Güçlü bir işe alım süreci, yeni işe alınanlar üzerinde olumlu ve kalıcı bir izlenim bırakmanın en iyi yollarından biridir. Onboarding süreci, yeni işe alınan çalışanların şirkete, departmana ve iş süreçlerine adaptasyonunu sağlayarak, şirkete katkısını en kısa sürede ve maksimum seviyeye ulaştırmak için uygulanan işe uyum programlarıdır.
Onboarding Süreci Nedir?
Onboarding işe yeni alınan çalışanları; yeni iş yerlerine, departmanlarına, iş süreçlerine alıştırma ve işletmeyle çalışanı bütünleştirmeye yardımcı olma sürecidir.
Genç çalışanların, iş yerlerine karşı azalan bağlılık duygusu nedeniyle işe alım süreçlerinde onboarding gittikçe önem kazanmaktadır. Onboarding, yeni çalışanları şirketin genel hedeflerini bilen; üretkenliği artıran, yeni çalışanların hızlı bir şekilde işletmede ilk projelerine başlamalarını sağlamak için onları destekleyen, personel devir hızını azaltan ve çalışanları daha uzun süre işletmeye katkı sağlamak için işletmede kalma isteğini uyandırma amaçlarındadır.
Onboarding süreciniz hem yeni işe aldığınız kişiler hem de bir bütün olarak kuruluşunuz için büyük bir rol oynar. Yeni başlayanlarınız için bu, şirket kültürünüzü ilk elden deneyimledikleri, takıma nasıl uyum sağlayacaklarını gördükleri ve onlardan neler beklendiğini öğrendikleri zamandır. Mevcut çalışanlar için, kolaylaştırılmış bir onboarding süreci, yeni başlayanların entegrasyonuyla ilişkili stresi ve işi azaltır. Kuruluşunuz için bu, yeni çalışanların kalplerini ve zihinlerini kazanmak ve kariyerleri boyunca onlarla kalacak bir izlenim bırakmak için birinci sınıf bir fırsattır.
Yeni işe alınanlar, başarılı olmak istedikleri yepyeni bir dünyaya adım atmaya başladıklarında, onlar için uyum sağlamak çok zor olabilir. Şirket kültürüne uyum sağlamak yeterince zordur, ancak yeni işe alınan kişinin işini doğru yapmak için hangi adımları atacağından emin olmadığı durumlarda bu daha da stresli olabilir. Uygun bir onboarding yapılmadan, yeni işe alınanlar ilk günlerine uygun şekilde hazırlanamayabilir. İyi düşünülmüş ve takip etmesi kolay bir onboarding süreci oluşturmadan, başarısızlık için biz zemin hazırlıyor olabilirsiniz.
Onboarding Süreci vs. Oryantasyon
Onboarding ve oryantasyon kulağa birbirinin yerine kullanılabilen terimler gibi gelebilir. Sonuçta, her ikisi de bir çalışanı yeni ortamına tanıtmak ve alıştırmak içindir. Ancak bazı önemli farklılıkları vardır.
Oryantasyon, genellikle bir gün ile bir haftaya kadar süren ve yeni işe alınanların kurumu tanıması için geçen kısa bir süreyi ifade eder. Oryantasyonun amacı, yeni çalışanları şirkete bir bütün olarak tanıtmaktır. Oryantasyonun genel odağı çalışanın işletmedeki rolü üzerinedir. İşletmenin geneliyle ilgilidir. Çalışanı eğitime hazırlama amacıyla yapılır. Daha büyük kuruluşlar için oryantasyon genellikle bir grup yeni işe alınanı bir araya getirir ve soru-cevap oturumları, sunumlar ve liderliğin katılımını içerir.
