İş hayatındaki rekabet ortamı sonucu yetişmeyen işler, kalabalıklaşan şehirlerle birlikte trafikte kaybedilen zamanı geri yerine koyma arzusu ile günlük dilde sıklıkla kullandığımız kelimelerden biri oldu “multitasking”. Aynı anda birden fazla iş yapabilme anlamına gelmektedir ve artık sadece bir özellik değil aynı zamanda çoğu işveren tarafından da aranılan bir beceri haline gelmiştir.
Günümüzde ofislere baktığımızda gördüğümüz profil, genellikle meşgul, koşuşturma içerisinde bir taraftan e-posta yazarken diğer bir taraftan telefonda, yemek yemek için bile kendine mola vakti ayıramayan çalışanlardır. Bu durum sonucunda yorgun, zamanla üretkenliği azalan bireyler olma yoluna girebilirsiniz. Bu sebeple multitasking ile kaygı ve stres yönetimi becerisi edinmek, daha verimli, üretken ve mutlu bir yaşam için oldukça önemlidir.
Multitasking (Çoklu Görev) Nedir?
Multitasking, birden fazla aktivitenin aynı anda gerçekleştirilmesidir. Farklı görevlerin yerine getirilmesini, dikkatin bir aktiviteden diğerine geçerken kolayca aktarılmasını veya iki veya daha fazla aktivitenin hızlı bir şekilde ve/veya art arda yapılmasını gerektirir. “Multitasking”’e örnek olarak bazı davranışlar:
- Telefonla konuşurken birini işaret etme, mail yazma, evi işi yapma, bilgisayara veri girişi yapma, rapor düzenleme
- Garsonun birkaç kalabalık müşteri masasından peş peşe siparişi alması
- Doktorların gelen hastadaki ilişkili tüm yaşamsal belirtilerin kontrol edilmesi (sırt ağrısı için giden bir hastanın hem kalp hem mide fonksiyonlarının kontrolü)
- Toplantı sırasında görev paylaşımı yaparken veya süreci tartışırken eş zamanlı sunum hazırlama ya da hızlıca aksiyon olarak sunum tasarımını gerçekleştirmek.
İşyerinde temel bir beceri olmasına rağmen özellikle bazı görevler daha uzun sürdüğünde veya istenmeyen sonuçlara sebep olduğunda ters etki yaratabilir. Buna rağmen multitasking, profesyonellerin zamanla ve sürekli pratik yaparak daha iyi hale getirebilecekleri öğrenilebilir bir beceridir.
Multitasking Avantajlı Mı?
Multitasking, ayrı görevleri birleştirmenize izin vererek size zaman kazandırabilir. Örneğin; el yazısı notlar almak ve daha sonra son bir kopyasını yazmak yerine toplantıda otururken bilgisayarda bir not uygulaması kullanabilirsiniz. Görevleri tek tek yapmak, projelerin tamamlanma süresini uzatabilir. Bu noktada tamamlanma süresini kısaltabilir ve başka şeyler için daha fazla zaman yaratmanızı sağlayabilir.
Çoğu zaman, multitasking becerisi olan çalışanlara sahip olmak, maaşlardaki organizasyonel maliyetleri azaltır. Örneğin; bir çalışan müşteri hizmetleri ve hem satışta yetenekli ise her iki iş yükünü de üstlenerek personel maliyetini düşürecektir.
Multitasking, üretkenliği artırabilir. Bir kuruluşta birden fazla işi etkili bir şekilde yapabilen birkaç çalışanı varsa bur durum görevler ve projelerin vaktinde bitirilmesi konusunda zaman tasarrufu sağlar. Bu becerilerini geliştirmiş çalışanlar evde de üretken olabilir, bu da onların işleri daha hızlı tamamlamalarına ve işte uzun bir günün ardından dinlenmeye, kendilerine zaman ayırmalarına olanak tanır. Bunu yapabilme becerisi, çalışanların stres düzeylerini düşürür ve ertesi gün motive olmuş bir şekilde işlerine dönerler.
