İletişim, çeşitli anlamlar yüklenmiş ve herkes tarafından kabul görmüş semboller kullanılarak insanların kendilerini diğer insanlara ifade etme biçimidir. Sadece bir bireyin, başka bir bireye gönderdiği iletinin ulaşması olarak açıklamak doğru olmayacaktır. Akıllara iletişim süreci geldiğinde şüphesiz bilgi alışverişi de beraberinde gelir. İletişim iki kişiyi içerir; bir gönderici ve bir alıcı. Bir kişi tek başına iletişim kuramaz. Bir kişi yüksek sesle yardım çığlığı atarsa ve kimse tarafından duyulmazsa burada iletişimden söz etmek pek de doğru olmayacaktır. Benzer şekilde bir yöneticinin çalışanlarıyla paylaştığı mesajın iletilmesi iletişim süreci için sadece bir başlangıçtır. Bilgiler, çalışan tarafından amaçlanan biçimde alınıp, anlaşılana kadar iletişim henüz tamamlanmamıştır. Bu nedenle iletişim aslında gönderenin ilettiğinden ziyade alıcının ne anladığıdır. Bu noktada iletişimin sağlıklı yürüyebilmesi için alıcının geri bildirimde bulunması oldukça önemlidir. Buna istinaden şirketlerde de çalışanlara geri bildirim eğitimi alması konusunda teşviklerde bulunularak, daha başarılı bir çalışma ortamı yaratmak amaçlanmaktadır.
İletişim süreci, doğru yönetilmesi gereken bir süreçtir. Mesajın amaçlanan biçimde anlaşılmasını sağlamak, basit ve konuya uygun bir dil kullanmak oldukça önemlidir. Bu noktada mesajın ulaşacağı kişileri tanımak en iyi sonucu almanızı sağlayacaktır.
İyi bir iletişimci olmak, etrafınızdakilerin söylediklerini aktif olarak dinlemekten geçer. İletişimin akmasını sağlamak için iyi bir dinleyici olup cevap vermeden önce üzerine düşünerek karşı tarafı dinlediğinizi gösterecek ilgi çekici sorular sormak da önemlidir. Bununla birlikte beden dili ve göz teması hangi kanalı kullanacağınıza göre değişkenlik göstermekle birlikte iletişimi pekiştiren araçlardır.
İletişim Süreci Nedir?
Süreç kavramı, “zaman içinde sürekli değişen bir olgu” ya da “süregelen herhangi bir durum” olarak da tanımlanmaktadır. Süreç içinde bulunan öğeler birbirleriyle sürekli bir ilişki içerisinde olup her bir öğe, öteki öğeleri etkiler ve sürekli olarak diğer öğelerden etkilenir. İletişim süreci ise mesajın göndericiden alıcıya ulaştığı aşamaları ifade eder.
İletişim süreci, vericinin bir mesaj oluşturması ve onu kelimelere veya sembollere kodlaması ile başlar. Kodlanmış mesaj, alıcıya bir kanal veya ortam aracılığıyla iletilir. Alıcı, gelen mesajı algılar ve mesajı anlamak için kodunu çözer. Son olarak gönderici, mesajın alıcıya ulaştığına dair onay almalıdır.
Bu, geri bildirim veya bir tür onay şeklinde olur. Alıcı tarafından verilen bir yanıt olarak da tanımlanabilir. Bu yanıt, ilk mesajın göndericisi tarafından yeniden kodlanır, bir kanal aracılığıyla iletilir, alınır ve kod çözülür. Son olarak geri bildirim iletişim sürecini tekrarlar.
İletişim Süreci Aşamaları Nelerdir?
1. Verici
İletişim sürecinin temeli, mesajı ileten veya gönderen kişi tarafından atılır. Bir düşünce, bir fikir, bir resim, bir sembol, bir haber ve hatta anlık bir gülümseme bile bir mesaj olabilir. Verici iletişim süreci için bir başlatıcıdır. Gönderici fikri, bilgiyi vb. ürettikten sonra alıcı tarafından iyi anlaşılabilecek şekilde kodlar.
Kaynak, bir düşünceyi ya da ilgili davranışı herhangi bir anlam yükleyerek alıcıya göndermek istediğinde önce rakamlar, şekiller, işaretler, hareketler ve semboller kullanarak bunları mesaj (ileti) haline getirir. Sonra da uygun araçlar ile hedefe iletir. İletişimin başarısı için hayati önem taşır. Alıcı üzerinde güven uyandırmıyorsa iletişim sürecinin başarıya ulaşması zordur. Bu sebeple, kaynak konumundaki kişi bir konu ile ilgili bir ileti göndermeden önce, alıcı ya da alıcıları tanımalıdır.
2. Mesaj
Mesaj, söz ve yazılarda olduğu gibi kelimelerle iletilen bilgilere, gönderilmek istenen bilginin durumuna ve niteliğine ve önemine göre işaret, resim veya semboller olarak tanımlanmaktadır. Bilgi, düşünce veya duygunun iletime uygun biçimi olarak da tanımlanabilir.
Mesaj, iletişim süreci için oldukça önemlidir. Kaynağın alıcıya ulaştırmak istediği duygu, düşünce, fikir, davranış gibi unsurların kodlanmış halidir. Kodlar, simgeler, semboller hem kaynak hem hedef tarafından aynı anlamı taşımalıdır yoksa iletişim kurulmaz. Bununla birlikte açık ve anlaşılır olmalı, doğru zamanda ve uygun kanal ile iletimine dikkat edilmelidir.
