Şirketler her yıl aralık ayında gelecek yıl için bir dizi planlama yaparlar. İşe alma, eğitim ve etkinliklerle ilgili planlar oluşturmak, yıl sonunda birçok İK ekibi için önceliklerin başında gelir. Yine de birçok şirketin yıl sonu planlarının dışında bıraktığı önemli bir planlama türü daha vardır. Bu, kurum kültürü planlamasıdır. Kültür planlaması, bir şirketi ideal düzene yaklaştırmak için yapılması gereken çalışmaları belirleme ve belgelemeyle birlikte, bunu başarmak için bir eylem planı oluşturma sürecidir. Liderlik eğitimi kapsamında kurum kültürü üzerinde özellikle durulmakta ve önemi vurgulanmaktadır.
Kurum Kültürü Nedir?
Bir kurum, kuruluş ve bir işletmede biçimsel yapıyı karşılıklı olarak etkileme niteliğindeki kurum içi değerler, inançlar ve alışkanlıklara kurum kültürü denilmektedir. Kurum kültürü, bir kurumda çalışan kişilerin davranışlarını yönlendiren normlar, kalıplar, inançlar, tutumlar ve davranışların oluşturduğu bir bütündür.
Bir kuruma ait kültür planlaması ise mevcut ekiplerin ve yeni yeteneklerin, ellerinden gelenin en iyisini yapmalarına olanak tanıyan bir çalışma ortamı geliştirmenin temelini oluşturur.
Özellikle de kültür gibi soyut bir kavram; yeteneklerin elde tutulmasında, başarılı yeni çalışanların işe alınmasında ve departmanlar arası hedeflere ulaşmada çok önemli bir rol oynadığı için kültür planlaması, göz korkutucu bir sorumluluk gibi görünebilir.
En iyi yetenekleri işe almak ve elde tutmak isteyen ekipler için bir kültür planı oluşturmak, kesinlikle öncelik verilmesi gereken stratejik bir harekettir. Dolayısıyla yeni yılda kültür planlamasını, planlama sürecine dahil etmek oldukça önemlidir.
Geribildirim Toplayın
İK ekibiniz güncel bir katılım anketi sonuçlarına sahip değilse planınızın en üstüne bir anket eklemek oldukça faydalı olacaktır.
Maksimum seviyede etkili olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- Ön anket ile iletişim kurun: Çalışanların lojistiğin yanı sıra geri bildirimde bulunma konusunda kendilerini zorlamadan istekli olmalarını sağlamak için ankete katılmalarının neden önemli olduğunu bilmeleri gerekir. Kimlerin geri bildirim sağlamaya uygun olduğuna, geri bildirim penceresine ve sonuçlara kimin erişebileceğine dair şirket çapında bir duyuru yapabilirsiniz.
- Anketi başlatın: Anket gününde, çalışanlarınızla tüm ana kanallardan mutlaka iletişim kurun. Ardından anketi başlatın ve davetiyelerinizi gönderin.
- Anket sonrası iletişim kurun: Anket kapandıktan sonra katılımları için çalışanlara teşekkür edin. Ardından sonuçları ne zaman görebileceklerine ve eylem planlamasının ne zaman başlayacağına dair süreçle ilgili gerekli bilgilendirmeleri yapın.
- Anketin sonuçlarına göre harekete geçin: Ekibiniz anket sonuçlarını incelemeyi bitirdiğinde endişeli zamanlarda nasıl harekete geçmeyi planladığınız da dahil olmak üzere anketin sonuçlarını bir üst kuruluşa iletin. Ardından da daha geniş organizasyonu düzenli olarak takip edin ve güncelleyin. Bu çok önemlidir, çünkü çalışanlar geri bildirimlerinin somut bir değişikliğe yol açmadığını düşünürlerse sonraki anketinize katılmamaya karar verebilirler. Bu durum da üzerinde çalışabileceğiniz daha az veri veriye sahip olmanız anlamına gelir.
Bu adımları izleyerek çalışanları daha çok motive edecek, yetenekleri elinizde tutacaksınız. Bununla birlikte herkesi daha iyi bir iş yeri yaratma amacıyla kurum kültürü planının bir parçası olma konusunda ikna ederek planı oluşturmanıza yardımcı olacak temel verileri toplayabilirsiniz.
