Kurumsal Hafıza Nedir, Neden Önemlidir?

Kurumsal hafıza kavramı, bir kuruluşun ortaya çıktığı andan itibaren bünyesinde barındırdığı verilerin kuruluşun ömrü boyunca birikerek devam etmesini tanımlar. Kolektifte ortaya çıkan hafıza, kuruluşun geçmişi hakkında fikir sahibi olmaya yardımcı olur. Ek olarak kuruluşun gelecekte alacağı kararlar konusunda da yöneticilere fikir verir. Liderler, hafızayı değerlendirerek çalışanlarında ve kendilerinde olan eksiklikleri de fark edebilirler. Gerekli durumlarda, çalışanlar için faydalı olabilecek eğitimler düzenleyebilir veya kendi eksiklikleri için liderlik gelişim programları almayı düşünebilirler.

Kurumsal Hafıza Nedir?

Kurumsal hafıza, bilgi ve verileri edinmek, depolamak ve geri almak için tanımlanan kolektif bir hafıza yeteneğidir. Yani, belirli bir görevi gerçekleştirmek için çalışan bir grup insanı ve şirketi tanımlayan bir terimdir.

1991 yılında, iki akademisyen Walsh ve Ungson, kurumsal hafızanın ardındaki süreci inceleyerek bazı araştırmalar yaptı. Araştırma sonucu, çalışan veya deneyimli bir ekip üyesinin firmadan ayrıldıktan sonra dahi kurumun bir parçası olarak kalmaya devam ettiğini buldu. Tıpkı insan hafızasında olduğu gibi kurumsal hafızalar da geçmiş deneyimleri tekrar tekrar kullanır.

Kurumsal Hafızanın Önemi

Kurumsal hafıza, belgelenmemiş iç görüler, deneyim, teknik beceriler ve bilgiler içerir. Hafızada bulunan bilgi ve deneyimlerin hemen hemen hepsi kişisel veya iş bağlantıları aracılığıyla çalışanlara iletilir ve tekrar kullanılabilir. Kurumsal hafıza, kuruluşun verileri ve kuruluşta çalışan kişilerin iş deneyimleri olmak üzere iki ana grupta incelenir.

Hafıza, kuruluşların işe alım ve işten çıkarmalarını, olası felaketlerini ve maliyetini etkileyecek birçok bilgi içerdiği için özenle incelenmelidir. Etkili bir inceleme kuruluşların aynı hataları tekrarlamalarını engelleyerek problemlere karşı çözüm üretme sürecini büyük oranda kolaylaştırır.

Kurumsal Hafızanın Aşamaları

Kurumsal hafıza sürecinin üç aşaması organizasyonun öğrenme sürecini oluşturur.

1. Edinme

Edinme, geçmişe dayalı deneyimlerden elde edilen verileri ve gelecekte karar sürecine etkisi olacak bilgileri içerir. Kuruluşlar edinme bilgilerini genellikle merkezi olarak saklamazlar.

2. Elde Tutma

Elde tutma, kuruluşların veya çalışanların, geçmiş deneyimlere dayalı verileri birkaç saklama tesisinde depolamasını ifade eder.

• Kültür: Kuruluşların edindiği verileri paylaşma biçimini ifade eder.
• Dönüşümler: Kuruluşun önceki deneyimlerine dayanan verilerle daha sonra gerçekleştirdiği iyileştirmeleri ifade eder.
• Yapılar: Çalışanların birbiriyle ve çevresiyle olan ilişkisini ifade eder.

3. Geri Alma

Geri alma aşaması geçmiş deneyime dayalı verileri kullanarak aynı hataları tekrarlamamak için gerekli iyileştirmelerin yapıldığı aşamadır. Birçok kuruluş için geri alma bir kişi tarafından gerçekleştirilebilir veya otomatikleştirilebilir. Kurumsal hafıza tek bir havuzda gibi algılanabilir ancak veriler organizasyonun tamamına dağılmıştır.

Kurumsal Hafıza Stratejileri

Kurumsal hafıza süreçleri birden çok stratejiyle ilgilenir.

1. Organizasyon Yapısı Yönetimi

Kurumsal yapı, genellikle çeşitli resmi ve gayri resmi ilişkileri içeren şirket düzenini kapsar.

Resmi organizasyonlar, organizasyonda bulunan firma ve üyeler arasındaki hiyerarşik ilişkileri temsil eder. Örgütlerin biçimsel yapısında meydana gelen herhangi bir değişiklik tüm örgüt yapısının yeniden yapılandırılmasına yol açar. Gayri resmi organizasyonlar kuruluşun çıkarı için gayri resmi ağları kullanarak işe başlayan kişiyi temsil eder. Gayri resmi organizasyonlar, edinilen verilerin tutulduğu ve saklandığı bilgi yönetimi ile yakından ilişkilidir. Kuruluş yöneticilerinin gayri resmi organizasyonlar üzerindeki etkisi büyüktür.