Onboarding süreci ise tek seferlik bir olay olan oryantasyonun aksine, yeni çalışanın işe alım sürecinde, bir hafta veya daha uzun sürebilen bir süreçtir. İşe yerleştirme, yeni işe alınanları belirli rolleri ve sorumluluklarıyla tanıştırır. Çalışanlar oryantasyon sırasında öğrendikleri unsurları uygular ve derinlemesine süreçte öğrenirler. Yeni işe alınanların çoğunlukla bilgiyi özümsediği oryantasyonun aksine, onboarding süreci, çalışanın bireysel ihtiyaçlarını karşılayan uzun vadeli bir iş birliği sürecidir.
Onboarding Sürecini Kolaylaştırmanın Faydaları
En iyi onboarding süreci programları iyi planlandırılmıştır ve verimlidir. Ayrıca çalışanların elde tutulması üzerinde uzun vadeli bir etkiye sahiptir. Yapılandırılmış onboarding süreci ile çalışanları elde tutma arasında güçlü bir ilişki vardır. Yeni işe alınanlar yapılandırılmış bir onboarding sürecinde yer aldığında, elde tutma yüzde 82 ve üretkenlik yüzde 70’in üzerinde iyileşir. Personel devrinin yüzde 20’sinin işe başladıktan sonraki ilk 45 gün içinde gerçekleştiğini hesaba katarsanız, onboarding süreci daha da önemli hale gelir.
Onboarding süreci kolaylaştırma, eğitimden ve diğer adımlardan kaçmak veya resmi bir işe alım programı bile olmayan şirketler gibi olmak anlamına gelmez. Bunun yerine, işe yarayan, etkili süreçlere odaklanmak ve daha iyi stratejiler sunmak anlamına gelir.
Onboarding Sürecini Kolaylaştıracak İpuçları
1. Gerekli ekipmanları sağlayın
Çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu tüm ekipmanları ilk günden sağladığınızdan emin olun.
Yeni işe alınan kişi işe başlamadan önce, pozisyonları için uygun cihazları ve aksesuarları belirleyin ve buna göre tedarik edin.
Tüm şirket uygulamalarında etkin hesapları olduğundan ve uygun kullanıcı ayarlarının zaten mevcut olduğundan emin olun.
Şirketler genel olarak, çalışanlarını ilk günlerinde BT’nin bir dizüstü bilgisayar götürmesini bekleyerek yalnız bırakıyor, bu da yeni ekip üyenize hazırlık ve saygı eksikliğini gösteriyor. Bu tuzağın üstesinden gelmek için cihaz sağlama sürecinizi otomatikleştirmeyi düşünün.
2. Eğitim ihtiyaçlarını önceden belirleyin
Onboarding sürecinde verimli olmak için, her yeni işe alınan kişinin bireysel güçlü ve zayıf yönlerini hesaba katmak işinize yarayacaktır. Çalışanlar ilk günlerine gelmeden önce, onlara verilecek en uygun eğitim için bir eylem planınız olmalıdır. Onboarding sürecinden sorumlu yöneticiler, her yeni işe alınanın beceri eksikliklerine aşina olduklarından, gerekli ihtiyaçların belirlenmesinde yol göstermelidir.
Yöneticilerin 30/60/90 günlük bir plan oluşturmasını ve yeni işe alınanlarla haftalık veya iki haftalık sohbetler planlamasını sağlayın. Yöneticiler, çalışanların ilerlemesini izlemek ve yeni ekip üyelerinden tam olarak ne beklendiğini belirlemek için bu kişiselleştirilmiş planı kullanabilir. Bu, yönetici ve çalışan arasında bir güven yolu yaratacak, yeni işe alınanların nasıl performans gösterdiklerini daha iyi anlamalarına ve süreç sırasında ortaya çıkan soruları sormalarına olanak tanıyacaktır.
Onboarding süreci, çalışanınızı elde tutma ve genel olarak kârlılık açısından çok önemli olduğundan, bunu doğru yapmak son derece önemlidir. Sürecinizi kolaylaştırmak, çalışanlarınızın daha az aksaklıkla daha hızlı çalışmasını sağlayacak ve ekibinize büyük ölçüde zaman kazandıracaktır.
