Proje yönetimi, üzerinde anlaşmaya varılan parametreler dâhilinde proje kabul ölçütlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için proje yönetim süreçleri, yöntemleri, becerileri, bilgi ve deneyimin uygulanmasıdır.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp tamamlanması için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir. Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak, faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için kullanılır.
Proje Yönetim Süreçleri
İster bir bina inşa ediyor, ister bir uygulama başlatıyor veya bir pazarlama kampanyası başlatıyor olsun, her proje kendisini hayata geçirmek için bir dizi süreç gerektirir. Peki, bu proje yönetimi süreçleri nelerdir ve nelerden oluşur?
Süreç 1: Proje başlatma
Bu aşamada proje kavramsallaştırılır ve fizibilite belirlenir. Bu süreçte gerçekleştirilmesi gereken bazı faaliyetler arasında proje hedefinin tanımlanması, proje kapsamının tanımlanması, proje yöneticisini ve kilit paydaşları belirlemek, potansiyel riskleri belirlemek ve tahmini bir bütçe ve zaman çizelgesi oluşturmak gibi aşamalar vardır.
Süreç 2: Proje planlama
Proje yönetimi sürecindeki bir diğer adım, proje yöneticisinin tüm projeyi fikir aşamasından tamamlamaya kadar yönlendirmek için bir plan oluşturması aşamasıdır. Bu plan, projenin kapsamını belirleyecektir ve çıktıları oluşturmak için gerekli kaynaklar, tahmini süre ve mali taahhütler, paydaşların güncel tutulmasını ve sürece dâhil edilmesini sağlamak için iletişim stratejisi geliştirmek gibi unsurları barındıracaktır. Proje henüz onaylanmadıysa, bu plan sahanın kritik bir parçası olarak hizmet edecektir.
Süreç 3: Proje yürütme
Bu aşamada proje yöneticisi proje yönetimi için gerekli tedariki yapacak ve ekibi çalıştıracaktır. Proje hedeflerinin gerçekleştirilmesi, ekip üyelerinin sahada etkin bir şekilde yönetilmesini gerektirir.
Süreç 4: Proje izleme ve kontrol
Bu süreç grubu sırasında proje yöneticileri, projenin düzgün bir şekilde geliştiğinden emin olmak için ilerlemesini yakından ölçecektir. Veri toplama ve sözlü ve yazılı durum raporları gibi belgeler kullanılabilir. İzleme ve kontrol, proje planlamasıyla yakından ilgilidir. Planlama ne yapılması gerektiğini belirlerken, izleme ve kontrol ne kadar iyi yapıldığını belirler. İzleme, projeyi yolunda tutmak için projede yapılması gerekli herhangi bir düzeltici eylemi veya değişikliği tespit edecektir.
Süreç 5: Proje kapanışı
Proje yönetimi sürecinde kapanış süreci grubu, proje çıktıları üretildikten ve paydaşlar bunları doğrulayıp onayladıktan sonra gerçekleşir. Bu aşamada proje yöneticisi tedarikçiler, harici satıcılar, danışmanlar ve diğer üçüncü taraf sağlayıcılarla sözleşmeleri kapatacaktır. Tüm belgeler arşivlenecek ve bir nihai proje raporu üretilecektir.
Proje Yönetiminde Liderliğin Önemi
Proje yönetimi kapsamında liderliğin rolü, etkin planlama, görev dağılımı yapma, projeleri denetleme, ekip üyelerine ilham verme ve proje uygulaması için bir eylem planı oluşturmak için hayati önem taşıyan kararlar alma dâhil olmak üzere çok çeşitli faaliyetleri kapsar.
Proje yönetimi kapsamında liderlik, başarıyı sağlamak için çok önemlidir. Ekip güvenini artırmanın ve verimliliği artırmanın yanı sıra, liderlerin başka görevleri de vardır. Proje liderleri, ekip üyeleriyle etkili ve ikna edici etkileşimler başlatmak için sorgulama, dinleme ve konuşma becerileri gibi kişilerarası becerilere ihtiyaç duyar.
Proje yöneticilerinin güçlü kişilerarası becerilere sahip olmaması durumunda projelerin başarısız olma olasılığının yüksek olduğu bilinen bir gerçektir. Proje yöneticisi olarak işinizin çoğu, paydaşlarla iletişim kurmanızı gerektireceğinden, liderlikte iletişim becerilerinizi geliştirmelisiniz. Bunun dışında ekip üyelerinin enerjisini yükseltmek ve kriz zamanlarında bile iyimser bir tutum sergilemek, en önemli proje yöneticisi liderlik becerileridir. Proje yönetimi ve liderlik, ekiplere bir sorun ne kadar kritik olursa olsun mutlaka bir çözüm olacağına dair güven vermekle ilgilidir.
Dürüstlük ve bütünlük, proje yöneticilerinin müşteriler, üyeler, yönetim ve diğer paydaşlar arasında güveni artırmak için benimsemesi gereken proje yönetimi kapsamında liderliğin iki temel özelliğidir.
Süreçleri düzene sokmak ve sorunları çözmek için gerekli eylemler hakkında son sözü söyleyen proje yöneticisidir. Bu nedenle, proje yöneticisinin bilinçli kararlar verme yeteneği, proje yönetiminde liderliğin önemli bir rolüdür.