2. Kurum Kültürünü Değiştirmek

Kurum hafızası, kurumlarda benimsenen değerler, tutumlar, inançlar için ortak bir çerçeve oluşturur. Bilgi yönetiminin bilgi paylaşma metodu da tamamen kurum tarafından benimsenen kültüre göre şekillenir. Hafızadaki bilgileri paylaşırken çalışanın ilk ihtiyacı, bilgi paylaşımı yapmak için karşı tarafa ve kendine güven duyma ihtiyacıdır. Kuruluşların bu konuda net bir şekilde belirlenmiş vizyona ihtiyacı vardır.

3. Bilgi Tutma Uygulaması

Bilgi saklama, kuruluşların geçmiş deneyimlerden veri elde etmesi için gerekli teknikleri, entegrasyon desteğini, karar verme çözümlerini ve veri elde etme sonrası yönetim incelemelerini kapsar. Kuruluşların bilgi tutmak için birçok teknik vardır:

• Resmi ve gayri resmi bilgi ağları
• Sosyal medya platformları
• Çevrimiçi ve çevrimdışı toplantılar

Bilgi tutma teorileri gerçekleşirken çalışanlara yardımcı olabilecek üç soru vardır:

• Bilgi tutma sürecinde hangi bilgiler kaybolacak?
• Bilgi kaybının olası sonuçları nelerdir?
• Bilginin kaybolmaması için ne tür adımlar atılabilir?

Bu sorulara dayalı olarak, bilgi tutma stratejileri şekillendirilebilir:

1. Kuruluşun yaşı, çalışanların ortalama yaşı, gayri resmi iletişim ağı sayısı, web sayfası sayısı, insan hafızasının kuruluşa katkısı gibi risk faktörleri belirlenir.
2. Daha sonra, belirlenen risk faktörleri ışığında, yönetiminin daha fazla odaklanması gereken alanlar belirlenir.
3. Çeşitli araçlardan oluşan bilgi tutma sütunlarını kullanarak odaklanılacak alana uygun bir strateji incelemesi geliştirilir.

4. Temel Yetkinliklerle Başa Çıkma

Bilgi yönetimi, ilgili bilgilerin gelecekteki iş deneyimlerinde tekrar kullanılmasıdır. Temel yetkinlikler ise organizasyonel işlevleri öğrenmek ve birden çok teknolojiyi büyük ölçekte entegre etmek anlamına gelir. Bilgi yönetimi, elde edilen verileri temel yetkinliklere adapte eder. Temel yetkinliklerle başa çıkma dört başlık altında incelenebilir:

Tanımlama ve Değerlendirme: Kuruluş, bilgiyi doğrudan belirli bir ürüne bağlamak için iş ihtiyacına göre temel yetkinlikleri belirler. Ardından, bağlamın neye sahip olması gerektiği gibi temel sorulara cevap aranan genel bir değerlendirme yapılır. Bilgi yönetimi, bilginin doğru yere yerleştirilmesinden sorumludur.

Doğru Yardım: Bilgiler, iş fonksiyonlarını iyileştirme amacı taşır. Doğru yardım, bilgi yönetiminin bilgiyi herhangi bir gereklilik durumuna çözüm üretmek için tutulmasını ifade eder.

Geliştirme: Bilgi taklit edilmesi zor olan çözüm önerileri sunar ve rekabet avantajı sağlayarak kuruluşlara fayda sağlar. Bilgiler, özgün veriler içerdiği için kuruluşa ait çeşitli departmanlarda özgün özellikler ortaya çıkmasına sebep olurlar.

5. Harici Bilgi Ağı Yönetimi

Bilgi yönetimi, harici kaynaklardan bilgi oluşturmak için uzun vadeli bir sürece sahiptir.  Harici kaynaklar arasında müşteriler, tedarikçiler, rakipler ve iş ortakları vardır. Bu kaynakların her biri, bilgi edinme sürecine dâhil olarak kuruluşa yeni deneyimler katar. Harici bilgi ağını genişletmek için gerekli adımlar:

Hedefin veya ortağın değerlendirilmesi: Birleşmeler, satın almalar ve yatırım girişimlerinde hedefin değerlendirilmesini ifade eder.

İlişki Kurma: Yeni bir iş ilişkisine dâhil olan kişi ve kuruluşları tanımlamayı, ortak organizasyon yapılarıyla ve ortak çalışılacak kişilerle kurulan entegrasyon sürecini ifade eder.

Bilgi Entegrasyonu: Tüm bilgilerin belirlenip kullanıldığı süreçtir. En iyi örnekler arasında raporlama analitiği, geri bildirim metodolojileri, bilgi yönetim sistemleri yaklaşımları vardır.

Bilgi Paylaşımı Teşviği: Bilgi paylaşımının iki yönü vardır. İlki en iyi bilgi aktarım yöntemlerini sunmakla görevlidir ve bu bağlamda iş akışı senaryolarıyla ilgilenir. Diğeri ise bilgi paylaşım platformu için süreçleri, teşvik faktörlerini, kurumsal kültür değişikliğini ve ek kolaylaştırma desteğiyle ilgilenir.

Bilgi Paylaşımı: Bilginin doğru ve mükemmel olmasını sağlamak için veri analizi sürecini ifade eder.