Multitasking, yapılacaklar listenizde daha fazlasını başarmanıza ve daha az zaman kaybetmenize yardımcı olur. Günlük yapılacaklar listesi hazırlayan çalışanlar için tamamlanan işleri listeden çıkarmak, aynı zamanda güçlü bir motivasyon kaynağıdır. Aynı zamanda sizi aktif tutabilir ve zihniniz diğer faaliyetlerle meşgul olduğu için dikkatinizin dağılmasını önleyebilir.
Vücudun egzersize ihtiyacı olduğu gibi beyin de sürekli bir şeylerle etkileşim halinde olmaya ihtiyaç duyar. Beyninizi aktif tutmanın ve beyin gücünüzü artırmanıza yardımcı olur. Beyni sürekli olarak zorlayarak zihinsel dayanıklılığınızı geliştirir. Alıştırma yaptıkça beyin eşzamanlı görevleri yerine getirmede daha verimli hale gelir. Bu nedenle herkes için öğrenilebilir bir beceridir.
Teknoloji hayatımızda birçok şeyi kolaylaştırdı ancak dikkat dağınıklığını da beraberinde getirdi. Örneğin; sabahları e-postaları okuyup yanıtlamanız ve şirketin sosyal medya hesaplarını güncellemeniz gerekebilir. Bunu yaparken telefonunuzdan gelen bildirimler dikkat dağıtıcı olacaktır. Çoklu görev becerileri, dikkat dağıtıcı şeylere rağmen iki görev arasında geçiş yapmanızı sağlar.
Çoğu işveren aynı anda birden fazla görevi yerine getirebilecek birini işe almayı tercih edeceğinden, istihdam edilebilirliğinizi artırabilir. Özgeçmişinizde, beceriyi gerçek bir durumda nasıl kullandığınız gibi çoklu görev becerilerinizi sergilemek, bir işe alım görevlisine çekiciliğinizi artırabilir. Mükemmel çoklu görev becerilerine sahip olmak, şirketin yeniden yapılandırılması sırasında terfi almanıza bile yardımcı olabilir.
Multitaskinde daha iyi olan çalışanların iş-yaşam dengesine ulaşma olasılıkları daha yüksektir. Bunun nedeni, fazla mesai yapma veya eve iş getirme ihtiyacını ortadan kaldırarak işlerini zamanında tamamlayabilmeleridir. Bu profesyonellerin aynı zamanda evde birden fazla görevi üstlenmeleri, aileleriyle vakit geçirmek, dinlenmek ve yeniden enerji toplamak için kendilerine daha fazla zaman ayırabilmeleri anlamına gelir.
Multitasking – Dezavantajları
Görevler arasında geçiş yapmak, bazen zamanın verimsiz kullanılmasına neden olabilir. İnsanlar görevler arasında tekrar tekrar geçiş yaptıklarında kümülatif olarak düşünüldüğünde önemli miktarda zaman kaybına yol açabilir. Yapılan bir araştırmaya göre insanların önceden tahmin edilebilir görevlere hazırlanmak için daha fazla zaman verilse bile, iki veya birden fazla görev arasında geçiş yaptıklarında daha yavaş olduğu sonucuna varmıştır. Bu nedenle verimli görünebilir ancak sonunda daha fazla zaman alabilir ve olası hatalara neden olabilir.
İnsan beyni aynı anda en etkili şekilde tek bir göreve odaklanır. Ağır çoklu görev, aynı zamanda, birinin üretken zamanının önemli bir miktarına mal olabilen zihinsel bloklara da yol açabilir. Vanderbilt Üniversitesi’ndeki araştırmacılar, insan beyninin ön lobunun sinir ağının bilgi işlemeyi engellediği ve insanların çoklu görev yeteneğini ciddi şekilde sınırladığı söylemektedir.