3. Kusursuz bir eğitim planı hazırlayın
Yeni işe alınanların odaklanmaya devam etmesini ve görevlerini başarıyla yerine getirmek için gerekli becerileri geliştirmesini sağlamak için onboarding sürecinizin bir parçası olarak eğitim ihtiyaç analizi çıkarmalısınız.
İşe özel bir eğitim programı ayrıca yeni işe alınanların hedefte kalmasını ve şirkette ilerlemek için net bir yola sahip olmasını sağlar. Eğitim sürecini başlatmadan önce, planınızı buna göre şekillendirebilmeniz için çalışana hedeflerini ve isteklerini sorun. Ardından, tüm tarafları sorumlu tutmak için en baştan düzenli kontrol toplantıları planlayın.
Eğitim ve beceri geliştirme uzun vadeli bir süreçtir, ancak yeni işe alınanlara şirketlerinin başarılarına yatırım yaptığını göstermek elde tutmayı artırabilir.
4. Beklentilerinizi ve sorumlulukları tanımlayın
İnsanlar geleceğin ne getireceğini bilmediklerinde ve bir belirsizlik yaşadıklarında endişelenirler. Kuruluşunuzda başarının nasıl göründüğünü onlara göstererek yeni çalışanlarınızın hissettiği endişeyi azaltabilirsiniz.
Bir hafta, bir ay, üç ay gibi süreler içinde ulaşabilecekleri kısa vadeli hedefler belirleyin. Hedeflerini gözden geçirin ve neleri iyi yaptıkları ve neleri iyileştirebilecekleri konusunda geri bildirimde bulunun.
Çalışanlarınıza en başından sorumluluklar verin, aynı zamanda bağımsız düşünmelerini ve uygun gördükleri şekilde hedeflerine ulaşmalarını sağlayın. Bu onları meşgul edecek ve sürekli iyileştirme için fırsatlar sağlayacaktır.
Kurallara ve prosedürlere kolay erişim, çalışanların kuruluşunuzun kültürünü, kurallarını ve çalışma yaklaşımını hızlı bir şekilde anlamalarına da yardımcı olabilir. Bu, kendilerine verilen beklentiler dâhilinde ilerlemeye başlamalarına yardımcı olabilir.
5. Dijital işbirliğine odaklanın
İşbirlikçi bir onboarding deneyimi oluşturmak, yeni işe aldığınız kişinin yanıtları hızlı bir şekilde almasına yardımcı olur ve eğitimlerini hızlandırır. Ayrıca, işbirlikçi bir onboarding deneyimi, çalışanlarınızın bağlantı kurmasını, birbirleriniini tanımasını ve bir dostluk duygusu oluşturmalarını sağlar.
Bir grup işe alım deneyimi, mevcut ve yeni çalışanlar arasındaki engelleri ortadan kaldırabilir, yeni çalışan deneyiminize yardımcı olabilir ve şirket kültürünüzü kucaklayabilir. İşe Yerleştirme, yeni işe alınanlarınızın iş arkadaşlarıyla bağ kurmasını sağlayan, çalışan deneyimini iyileştiren ve elde tutma oranını artıran bir yoğunlaştırma programı haline gelir.
Uzaktan ve hibrit çalışma bağlamında, dijital bir işyerinde onboarding deneyiminin mümkün olduğu kadar kolaylaştırılması önemlidir.
6. Geri bildirim alın
Yerleştirme sırasında tatmin edici bir çalışan deneyimi, elde tutmayı artırır. Ancak veriler olmadan verimli bir onboarding oluşturamazsınız, bu nedenle deneyimlerini anlamak için yeni çalışanlarınızdan geri bildirim istemelisiniz.
Çalışanlardan ve yöneticilerden geri bildirim istemek onboarding sürecinizin ne kadar etkili olduğu konusunda ve şirketinizde neyin işe yarayıp yaramadığı konusunda bilgi verir.