3. Kanal
Kanal, bilgi veya mesajın göndericiden alıcıya iletilmesi için kullanılan ortamdır. Telefon, posta, internet, radyo, TV vb. çeşitli medya araçları vardır. İletişimin etkili ve verimli olması için kanalın mesaja uygun olması gerekir. Örneğin; bir telefon görüşmesi, karmaşık bir mühendislik şemasını iletmek için uygun bir kanal değildir.
İletişim süreci içerisinde önemli bir rol oynayan kanal seçiminde alıcının ihtiyaçları ve gereksinimleri mutlaka dikkate alınmalıdır. Örneğin; alıcı okuma yazma bilmiyorsa mesajı posta yoluyla göndermenin bir önemi yoktur. Benzer şekilde, alıcının bir telefonu yoksa iletişim kanalı olarak telefon ortamını seçemezsiniz.
4. Alıcı
Alıcı, göndericinin mesajını algılayan, algılayan veya alan kişidir. Sadece bir alıcı veya çok sayıda alıcı olabilir. Mesaj, alıcının geçmişi göz önünde bulundurularak hazırlanmalıdır. Bir yazılım organizasyonundaki mühendis, özel hayatında mesleğinden bağımsız kişiler ile iletişim kurarken teknik terimler kullanmaktan kaçınmalıdır. Mesaj alıcıya ulaşmazsa iletişim gerçekleşmez. Hatta mesaj alıcıya ulaştığında anlamaz ise yine iletişim gerçekleşmeyecektir.
5. Geribildirim
Geribildirim, alıcının göndericinin mesajına verdiği yanıttır. Alıcı, gönderene tepkisini kelimeler, semboller veya jestlerle iletir. Alıcının gönderici, göndericinin alıcı olduğu sürecin tersine çevrilmesidir. Alıcı mesaja cevap vermedikçe iletişim süreci tamamlanmamıştır. Geri bildirim, gerekirse gönderenin mesajını dönüştürmesine yardımcı olur. Ayrıca alıcının mesajla ilgili şüphelerini gidermesine, güvenini artırmak için sorular sormasına ve gönderenin mesajın ulaştığını bilmesini sağlar.
Yüz yüze iletişimde gönderici anında geri bildirim alabilir. Yazılı iletişim ise gönderenin mesajla ilgili geri bildirim alması için daha uzun sürebilmektedir.
Geri bildirimin iletişim sürecinde oynadığı rol büyüktür. Tek yönlü iletişimde gönderici, alıcıyla herhangi bir geri bildirim almadan iletişim kurar ancak iki yönlü iletişimde alıcı, göndericiye geri bildirim sağlar.
Geri bildirim, göndericinin alıcı ile iletişimi geliştirmesini sağlar. Alıcının mesajdaki şüpheleri netleştirmesine ve dolayısıyla daha iyi performans göstermesine olanak tanır. Alıcıların soru sormalarına izin vermek güven oluşturur ve iş performanslarında artı sağlar. Gönderici mesajının alıcı tarafından doğru anlaşıldığından emin olur ve sürecini tamamlar.
Çoğu kurumsal iletişimde geribildirim ne kadar büyük olursa iletişim süreci de etkin olur. Örneğin; erken geribildirim, yöneticilerin talimatlarının anlaşılıp anlaşılmadığını ve kabul edilip edilmediğini fark etmelerini sağlar ve bir olanak tanır. Bundan dolayı son dönemlerde kurumsal iletişimin geliştirilmesi amacıyla geri bildirim eğitimi alan çalışanların sayısı oldukça artmakta gittikçe önemli bir konu haline gelmektedir.
İletişim Türleri Nelerdir?
Sözlü
- Sözlü iletişim duygu ve düşüncelerin sözlerle aktarıldığı en eski ve en etkili iletişim türüdür.
- Sözler, iletişimde bulunan tarafların birbirlerini anlayacakları dil ile yapılır. Dil ise sembollerle aktarılır.
- Sembollerin, söylenmek istenilen şeyleri temsil etmesi gerekir. Sözleri anlatan sembollerin dilin ortak sembolleri; verici ile alıcının kullandıkları dilin ortak bir dil olması gerekir.
Sözsüz
- Konuşmanın sesle ilgili olan, söz kullanımının dışında kalan kısmıdır.
- Tekrarlama, refakat etme, tamamlama, düzenleme ve vurgulama iletişimin etkinliği artıran sözlü ve sözsüz iletişimin ana unsurlarıdır.
- Beden dili, bedenin duruşu, yüz ifadesi ve ses tonu gibi ölçütlerle ifade edilir. Örneğin; karşıdaki kişinin konuşurken yüzüğüyle oynaması ya da sesinin titremesi ya da sürekli saatine bakması tek tek söze dökülmese de birer mesaj içermektedir.
Yazılı
- Yazılı iletişim, iletinin, alıcıya yazılı bir biçimde sembollerle aktarılmasıdır.
- Yazılı iletişim türünün gerçekleştirilebilmesi için, okuma, yazma ve anlayabilme becerilerinin kullanılabilmesi gerekmektedir.
- Yazılı iletişim, mektup, rapor, özet, tutanak, basın bildirileri ile el yazısı, basılı notlar veya bilgisayar ağı gibi bir elektronik ortamla iletilen çeşitli yazılı iletileri içerir.