Hedefler Oluşturun ve Önceliklendirin
Kültürün nerelerde iyileştirilmesi gerektiğine dair verileriniz olduğunda hedefler ve onların önceliklerini belirleyebilirsiniz. Aldığınız puanları kullanarak kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin ve yıl içinde hangilerine başlayacağınıza karar verin.
Kurum kültürü planınızın bir parçası olarak başarmayı planladığınız hedefler için başarının nasıl göründüğünü araştırın. Anketler size şirketinizdeki genç ve orta düzey takım arkadaşlarının üst düzey yöneticiler tarafından duyulmadığını gösterdiği zaman, şirket içi bir dinleme kültürü oluşturmak uzun vadede harika bir hedef olacaktır. Bu yolculuktaki bazı adımlar, yöneticiler için eğitim fırsatlarını veya herkesin şirketin büyümesi için fikirlerini paylaşabileceği bir ortamı içerebilir.
Beklentilerinizi Ayarlayın
Kurum kültürü planlaması yıllık (veya daha sık) bir faaliyet olsa da aynı zamanda uzun bir süreçtir. Şirketinizin kültür planınızda ele alması gereken birden fazla karmaşık hedefi varsa bunlardan bazılarını listeden çıkarmanız yıllar alabilir. Kurum kültürü bir gecede değişmez; kendini işine adamış ekiplerin günlük eylemlerine göre kademeli olarak değişir.
Yıl boyunca belirli hedeflere ulaşmak için yeni stratejiler denerken neyin işe yarayıp neyin yaramadığına göre planınızı güncellemeniz gerekebilir. Bu süreçte de doğal olarak yeni ihtiyaçlar kendilerini gösterebileceği için kuruluşunuzdaki çalışanların başarılı olmak için neye ihtiyacı olduğunu keşfetmeye devam edin.
Değerlerinizi Belirleyin
İlk anketinize veya odak grup sonuçlarına bir göz atın ve bunların stratejik hedeflerinize ulaşmak için gereken değerler olup olmadığına karar verin.
Bunları bir konferansta masaya yatırabilir ve yönetim ekibinin şirketle özdeşleştirdiklerini seçmesine izin verebilirsiniz. Bununla birlikte birkaç değer seçebilir ve neden bunların kuruluşunuzun misyonuyla en alakalı olduğunu düşündüğünüzü açıklayabilirsiniz.
Hiyerarşinizi Belirleyin
Kültür planlaması İK ile başlayabilir, ancak güçlü şirket kültürü herkesin sorumluluğundadır. Hedeflerinizi ve onlara başarılı bir şekilde ulaşmak için neye ihtiyaç duyacağınızı öğrendikten sonra planın her bir parçasının sorumluluğunu kimin üstleneceğini belirlemenin zamanı gelmiş demektir.
Ekibinizde her bir hedefe yönelik ilerlemeyi yönetmek ve raporlamak için kimin en uygun olduğunu belirleyebilirsiniz. Sorumlulukların paylaşılması, kurum kültürü planlamasının birden fazla kişinin beceri ve kavrayışlarını gerektiren bir ekip çalışması olduğunu vurgular.
İK dışında, kültür planını desteklemek için şirketinizin liderlik ekibinin ve her düzeydeki yöneticilerin yardımını alabilirsiniz.
Organizasyonel Alt Kültürlerinizi Belirleyin
Bir şeyi yönetebilmek için önce onu incelemeniz gerekir. Alt kültürler; iş birimi, coğrafya, iş türü, iş pozisyonu, departman veya sektör bazında oluşabilir. İnsanların düzenli olarak etkileşime girdiği her sosyal alanda oluşurlar. Buna en basit örnek olarak başlama noktası; yemek ya da kahve molaları bile olabilir. Bölümlerinizi, işlevlerinizi, coğrafi ve tesis konumlarınızı, resmi ve gayri resmi iletişim kanallarınızı düşünün. Doğal bir başlangıç noktası bulmak için bu ortak noktaları göz önünde bulundurarak kuruluşunuzun haritalarını çizin.
Kültürü Sürdürmek
Kurum kültürü planlaması, Culture First şirketi olmanın ayrılmaz bir parçasıdır. Çalışanların ihtiyaçlarına, etik ve uyumluluğa önem verilir. Böylelikle, çalışanların her zamankinden daha fazla seçeneğe sahip olduğu bir iş gücünde, yetenekleri elde tutma olasılığı artar.