Tüm süreci kapsayan bir çalışan anketi oluşturun ve bir çalışan onboarding sürecini tamamladıktan sonra deneyimleri hakkında anketi doldurmasını sağlayın. İyileştirilmesi gereken alanlar olup olmadığını, günlük sorumluluklarını yerine getirebilecek donanıma sahip olup olmadıklarını ve kariyerleri için net bir büyüme yolu görüp görmediklerini sorun.
Ek olarak, yöneticilerinizden ve İK ekibinizden, sürecin idari tarafında nerede iyileştirmeler yapılabileceğini düşündükleri konusunda geri bildirim isteyin. Herhangi bir bilgi boşluğu var mı, eksik bilgi mi var yoksa daha fazla ekip üyesi mi dâhil edilmeli, süreci daha otomatik hale getirebilecek bir kısmı var mı, bu gibi soruları süreçten sorumlu olanlardan öğrenin. Ardından, herhangi bir süreç sorununun nasıl giderilebileceğini görmek için beyin fırtınası oturumları düzenleyin ve değişiklikleri bir sonraki onboarding sürecinizle birlikte uygulayın.
7. Süreci ekip çalışmasına dönüştürün
Yeni işe alınan kişinin kendini evinde gibi hissetmesini sağlamanın bir yolu, yeni işe alınan kişiyle birlikte çalışacak kişilerin süreçte değerli bir rol oynamaya hazır olduğundan emin olmaktır.
Sürecin bu kısmına, yeni işe alım bilgileriyle en sık çalışacak ekip üyelerini ne beklemeleri gerektiğini dair başlayın. Bu, yeni işe alınan kişinin sorumlu olacağı iş ve görevlerin ve kuruluşun departmanına nasıl uyacağının bildirilmesi anlamına gelebilir. Yeni bir çalışanın kendini evinde hissetmesi gerekir ve mevcut ekip onları karşılamaya hazır olduğunda, katılan herkes için her şey daha iyi olur.
Bu aidiyet duygusunu inşa etmek birçok yönden yardımcı olur. Çalışanların iş arkadaşlarına günlük görevleri ve sahip olacakları sorumluluklar hakkında sorular sormalarını sağlar. Yeni çalışanı eğitiminin ilk gününden itibaren açık iletişim fırsatlarına teşvik ettiğinizde, herkes daha rahat hisseder. Bu, bireylerin yargılanmadan ya da araya giriyormuş gibi sorular sorabileceklerini hissetmelerine yardımcı olmak için önemlidir. Ayrıca ekip üyelerinin yeni işe alınan kişiye yeni bir güven düzeyi oluşturmasına da yardımcı olabilir.
Gruptaki herkesi sürece dâhil ettiğinizde, yeni işe alınan kişinin tüm ekiple tanışmasına yardımcı olmuş olursunuz. Bu şekilde çalışanların birbirleriyle etkileşim kurmasını sağlayarak şirketin kültürünün ne olduğunu birbirlerinden öğrenmelerini sağlamış olursunuz. Ekiple tanışmak, sürecin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur ve yeni işe alınanlara ekip üyelerine güvenebilecekleri konusunda güven verir. Bu, daha fazla gülümseme ve erken dönemde daha az çatışma riski anlamına gelir.
Bir çalışanınız işe başladığında ve yeni çalışanı getirmek için bir ekip çalışması yaptığınızda, birtakım faydalar yaratırsınız. Bu, ekip iş birliği için fırsatlar oluşturmayı içerir. Gelişmiş iletişim için fırsatlar yaratırsınız. Örneğin yeni bir çalışan, mevcut çalışanlarla iyi bir bağlantı kurduğunda, grubun daha hızlı bir şekilde bir parçası olur. Şimdi ve daha sonra birbirleriyle daha etkili iletişim kurabilir. Bu tanışmaların yarattığı rahatlık, gelecekte olası anlaşmazlıkları kolaylaştırabilir.
Sonuç olarak, ekibi basitleştirilmiş onboarding sürecine dâhil etmek, herkesin birbirini tanımasına, neler olup bittiğini bilmesine ve süreçteki rolünün ne olduğunu anlamasına yardımcı olur.