Bir etkisi de, beyin fonksiyonlarının aşırı uyarılmasıdır. Beyin, çok fazla bilgiyi işlemek zorunda kaldığında neyin önemli neyin daha az önemli olduğunu ayırt edemeyebilir. Bununla birlikte zamanla acil olan ve acil olmayan görevler arasındaki çizgiyi bulanıklaştırabilir.
Çoklu görevlerde bir görevin nasıl üstesinden gelineceği gibi yeni fikirleri düşünmek için genellikle zaman sınırlıdır. Seri olarak bu şekilde çalışanlar sürekli olarak bir görevden diğerine geçmektedir. Harvard Business Review tarafından yapılan bir araştırmaya göre; bu tür insanlar tek bir göreve daha uzun süre odaklananlara göre önemli ölçüde daha düşük yaratıcılık özellikleri göstermişlerdir.
Kişilerin yapılacaklar listesindeki görevleri yerine getirme arzusu, işyerinde başkalarıyla ilişkilerini önemli ölçüde etkileyebilir. Multitasking uygulayan çalışanlar, tamamen kendi görevlerine odaklandıklarında kontrolü elden bırakmak istemedikleri için iş yerindeki bir meslektaşına yardım etme olasılığı daha düşük olur. Aynı zamanda birden fazla işi aynı anda yürüten kişilerin mola verme olasılıkları daha düşük olacağından iş arkadaşlarıyla olan ilişkileri etkilenebilir.
Zamanla endişe ve strese neden olarak kişilerin zihinsel sağlığını etkileyebilir. Çalışanlar, iki veya daha fazla görevi yerine getirmeye çalıştığında verimli olup olmadıkları konusunda endişe duyabilirler. Sürekli bu becerileri kullanmak, uzun vadede üretkenliği etkileyebilecek endişe ve stres döngülerine yol açabilir. Bu sebeple çalışanların kaygı ve stres yönetimi konusunda kendilerini geliştirmeleri gerekebilir.
Multitasking ve Beyin Arasındaki İlişki
Bazı araştırmalar insan beyninin çoklu görevler için özel olarak eğitilebileceğini gösterse de bunun sürdürülebilir olmadığı söyleniyor. Bunun sebebi beyin çoklu görevleri gerçekleştirirken tam odaklanma sağlanmadığı için görevlerin tamamlanması toplamda daha uzun sürer ve hata yapma ihtimali artar. Bu nedenle multitasking insanlar için bazen ideal bir çalışma şekli olmayabilir. İnsan beyninin işlem kapasitesi oldukça yüksektir ancak çoklu görevler söz konusu olduğu zaman odaklanmanın azalması riskli durumlar ortaya çıkabilir.
20 Dakika Kuralı
Çoklu görevin avantajları kadar dezavantajları da olan ve tartışılan bir konu. Bununla birlikte bu durum iş hayatında hala aranan bir beceri olduğu gerçeğini de değiştirmiyor ve “multitasking”’i sağlıklı olarak uygulamanın yolları mevcut.
Bu yöntemini uygulayacaksanız kendinizi iki iş ile sınırlandırın. Bu, daha başarılı bir sonuca ulaşmanıza yardımcı olacaktır.
20 dakika kuralı! Elinizdeki işi değiştirmek için en az 20 dakika zaman verin kendinize. 20 dakika boyunca bir işe konsantre olun ve bu sürenin sonunda diğer işe geçin. Bir o iş bir bu iş gibi sürekli işler arasında sıçrarsanız hem zaman kaybedecek hem de iki işte de başarısız olma ihtimalini yükselteceksiniz.
Birden fazla işi aynı anda yapmaktan yorulduğunuzda, her şey üst üste geldiğinde kendinize bir mola verin. Bu noktada nefes egzersizleri yapmak veya hafif bir meditasyon sadece gözlerinizi kapatıp 5 dk süre hiçbir şey yapmamak bile gündelik hayatın koşturması ve stresi bir nebze olsun sizden uzaklaşacaktır.