Bir kurum kültürü planı oluştururken kuruluş genelinde çalışanları dinleyerek ihtiyaçlarını öğrenin. Ardından bu bilgileri hedeflerinizi geliştirmek ve önceliklendirmek için kullanarak başlayın.
Planınızı hayata geçirmenin bir ekip çalışması olduğunu; yöneticilerin ve çalışanların iş birliğini gerektiren bir iş olduğunu unutmayın.
Koçvari liderlik bu kapsamda yöneticilerin çalışanlar ile kurduğu ilişkinin daha net, gerçekçi, önemseyen ve karşılıklı besleyici olmasında çok etkilidir. Bir lider olarak kurum kültürünü geliştirirken yöneticiler için koçluk eğitimleri almak işlerinizi oldukça kolaylaştıracaktır.
Kurum Kültürünün Özellikleri
Kurum kültürü kendi içerisinde spesifik özellikler barındırır ve bu özellikler şirketten şirkete değişkenlik gösterir. Özellikler farklı olsa da başarılı şirketler birtakım özellikler bakımından aynı paydada yer alır. Bu özellikler şu şekilde sıralanabilir:
- Bu kültürün belirleyicisi yöneticidir ve kültürün devamlılığından sorumludur.
- Doğru çalışanın işe alınması bu kültür açısından da önemlidir. Şirketin kültürünü doğrudan yansıtacak, bu ortam içerisinde uyumlu bir şekilde çalışacak kişilerin işe alınması gerekir.
- Bu kültürün oluşmasında ne kadar yönetici sorumluluk sahibi olsa da çalışanlar da devamlılığını sağlamakla yükümlüdür. Saygı duyma, empati yapma, çatışmalardan kaçınma gibi bu ortamı bozacak davranışlardan uzak durmaları gerekmektedir.
- Bu kültür aracılığı ile oluşan ortam din, dil, ırk, kültür fark etmeksizin herkesin ortak değerler çerçevesinde bir araya geldiği, kültürel farklılıkların ve kültür çatışmalarının ortadan kalktığı bir düzende olmalıdır.
- Etkili bir kurumsal kültür için şirketin güçlü bir vizyonu ve bu vizyonu hayata geçirebilecek değerleri olması gerekir.
Bu özellikler çoğu başarılı şirkette gözlenen ortak özelliklerdir. Sağlam adımlarla oluşturulmuş kurum kültürü başarıyı da devamında getirir.
Önemi
Kurum kültürü, şirketi çok yönlü olarak etkileme gücüne sahiptir dolayısıyla da büyük bir önemi vardır. Gerek çalışan memnuniyeti gerekse şirketin itibarı bu kültürden doğrudan etkilenir. Şirket kültürü, hem çalışanlar tarafından iç paydaş olarak hem de dışarıdan nasıl algılandığını gösteren dış kaynaklar tarafından dış paydaş olarak değerlendirilir. Çalışanlar yani iç paydaşlar tarafından şirket kültürü oldukça önemlidir çünkü etkin bir şekilde oluşturulmuş bir ortamda çalışanların aidiyet hissi de yüksek olur.
Çalışanlar kendilerini kurumun bir parçası gibi hissettiğinde bu algı onların performansına, yaratıcılığına, sorun çözme becerilerine olumlu bir şekilde yansır. Buna ek olarak farklılıklara karşı saygılı bir iş ortamı uyum içinde çalışmayı da beraberinde getirir.
Çalışanlar arasında daha az çatışma daha mutlu ve fonksiyonel bir iş ortamı yaratır. Aksi bir durumda çalışanların mutsuz olması, işten ayrılma oranlarının yükselmesi ve şirketin başarıyı yakalamakta zorlanması gözlenebilir.
