızı geliştirmektir. Eğitim içeriklerinin yanı sıra eğitim zaman çizelgelerini de belirlemeniz ve bütçeniz doğrultusunda önceliklerinizi belirlemeniz gerekiyor.
Şirket olarak hedefleriniz neler ve bu hedefe ne kadar sürede ulaşmanız gerekiyor? Eğitim vermek için hangi formatı kullanacaksınız?
Çalışanlarınızın ilerlemesini takip etmek için kullanabileceğiniz bir dizi teknik vardır. Daha geleneksel kurumsal anketleri ve görüşmeleri ya da veri madenciliği gibi daha gelişmiş analitik teknikleri kullanabilirsiniz.
Yeni başlıyorsanız, buradaki en iyi ipucu, işi basit tutmaktır. Ekip üyelerinizin nasıl geliştiğini görmek, belirli beceri kümelerini öğrenmeye ilgi düzeylerini değerlendirmek ve öğrenilen yetkinlikleri genel hedeflerle karşılaştırmak için bir Excel elektronik tablosu kullanabilirsiniz. Bu, eğitiminizin ne kadar etkili olduğunu görmenizde ve eğitim ihtiyaç analizinizin hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olup olmadığını tespit etmekte faydalı olacaktır.
Mevcut Eğitim Materyallerini ve Yöntemlerini Analiz Edin
Birçok şirket, çalışan eğitiminin öneminin farkındadır ve bu eğitimler için bazı materyal ve yöntemlere sahiptir.
Şirketinizde hangi yöntemlerin işe yaradığını, nelerin değiştirilebileceğini ve nelerin etkisiz olduğunu görmek için mevcut (ve planlanan) eğitim girişimlerinizin tüm alanlarına dikkatle baktığınızdan emin olun.