Dışarıdan bir gözle bakıldığında ise şirket kültürü şirketin bir referansı niteliğindedir. Bir nevi kimlik görevi de gören bu ortam dış paydaşlar tarafından bakıldığında birçok önemli özellik hakkında da fikir verir. Dışarıya iyi bir şekilde yansıtılmış, çalışanları mutlu, huzurlu ve başarılı bir şirket kamuoyu tarafından da olumlu bir şekilde algılanır ve bu durum da şirketin itibarını pozitif yönde etkiler. Gelecekteki olası ortaklar ve olası çalışanlar bakımından şirket itibarının güçlü olması, ilgili kurumu önceliklendiren bir etken olabilir. Bu sebeple bu kültürde yakalanan başarı gelecekteki başarıları da beraberinde getirir. Rekabet avantajı sayesinde şirketin başarılı olması ve zamanla büyümesi kaçınılmazdır.
Kurum Kültürü Çeşitleri
Kurum kültürü şirketten şirkete değişkenlik gösterir. Oluşturulan bu ortam genellikle şirket dinamiklerinden etkilenir. Yani oldukça başarılı olmuş bir kurumun izlediği yol ve sahip olduğu özellikler başka bir şirkete uygulandığında bu illaki başarıyı getirecek demek değildir. Bu sebeple bu kültürde ortaya çıkan çeşitli yaklaşımlar bulunur.
Örneğin direnç bir kurumun yeniliğe ne kadar açık olup olmadığını gösteren bir durumdur. Direnç gösteren bir şirket kültürü genelde alışkanlıklarını sürdürmeye meyillidir. Sürekliliğin hakim olduğu kültür ortamında ise geçmişteki değerlere saygı gösterilirken gelecekteki yeni deneyimler de kabul edilir. Değişimin hakim olduğu şirketler doğal olarak daha esnektir ve yeniliğe tamamen açıktır. Yeni yaklaşımlar anlayışla ve heyecanla kabul edilir. Muhafazakar ortamlarda ise şirket kültürü muhafaza edilir ve korunmak istenir. Değişime karşı direncin en sert olduğu ortamdır ve herhangi bir yenilikçi yaklaşım kabul görmez. Bu ortamda bireylerin hedefi yeni deneyimler elde etmek değil, mevcut olanı korumaktır.
Sınıflandırılması
Kurum kültürü birçok farklı şekilde tanımlanabilir ve dolayısıyla farklı şekillerde sınıflandırılır. Her bir sınıflandırma araştırmacılarının adı ile anılır. En sık kullanılan dört sınıflandırma şunlardır:
1. Miles ve Snow
Miles ve Snow, yönetim stratejilerini şirket içerisinde ön plana çıkarmayı savunur. Ürün ve hizmet ne kadar önemliyse yönetim stratejileri de bir o kadar önemlidir. Bu görüşe göre stratejiler defenders (savunucular), prospectors (maden arayıcıları), analysers (analizciler) ve reactors (reaktörler) olarak 4’e ayrılmıştır.
2. Sonnenfeld
Sonnefeld, kurum kültürüne değil, daha çok liderlik kültürüne dair bir sınıflandırma yapmıştır. Bir kişinin nasıl işe alındığı, nerelerde görevlendirildiği ve nasıl yetiştirildiğine odaklanarak sınıflandırmasını şekillendirmiştir.
3. Cameron ve Quinn
Cameron ve Quinn’in yaptığı sınıflandırmada kurum kültürü farklı ölçütlere göre değişir. Örneğin her bir çalışanın prosedürleri birebir takip ettiği ve uyguladığı ortam hiyerarşi kültürü, rekabet kültüründen etkilenen ortam pazar kültürü, kurumsal aidiyetin fazla olduğu ortamlar klan kültürü ve yeniliğe açık, farklı deneyimleri kabul eden ortamlara ise adokrasi kültürü olarak adlandırılır.
4. Charles Handy
Kültürleri farklı yönetim anlayışlarına göre değerlendiren Charles Handy, tanımladığı her bir kültürü Yunan tanrılarından esinlenerek isimlendirmiştir. Örneğin Zeus’tan esinlendiği kulüp kültürünü örümcek ağına benzer. Burada ilham ön plandayken Apollo’dan esinlendiği rol kültüründe ise iş tanımları ve çalışanların rolleri ön plandadır. Athena’dan esinlendiği görev kültüründe ön planda olan başarılı bir şekilde problem çözme yeteneğidir. Son olarak varoluşsal kültür yapısında ise esinlendiği tanrı Dionisos’dur. Bu kültürde ön planda olan bireylerin hedeflerine ulaşmasıdır. Bunu sağlamayan organizasyonlar ise bu kültüre göre başarısızdır.
